Microsoft 365 Copilot 및 에이전트는 콘텐츠가 최신 상태이고 잘 관리되는 경우 organization 가장 적합합니다. Copilot 및 에이전트는 Microsoft Graph에서 데이터를 검색하고 기존 권한, 공유 설정 및 정책을 준수합니다.
이 문서에서는 SharePoint 고급 관리의 기능을 사용하여 Copilot 및 에이전트 사용을 위해 환경을 준비하는 방법을 설명합니다.
1단계: 콘텐츠 관리 평가 사용
콘텐츠 관리 평가 허브는 관리자에게 실행 가능한 인사이트 및 권장 사항을 제공합니다. 주요 결과를 표시하고 주의가 필요할 수 있는 사이트를 분류하는 필수 보고서 모음을 실행합니다.
콘텐츠 관리 평가는 관리자가 다음을 수행할 수 있는 간단하고 단계별 프로세스를 제공합니다.
- 잠재적으로 과도하게 공유된 콘텐츠 식별
- 문제 또는 위험 찾기(예: 비활성 또는 소유자 없는 사이트)
- organization 대한 Copilot 준비 정의
- 규정 준수 보장 및 데이터 무결성 유지
- 수정을 위한 실행 가능한 권장 사항 받기
- 반복 평가를 사용하여 시간 경과에 따른 진행률 추적
이 허브는 아직 심층적인 기술 전문 지식이 없는 관리자의 경우에도 콘텐츠 거버넌스에 액세스 가능하고 실행 가능하게 만드는 데 도움이 됩니다.
콘텐츠 관리 평가 허브에 액세스하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 고급 관리를 선택합니다.
평가 시작을 선택합니다.
평가가 실행된 후 결과를 검토하고 적절한 조치를 취합니다. 30일마다 평가를 다시 실행하여 진행 상황을 추적하고 새로운 문제를 해결합니다.
2단계: 사이트 수명 주기 관리 및 보관 사용
사이트 수명 주기 관리 정책 및 보관을 통해 사이트가 최신 상태이고 규정을 준수하며 스토리지를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 이러한 기능은 Copilot 및 에이전트 환경이 현재 콘텐츠를 참조하고 스토리지 비용을 줄일 수 있도록 합니다.
사이트 수명 주기 관리
사이트 수명 주기 관리 정책은 organization SharePoint 사이트가 잘 관리되도록 하는 프로세스를 자동화하여 콘텐츠 확산을 줄이는 데 도움이 됩니다.
사이트 수명 주기 관리 정책을 설정하면 시스템에서 잠재적인 문제를 자동으로 식별합니다. 사이트 소유자 또는 관리자에게 조치를 취하도록 요청하는 적용 작업 및 메일 알림 구성할 수 있습니다.
사이트 수명 주기 관리 정책을 보거나 만들려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 사이트 수명 주기 관리를 선택합니다.
비활성 사이트 정책, 사이트 소유권 정책 또는 사이트 증명 정책과 같은 범주에서 열기를 선택합니다.
사이트 수명 주기 관리 정책은 다음과 같습니다.
- 효과적인 사이트 관리를 지원하고 소유자 없는 사이트의 위험을 줄이는 사이트 소유권 정책입니다. 사이트가 조건을 충족하지 않는 경우 최소 소유자 또는 관리자 수를 설정하고 알림을 자동화할 수 있습니다.
- 비활성 사이트를 자동으로 검색하고 사이트 소유자에게 메일로 알리는 비활성 사이트 정책입니다.
- 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 사이트 필수 요소, 소유자, 구성원, 권한 및 공유 설정을 포함하여 사이트 정보의 정확성을 검사 확인하도록 요청하는 사이트 증명 정책입니다.
