Lebenszyklusverwaltung für SharePoint-Websites

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung in Microsoft Erweiterte SharePoint-Verwaltung helfen Ihnen, die Websitegovernance im großen Stil aufrechtzuerhalten. Diese Richtlinien automatisieren allgemeine Governanceaufgaben, sodass Websites während ihres gesamten Lebenszyklus aktiv bleiben, ordnungsgemäß im Besitz bleiben und regelmäßig überprüft werden.

Video: Übersicht über die erweiterte Verwaltung von SharePoint

Das folgende Video bietet eine Übersicht über die Lebenszyklusverwaltung von SharePoint-Websites:

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung löschen SharePoint-Websites nicht direkt. Stattdessen benachrichtigen die Richtlinien Websitebesitzer und Administratoren und ergreifen Aktionen basierend auf der Konfiguration der Richtlinien.

Da Ihr organization mehr SharePoint-Websites, mit Microsoft Teams verbundene Websites und mit Microsoft 365 Gruppen verbundene Websites erstellt, wird es für Ihre Administratoren zunehmend schwieriger, inaktive Websites, besitzerlose Websites oder Websites, die nicht mehr den Geschäftlichen Anforderungen entsprechen, manuell zu identifizieren. Mithilfe von Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Websites können Sie diese Governanceprozesse automatisieren, indem Sie Websites überwachen, verantwortliche Benutzer benachrichtigen, Antworten sammeln und bei Bedarf Erzwingungsaktionen ergreifen.

Vorteile der Standortlebenszyklusverwaltung

Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Standorten helfen Ihnen dabei:

  • Reduzieren Sie die Anzahl der inaktiven oder verlassenen Websites.
  • Identifizieren und adressnen Sie Websites, die über unzureichenden Besitz verfügen.
  • Vergewissern Sie sich, dass Websites weiterhin einem gültigen Geschäftszweck dienen.
  • Verbessern der Compliance mit den Governanceanforderungen der Organisation.
  • Automatisieren von Workflows für Benachrichtigungen, Berichterstellung und Wartung.
  • Sorgen Sie für eine gesündere und besser verwaltbare SharePoint-Umgebung.

Typen von Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung

Die Websitelebenszyklusverwaltung umfasst drei Richtlinientypen, die verschiedene Governanceszenarien abdecken.

Screenshot der Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung im SharePoint Admin Center.

Richtlinientyp Zweck
Websitebesitzrichtlinie Stellt sicher, dass Websites über die erforderliche Anzahl von Besitzern oder Websiteadministratoren verfügen.
Inaktive Websiterichtlinie Identifiziert Websites, die für einen bestimmten Zeitraum nicht aktiv sind.
Websitenachweisrichtlinie Fordert eine regelmäßige Bestätigung an, dass eine Website weiterhin benötigt wird und die Anforderungen der Organisation erfüllt.

Verwenden Sie diese Richtlinien unabhängig oder zusammen, um eine umfassende Websitegovernancestrategie zu erstellen.

Websitebesitzrichtlinien

Websitebesitzrichtlinien tragen dazu bei, dass jede Website über verantwortliche Personen verfügt, die für die Verwaltung verantwortlich sind. Sie können Besitzanforderungen definieren, einschließlich:

  • Ob der Besitz auf Websitebesitzern, Websiteadministratoren oder beidem basiert.
  • Die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren, die für eine Website erforderlich sind.
  • Welche Benutzer erhalten Benachrichtigungen, wenn die Besitzanforderungen nicht erfüllt sind.

Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Websites mindestens zwei Websitebesitzer haben. Wenn ein Standort diesen Schwellenwert unterschreitet, kann die Richtlinie die benannten Empfänger benachrichtigen und Korrekturmaßnahmen einleiten.

Websitebesitzrichtlinien tragen dazu bei, das Risiko von besitzerlosen Websites zu verringern und die administrative Kontinuität zu verbessern, wenn Benutzer Rollen wechseln oder die organization verlassen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer SharePoint-Websitebesitzrichtlinie.

