Anfordern wiederkehrender Websitenachweise für SharePoint-Websites

Mithilfe von Websitenachweisrichtlinien können Sie in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob SharePoint-Websites weiterhin die Governanceanforderungen Ihrer organization erfüllen. Diese Richtlinien fordern Überprüfungen von Websitebesitzern oder Websiteadministratoren an, die bestätigen, ob eine Website noch benötigt wird und ob deren Besitzer, Mitgliedschaft, Berechtigungen und Freigabeeinstellungen angemessen bleiben.

Sie können Websitenachweisrichtlinien konfigurieren, um wiederkehrende Überprüfungsanforderungen zu senden und Erzwingungsaktionen anzuwenden, wenn die erforderlichen Überprüfungen nicht abgeschlossen sind.

Eine Übersicht über Die Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung finden Sie unter Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie eine Websitenachweisrichtlinie mit Benachrichtigungen und Erzwingungsaktionen erstellen.

Anforderungen für eine Websitenachweisrichtlinie

Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen für die erweiterte Verwaltung von SharePoint.

Funktionsweise einer Websitenachweisrichtlinie

Wenn eine Websitenachweisrichtlinie ausgeführt wird, identifiziert SharePoint Websites, die überprüft werden müssen, basierend auf der Richtlinienkonfiguration.

Die Richtlinie sendet Nachweisanforderungen an bestimmte Empfänger, z. B. Websitebesitzer oder Websiteadministratoren. Empfänger überprüfen Websiteinformationen und bestätigen, dass die Website erforderlich und entsprechend konfiguriert bleibt.

Wenn eine Überprüfung nach dem konfigurierten Benachrichtigungszyklus nicht abgeschlossen wird, kann die Richtlinie abhängig von den Richtlinieneinstellungen eine Erzwingungsaktion anwenden.

Jede Richtlinienausführung generiert einen Bericht, den Administratoren verwenden können, um Nachweise status nachzuverfolgen und die Richtlinienkonformität zu überwachen.

Erstellen einer Websitenachweisrichtlinie

1. Wechseln Sie als SharePoint-Administrator zum SharePoint Admin Center , und melden Sie sich an.

2. Erweitern Sie im Navigationsbereich Richtlinien, und wählen Sie dann Websitelebenszyklusverwaltung aus.

   

3. Wählen Sie unter Websitenachweisrichtlinien die Option Öffnen aus. Wählen Sie dann Richtlinie erstellen aus.

4. Überprüfen Sie auf der Seite Übersicht von Websitenachweis verwalten die Informationen, und wählen Sie dann Weiter aus. Fahren Sie dann mit dem nächsten Abschnitt fort.

5. Um den Bereich einer Websitenachweisrichtlinie zu definieren, wählen Sie auf der Seite Richtlinienbereich festlegen eine der folgenden Optionen aus:

   • Hochladen einer CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs; Oder
   • Auswählen von Standorten im großen Stil

   

   Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten in diesem Artikel:

   • Informationen zum Umfang von Websitenachweisrichtlinien
   • Hochladen einer CSV-Datei mit der Liste der Websites
   • Auswählen von Standorten im großen Stil

6. Geben Sie im Schritt Richtlinie konfigurieren die folgenden Optionen an:

   • Wählen Sie aus, wie oft die Websites bestätigt werden sollen (3 Monate, 6 Monate und 12 Monate).
   • Ermitteln Sie, wer für den Nachweis der Website verantwortlich ist (Websitebesitzer, Websiteadministratoren oder beides).
   • Schließen Sie Websitebesitzer oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen aus.
   • Geben Sie an, welche Aktion die Richtlinie nach drei Benachrichtigungen ausführen soll.

   Beachten Sie die folgenden Punkte:

   • Kürzlich bestätigte Websites werden übersprungen.
   • Neu erstellte Websites werden übersprungen (da eine Karenzzeit gilt).
   • Es sind nur Websites enthalten, die sowohl alt genug als auch für die Neustation fällig sind.

   Weitere Informationen zu Ihren Richtlinienoptionen finden Sie unter Informationen zu Konfigurationseinstellungen für Standortnachweisrichtlinien (in diesem Artikel).