Microsoft 365 Archive
Microsoft 365 아카이브 사용하여 소유자 없는 사이트 또는 비활성 사이트와 같은 비활성 콘텐츠를 유지합니다. 이 방법은 스토리지 사용량을 줄이고 Copilot 최적화를 개선하는 데 도움이 됩니다. 사이트를 보관하는 경우:
- 사이트가 Microsoft 365 아카이브 스토리지 계층으로 이동합니다.
- 사이트에서 더 이상 활성 SharePoint 스토리지 할당량을 사용하지 않습니다.
- 콘텐츠, 사용 권한 및 메타데이터가 유지됩니다.
- 사용자는 다시 활성화될 때까지 사이트에 액세스할 수 없습니다.
- 코필로트는 보관된 콘텐츠에 대해 학습되지 않습니다.
보관된 사이트 페이지에서 보관 된 사이트를 관리할 수 있습니다.
Microsoft 365 아카이브 설정하고 사용하려면 다음 리소스를 참조하세요.
3단계: 실수로 인한 초과 공유 방지
Copilot 및 에이전트 환경에서 우발적인 초과 공유를 방지하려면 SharePoint 및 OneDrive에 대한 공유 설정을 조정합니다. 데이터 액세스 거버넌스 보고서 및 인사이트를 사용하여 초과 공유 위험을 식별하고 우선 순위를 지정합니다. 중요한 콘텐츠에 대한 액세스를 제한합니다.
SharePoint 및 OneDrive에 대한 공유 설정 조정
기본적으로 SharePoint는 공유 설정을 가장 허용되는 옵션으로 설정합니다. SharePoint, OneDrive에 대한 공유 설정 및 파일 또는 폴더에 대한 링크를 설정할 수 있습니다.
링크에 대한 만료 및 사용 권한 옵션을 지정할 수도 있습니다.
공유 설정을 조정하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 정책을 확장한 다음 공유를 선택합니다.
맨 위에서 시작하여 설정을 지정한 다음 저장을 선택합니다.
이 작업에 대한 도움말을 보려면 SharePoint 및 OneDrive에 대한 공유 설정 관리를 참조하세요.
데이터 액세스 거버넌스 보고서를 사용하여 과잉 공유 위험 식별
데이터 액세스 거버넌스 보고서는 잠재적으로 과도하게 공유되거나 중요한 콘텐츠가 포함된 사이트를 식별하는 데 도움이 됩니다.
스냅샷 보고서 및 활동 보고서를 포함하여 여러 보고서를 사용할 수 있습니다.
데이터 액세스 거버넌스 보고서에 액세스하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터에서 보고서를 확장한 다음 데이터 액세스 거버넌스를 선택합니다.
범주 아래에서 보고서 보기를 선택합니다.
다음 보고서로 시작합니다.
- 사이트 권한 기준 보고서는 organization 전반적인 액세스 노출을 이해하는 데 도움이 됩니다. 이 보고서는 SharePoint 및 OneDrive 사이트에서 현재 사용 권한 구조를 보여 주는 스냅샷 제공하며, 즉각적인 주의가 필요한 사이트를 식별할 수 있도록 합니다.
- 사용자 보고서에 대한 사이트 사용 권한에는 지정된 사용자가 액세스할 수 있는 모든 사이트가 나열되므로 사용 권한을 조정해야 하는지 여부를 확인할 수 있습니다.
- 활동 기반 보고서:
- 외부 사용자(EEEU)를 제외한 모든 사용자 보고서는 지난 28일 동안 콘텐츠가 전체 organization 공유된 상위 100개 사이트와 해당 사이트에 적용된 보안 정책을 식별하는 데 도움이 됩니다.
- 공유 링크 활동 보고서는 사용자가 지난 28일 이내에 가장 많은 공유 링크를 만든 사이트를 식별하는 데 도움이 됩니다. 가장 많은 수의 "모든 사용자" 링크, "organization People" 링크 및 "특정 사용자" 링크가 있는 사이트 목록을 볼 수 있습니다.