Inaktive Websiterichtlinien

Inaktive Websiterichtlinien helfen dabei, Websites zu identifizieren, die keine sinnvollen Geschäftsaktivitäten mehr anzeigen. Die Richtlinie wertet Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Workloads wie Microsoft Teams, Exchange und Viva Engage aus, um zu bestimmen, ob eine Website aktiv bleibt.

Wenn eine Website den konfigurierten Inaktivitätsschwellenwert überschreitet, kann die Richtlinie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren benachrichtigen und eine Bestätigung anfordern, dass die Website noch verwendet wird. Verwenden Sie inaktive Websiterichtlinien für Folgendes:

  • Reduzieren sie die Ausbreitung von Inhalten.
  • Identifizieren sie verlassene Bereiche für die Zusammenarbeit.
  • Verbessern sie die Speicherverwaltung.
  • Unterstützung langfristiger Governanceziele.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten inaktiver Websites mit inaktiven Websiterichtlinien.

Websitenachweisrichtlinien

Websitenachweisrichtlinien helfen Organisationen dabei, regelmäßig zu überprüfen, ob Websites erforderlich, geschäftsrelevant und mit internen Governanceanforderungen konform bleiben. Im Gegensatz zu inaktiven Websiterichtlinien, die sich auf erkannte Aktivitäten konzentrieren, fordern Websitenachweisrichtlinien eine explizite Überprüfung von bestimmten Websitebesitzern oder Websiteadministratoren an.

Verwenden Sie Nachweisrichtlinien für Folgendes:

  • Vergewissern Sie sich, dass eine Website weiterhin erforderlich ist.
  • Überprüfen des Besitzes und der Verantwortlichkeit.
  • Überprüfen Sie den Zweck und die geschäftliche Begründung der Website.
  • Unterstützung von Governance- und Complianceprogrammen.

Weitere Informationen finden Sie unter Anfordern von wiederkehrenden Websitenachweisen für SharePoint-Websites.

Richtlinienausführung und Benachrichtigungen

Alle Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Standorten unterstützen zwei Betriebsmodi:

  • Simulationsmodus : Führt die Richtlinie einmal aus und generiert einen Bericht ohne fortlaufende Erzwingung.
  • Aktiver Modus : Führt die Richtlinie nach einem wiederkehrenden Zeitplan aus, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an bestimmte Empfänger.

Richtlinienbenachrichtigungen verwenden Outlook-Nachrichten mit Aktionen, sodass Empfänger Governanceaktionen direkt per E-Mail ausführen können. Sie können auch Messaging-, Leitfaden- und Supportressourcen konfigurieren.

Erzwingungsaktionen

Nach mehreren Benachrichtigungsversuchen können Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von Standorten Erzwingungsaktionen ausführen, wenn keine Antwort empfangen wird. Abhängig vom Richtlinientyp sind folgende Aktionen verfügbar:

  • Ergreifen Sie keine Aktion, und fahren Sie mit der Berichterstellung fort.
  • Legen Sie Websites auf den schreibgeschützten Modus fest.
  • Archiv Websites nach einem konfigurierbaren schreibgeschützten Zeitraum mithilfe von Microsoft 365 Archiv.

Diese Erzwingungsoptionen helfen Organisationen dabei, Self-Service-Benutzer mit Governanceanforderungen in Einklang zu bringen.

Berichterstellung und Überwachung

Jede Richtlinienausführung generiert Berichte, die Administratoren dabei helfen, Richtlinienergebnisse zu verstehen und Websites zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Berichte können z. B. Folgende Informationen enthalten:

  • Status des Websitebesitzes.
  • Websiteaktivität status.
  • Benachrichtigungsverlauf.
  • Erzwingungsaktionen.
  • Websitemetadaten und Konfigurationsdetails.

Verwenden Sie diese Berichte, um Governancetrends zu überwachen und Korrekturaktivitäten zu priorisieren.

Viele Organisationen erzielen die besten Ergebnisse, indem sie alle drei Richtlinientypen kombinieren:

Zusammen tragen diese Richtlinien dazu bei, eine sichere, gut verwaltete und nachhaltige SharePoint-Umgebung zu gewährleisten.

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