7. Geben Sie im Schritt Fertig stellen an, ob Ihre Richtlinie getestet oder sofort aktiviert werden soll.

   • Geben Sie Ihrer Richtlinie einen Namen und eine Beschreibung.
   • Wählen Sie unter Richtlinienmodus entweder den Modus Simulation oder Aktiv aus. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Richtlinienmodi (in diesem Artikel).

Informationen zum Umfang von Websitenachweisrichtlinien

Sie können Websitelebenszyklusrichtlinien mit unterschiedlichen Bereichen erstellen, die auf den Anforderungen Ihrer organization basieren. Wählen Sie die Websites aus, die in die Richtlinie eingeschlossen werden sollen, basierend auf:

• Websitevorlagen
• Erstellungsquellen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen
• Gibt an, ob Websites unter Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsrichtlinien eingeschlossen werden sollen

Um bestimmte Websites auszuschließen, fügen Sie die Website-URLs von bis zu 100 Websites im Abschnitt Websites ausschließen hinzu, während Sie die Richtlinie konfigurieren.

Hochladen einer CSV-Datei mit der Liste der Websites

Wenn Sie Eine CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs für die Richtlinie hochladen.

Auswählen von Standorten im großen Stil

Wenn Sie Websites im großen Stil auswählen auswählen, können Sie Websitevorlagen auswählen, die in diese Richtlinie eingeschlossen werden sollen, und diese dann nach filtern:

• Vertraulichkeitsbezeichnung
• Websiteerstellungsquelle

Sie können auch auswählen, ob:

• Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern
• Ausschließen bestimmter Websites von dieser Richtlinie

Auswählen von Websitevorlagentypen

Wählen Sie in der folgenden Liste Websitevorlagentypen aus:

• Alle Websites
• Klassische Websites
• Kommunikationswebsites
• Gruppieren verbundener Websites ohne Teams
• Teamwebsites ohne Microsoft 365-Gruppe
• Mit Teams verbundene Websites

Filtern von Websites nach Vertraulichkeitsbezeichnungen

Legen Sie den Richtlinienbereich fest, indem Sie Websites nach ihren Vertraulichkeitsbezeichnungen filtern.

Filtern von Websites nach Erstellungsquelle

Filtern von Websites nach Richtlinienbereich nach Quelle der Websiteerstellung:

• SharePoint-Homepage
• SharePoint Admin Center
• PowerShell
• Pnp
• Teams

Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern

Die Option "Ein- oder Ausschließen" für Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien gilt nur für Websites, die von Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Bezeichnungen gesteuert werden.

Diese Einstellung wirkt sich nicht auf das Ein- oder Ausschließen von Websites aus, die sich im schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden.

Für Websites, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden, werden die folgenden Verhaltensweisen erwartet:

• Entsperrte Websites: Immer im Richtlinienbereich enthalten

• Schreibgeschützte Websites, die mit demselben Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Im Bereich enthalten
  • Der Bericht gibt an, dass die Website zuvor durch diese Richtlinie angewendet wurde.

• Schreibgeschützte Websites, die durch einen anderen Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Vom Richtlinienbereich ausgeschlossen
  • Eine andere Richtlinie besitzt und steuert diese Website bereits.

• Schreibgeschützte Websites extern gesperrt (gesperrt aus anderen Gründen als der Lebenszyklusverwaltung):

  • Im Bereich enthalten
  • Externe Sperren verhindern nicht, dass die Richtlinie den Standort auswertet

• Kein Zugriff auf (voll gesperrte) Websites:

  • Im Bereich enthalten, aber die Richtlinie führt keine Erzwingungsaktion aus.
  • Die Richtlinie überspringt die Aktion, da sich die Website bereits im Zustand "Kein Zugriff gesperrt" befindet.

Sie können diese Standardverhaltensweisen nicht über Richtlinienkonfigurationsoptionen ändern.

Informationen zu Konfigurationseinstellungen für Websitenachweisrichtlinien

Ausschließen bestimmter Websites aus der Richtlinie

Geben Sie bis zu 100 Websites ein, die Sie aus der Websitenachweisrichtlinie ausschließen möchten. Achten Sie darauf, jede URL durch neue Zeilen zu trennen.

Nachdem Sie den Bereich der Richtlinie festgelegt haben, wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann mit dem nächsten Abschnitt fort.