AI 인사이트를 사용하여 보고서 결과 해석
AI 인사이트 기능은 보고서를 검토하는 데 필요한 수동 작업을 줄이고 콘텐츠 거버넌스 문제를 완화하는 데 도움이 됩니다. 언어 모델을 사용하여 보고에서 패턴 및 잠재적인 문제를 식별하고 문제 해결을 위한 실행 가능한 권장 사항을 제공합니다.
사용 가능한 경우 AI 생성 인사이트를 사용하여 보고서 결과를 해석하고 권장 작업을 식별할 수 있습니다.
AI 인사이트 기능은 다음 보고서에 사용할 수 있습니다.
- 링크 공유 활동 보고서
- 민감도 레이블 스냅샷 보고서
- 비활성 사이트를 식별하는 데 도움이 되는 비활성 사이트 정책입니다. 정책을 실행한 후 CSV 형식으로 보고서를 다운로드할 수 있습니다.
- 지난 180일 이내에 변경된 사이트 작업 또는 organization 설정을 표시하는 변경 기록 보고서
AI 인사이트를 생성하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서를 확장하고 데이터 액세스 거버넌스 또는 변경 기록과 같은 옵션을 선택합니다.
보고서를 선택하고 AI 인사이트 가져오기 단추를 찾은 다음 이를 선택하여 AI 인사이트를 생성합니다.
중요한 콘텐츠에 대한 액세스 제한
필요한 경우 제한된 Access Control 사용하여 사이트 액세스를 제한하여 과잉 공유를 방지합니다. 제한된 Access Control 사용하면 Microsoft Entra 보안 그룹 또는 Microsoft 365 그룹과 같은 그룹을 사용하여 SharePoint 사이트에 대한 액세스 권한을 부여합니다. 지정된 그룹에 속하지 않은 사용자는 사용 권한 또는 링크를 통해 이전에 액세스한 경우에도 사이트 또는 해당 콘텐츠에 액세스할 수 없습니다.
제한된 Access Control 정책을 사용하여 다음을 수행합니다.
- 정의된 사용자 그룹에 대한 사이트 액세스 제한
- 광범위하거나 의도하지 않은 액세스 방지
- 권한이 있는 사용자만 콘텐츠에 액세스하여 Copilot에서 볼 수 있는지 확인합니다.
사이트 액세스를 제한하려면 다음을 수행합니다.
Microsoft Entra 또는 Microsoft 365 그룹에서 보안 그룹을 설정하거나 식별합니다(Microsoft Entra: 그룹 유형 참조).
SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 정책을 확장한 다음 액세스 제어를 선택합니다.
사이트 액세스 제한 사용 옵션을 선택합니다.
사이트 관리자가 사이트에 액세스할 수 있는 사용자를 제어할 수 있도록 하려면 사이트 관리자에게 사이트 액세스 제한 제어 위임을 선택합니다.
저장을 선택합니다.
자세한 내용은 SharePoint 사이트에 대한 액세스 제한을 참조하세요.
고위험 사이트의 콘텐츠 검색 제어
Copilot 또는 에이전트 환경에서 우발적인 검색을 방지하려는 고위험 사이트가 있는 경우 해당 사이트에 대해 제한된 콘텐츠 검색 을 사용합니다.
제한된 콘텐츠 검색을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.
- 코필로트 또는 에이전트 환경 및 organization 전체 검색 쿼리에서 콘텐츠가 표시되지 않도록 방지
- 사이트 사용 권한을 변경하지 않고 실수로 인한 노출 줄이기
제한된 콘텐츠 검색은 계속 액세스할 수 있어야 하지만 광범위하게 검색할 수 없어야 하는 콘텐츠에 유용합니다.
고위험 사이트를 식별하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 에이전트 및 데이터 액세스 거버넌스 보고서와 같은 도구 및 보고서를 사용하여 다음 위험 신호를 확인합니다.