Ausschließen von Websitebesitzern oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen

Sie können bestimmte Benutzer, Microsoft 365-Gruppen oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Anforderungen und Benachrichtigungen zur Websitelebenszyklusverwaltung ausschließen, auch wenn sie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für Websites sind, die in einer Richtlinie enthalten sind.

Wichtige Verhaltensweisen:

• Ausschlüsse werden nur verwendet, um Benachrichtigungsempfänger zu bestimmen.
• Das Ausschließen eines Benutzers oder einer Gruppe ändert keine Websiteberechtigungen oder den Besitz und schließt die Website nicht von der Auswertung der Lebenszyklusrichtlinie aus.
• Websites werden weiterhin wie gewohnt von der Richtlinie ausgewertet.

Grenzwerte:

• Sie können der Ausschlussliste bis zu 100 Einträge hinzufügen.
• Jeder Eintrag kann ein einzelner Benutzer, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Sicherheitsgruppe sein.
• Der Grenzwert von 100 Einträgen gilt für die Anzahl der Einträge, nicht für die Anzahl der Benutzer innerhalb einer Gruppe. Beispielsweise zählt eine Gruppe mit mehr als 100 Mitgliedern als ein Eintrag.

Gruppenausschlussverhalten (wichtig):

• Wenn eine Gruppe der Ausschlussliste für eine Richtlinie hinzugefügt wird, wird diese Gruppe nur dann von Benachrichtigungen ausgeschlossen, wenn die Gruppe direkt zur Website hinzugefügt wird oder eine geschachtelte Gruppe in anderen Gruppen ist, die direkt der Website hinzugefügt werden.
• Ein Mitglied einer ausgeschlossenen Gruppe erhält möglicherweise weiterhin eine Benachrichtigung, wenn es der Website direkt hinzugefügt wird oder teil einer anderen Gruppe ist, die der Website direkt hinzugefügt wird.

Aktionen für nicht getestete Websites nach drei Benachrichtigungen

Für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen nicht getestet werden, können Sie entweder keine Aktionen ausführen oder eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen. In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie für jede ausgewählte Erzwingungsaktion verhält:

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können die E-Mail-Nachrichten anpassen, die richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung senden, wenn Websiteprobleme Aufmerksamkeit erfordern.

Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Leserate der E-Mails zu verbessern, was die Antworteffizienz effektiv verbessert und zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beiträgt.

Sie können E-Mails im Konfigurationsschritt anpassen. Wenn Sie E-Mail zum Senden anpassen auswählen, wird das Anpassungsfenster wie im folgenden Screenshot gezeigt geöffnet:

In der folgenden Tabelle werden die Abschnitte beschrieben, die Sie anpassen können:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails für vorhandene Richtlinien anzupassen:

1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.

2. Wählen Sie Konfiguration bearbeiten aus.

3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Vorgehensweise, wenn Sie E-Mail-Nachrichten nicht anpassen können

Sie können E-Mails nicht anpassen, wenn die Einstellung für benutzerdefinierte Domänen nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn Sie diese Einstellung nicht konfigurieren, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Möglicherweise wird auch die Warnmeldung während des Konfigurationsschritts angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wenn Sie zuvor E-Mails in einer oder mehreren Richtlinien angepasst haben, aber später die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center deaktivieren, sehen Sie die Nachrichtenleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im E-Mail-Anpassungsfenster, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wählen Sie nach dem Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen Weiter aus, um die Richtlinie abzuschließen. Benennen Sie die Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus.

Klicken Sie auf Fertigstellen. Sie können Ihre Richtlinie jetzt über dieWebsitelebenszyklusverwaltungs-Websitenachweisrichtlinie> Dashboard anzeigen und verwalten.

Schreibgeschützter Modus

Wenn Sie eine nicht getestete Websiterichtlinie mit der aktion schreibgeschützte Erzwingung konfigurieren, sendet sie zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren darüber zu informieren, dass die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.

Wenn sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird das folgende Banner auf der Website angezeigt:

Entfernen von Websites aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Bereich der Websiteseite entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen. Sie müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Websites, die von mehreren Websitenachweisrichtlinien verwaltet werden

Wenn Sie mehrere Richtlinien erstellen, sendet das System keine doppelten Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ von Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinien, z. B. Websitebesitzrichtlinie, inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie. Wenn eine Richtlinie dieses Typs innerhalb der letzten 30 Tage eine Benachrichtigung gesendet hat und die Website nicht überprüft oder nicht zertifiziert ist, sendet das System keine weiteren Benachrichtigungen. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn beispielsweise zwei unterschiedliche Websitenachweisrichtlinien eine Website abdecken und die erste Richtlinie eine Benachrichtigungs-E-Mail sendet, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen, wenn die Website nicht überprüft wird.

Stellen Sie sicher, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Bereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Informationen zu Richtlinienmodi

Richtlinienmodi

Websitebesitzrichtlinien unterstützen zwei Betriebsmodi:

• Simulationsmodus : Führt die Richtlinie einmal aus und generiert einen Bericht ohne fortlaufende Erzwingung.
• Aktiver Modus : Führt monatlich aus, generiert Berichte, sendet Benachrichtigungen und kann Erzwingungsaktionen basierend auf der Richtlinienkonfiguration anwenden.

Weitere Informationen zu Richtlinienmodi für Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinien finden Sie unter Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

Reporting

Nach jeder Ausführung der konfigurierten Richtlinie können Sie einen detaillierten Bericht zu den websites anzeigen, die sie identifiziert. Wählen Sie auf der Seite Websitenachweisrichtlinien die gewünschte Richtlinie aus der Liste aus.

Das Panel beschreibt die Zahlen von:

• Zu belegende Websites
• Websites, auf denen niemanden benachrichtigt werden konnte
• Nachgewiesene Websites
• Websites, die auf schreibgeschützt festgelegt sind
• Archivierte Websites Sie können auch den Umfang, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie zum Bericht anzeigen.

Sie können auch den Bereich, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie im Panel anzeigen. Wählen Sie die Option Detaillierten Bericht herunterladen aus, um den Bericht in csv herunterzuladen, der die folgenden Details für die einzelnen Websites enthält, die für den Nachweis erforderlich sind:

Konfigurieren von umsetzbaren E-Mails für US Government Cloud-Umgebungen (GCC High oder DoD)

In Us Government Cloud-Umgebungen (GCC High und DoD) muss ein Mandantenadministrator ein zusätzliches einmaliges Setup für SharePoint-SLM-Richtlinien ( Site Lifecycle Management ) abschließen, um Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden zu können. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass Richtlinienbenachrichtigungs-E-Mails ordnungsgemäß angezeigt werden und funktionieren. Websiteadministratoren und Websitebesitzer können beispielsweise Aktionen direkt per E-Mail ausführen.

Im Gegensatz zu anderen kommerziellen Cloudumgebungen erfordern GCC High- und DoD-Mandanten eine explizite Administratorgenehmigung des Anbieters für aktionenfähige Nachrichten, bevor er interaktive E-Mail-Nachrichten senden kann. Ohne diese Genehmigung werden SLM-Richtlinien-E-Mails übermittelt, aber Aktionsschaltflächen funktionieren nicht wie erwartet.

Genehmigen des SLM-Anbieters für aktionenfähige Nachrichten

1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal outlook actionable Messages – Connectors for GCCH or DoD ,, und melden Sie sich an.

2. Wählen Sie im Filter Anbieterstatusdie Option Von Microsoft genehmigt – Genehmigung ausstehend aus.

3. Suchen Sie den Anbieter mit dem Namen InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Wählen Sie den Anbieter und dann Genehmigen aus.

Nachdem Sie den Anbieter genehmigt haben, senden die SLM-Richtlinienbenachrichtigungen Aktionen erfordernde Nachrichten.

Sicherstellen, dass Nachrichten mit Aktionen für den Mandanten aktiviert sind

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verwenden Outlook-Nachrichten mit Aktionen, damit Websitebesitzer oder Websiteadministratoren mithilfe von Links in E-Mail-Nachrichten die erforderlichen Aktionen ausführen können.

• Damit Benachrichtigungen ordnungsgemäß gerendert werden, stellen Sie sicher, dass Ihr organization die Outlook-Versionsanforderungen erfüllt.
• Informationen zur Behandlung von Renderingproblemen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen.

Problembehandlung für Nachrichten mit Aktionen

Wenn Nachrichten mit Aktionen nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie sicher, dass sich der InactiveSiteOAMProviderGCCH Anbieter im genehmigten Zustand befindet.
• Lassen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen weitergegeben werden.