- "모든 사람", "모든 사람" 및 organization 전체 링크를 통한 광범위한 공유
- 과도한 권한이 있는 대규모 대상 그룹
- 손상된 권한 상속 및 복잡한 액세스 모델
- 보호가 약한 중요한 콘텐츠
- 레이블이 지정되지 않은 사이트 또는 공용 사이트
- 소유자 없는 사이트, 비활성 사이트 또는 보기되지 않은 사이트와의 거버넌스 격차
여러 위험 신호가 겹치는 사이트는 높은 위험으로 간주됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
- 중요한 데이터 포함하고 "모든 사용자" 공유 링크가 있는 사이트
- 소유자가 없는 공개 사이트
- 권한 상속이 끊어진 대규모 대상 그룹
SharePoint 고급 관리 도구 및 보고서를 사용하여 과잉 공유 또는 노출 위험이 있는 사이트를 강조 표시합니다.
- 사이트 권한 보고서 및 공유 링크 활동 보고서와 같은 데이터 액세스 거버넌스 보고서
- AI 인사이트
- SharePoint 관리 에이전트
콘텐츠 검색에서 제한하려는 고위험 사이트 목록을 만듭니다.
콘텐츠 검색을 제한하려면 다음을 수행합니다.
SharePoint 관리 센터에서 사이트를 확장한 다음 활성 사이트를 선택합니다.
사이트를 선택하여 플라이아웃을 엽니다. 플라이아웃에서 설정 탭을 선택합니다.
콘텐츠 검색 제한에서 켜기 를 선택합니다. 그런 다음 저장을 선택합니다.
자세한 내용은 SharePoint 사이트 및 콘텐츠 검색 제한을 참조하세요.
4단계: SharePoint 관리 에이전트 사용
SharePoint 관리 에이전트는 관련 데이터 및 보고서를 수집하고, 분석 및 권장 사항을 제공하고, 다른 프롬프트를 제안하여 질문에 응답합니다. "내 콘텐츠가 테넌트 전체에 배포되는 방법 표시"와 같은 질문을 하고 제안된 프롬프트 및 다음 단계를 사용하여 유용한 정보를 가져옵니다.
SharePoint 관리 에이전트를 열려면 다음을 수행합니다.
다음 단계 중 하나를 수행합니다.
- Microsoft 365 Copilot 앱에서 에이전트를 확장하고 SharePoint 관리 에이전트를 검색합니다.
- SharePoint 관리 센터에서 Copilot 단추를 선택합니다.
- Microsoft Teams에서 앱을 선택한 다음 SharePoint 관리 에이전트를 검색합니다.
자세한 내용은 SharePoint 관리 에이전트를 참조하세요.
5단계: 백업 및 복원 절차 구현
비즈니스 연속성을 위해서는 Microsoft 365 백업 같은 백업 및 복원 솔루션이 필요합니다. 우발적이거나 악의적인 데이터 삭제 또는 덮어쓰기가 발생하는 경우 데이터를 보호하고 쉽게 복구할 수 있어야 합니다.
Microsoft 365 백업 사용:
- 데이터는 Microsoft 365 데이터 신뢰 경계를 벗어나지 않으며 현재 데이터 보존의 지리적 위치를 준수합니다.
- 백업 도구 관리자가 명시적으로 삭제하지 않는 한 백업은 변경할 수 없습니다.
- OneDrive, SharePoint 및 Exchange에는 물리적 재해의 영향을 완화하기 위해 여러 개의 물리적으로 중복된 데이터 복사본이 있습니다.
Microsoft 365 백업 시작하려면 다음을 수행합니다.
Microsoft 365 관리 센터 탐색 창에서 설정을 확장한 다음, Microsoft 365 백업 선택합니다.
페이지의 정보를 검토하여 자세히 알아보고 시작하세요.
Microsoft 365 백업 대한 자세한 내용은 다음 리소스를 참조하세요.