Verwalten inaktiver Websites mithilfe von inaktiven Websiterichtlinien

Inaktive Websiterichtlinien helfen Ihnen, SharePoint-Websites zu identifizieren, die für einen bestimmten Zeitraum nicht aktiv sind. Verwenden Sie diese Richtlinien, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu benachrichtigen, eine Bestätigung anzufordern, dass eine Website noch benötigt wird, und Erzwingungsaktionen durchzuführen, wenn keine Antwort empfangen wird. Sie können eine Richtlinie für inaktive Websites im SharePoint Admin Center konfigurieren.

Eine Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites und die verfügbaren Richtlinientypen finden Sie unter Übersicht über Richtlinien zur Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie eine inaktive Websiterichtlinie mit Benachrichtigungen und Erzwingungsaktionen einrichten.

Voraussetzungen für eine inaktive Websiterichtlinie

Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen für die erweiterte Verwaltung von SharePoint.

Bestimmen der Websiteaktivität durch inaktive Websiterichtlinien

Inaktive Websiterichtlinien werten Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Microsoft 365-Workloads aus, um zu bestimmen, wann eine Website zuletzt aktiv war.

Bereichsbezogene Websiteaktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien analysieren Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Plattformen wie Teams, Viva Engage (früher Yammer) und Exchange, um die letzte Aktivität einer Website zu erkennen.

Umfang der App-Aktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien berücksichtigen app-Aktivitäten nicht über ein App-Token. Sie berücksichtigen App-Aktivitäten über ein Benutzertoken nur, wenn ein Benutzer-Agent beteiligt ist und die folgenden Kriterien erfüllt.

Bereichsinterne Websitevorlagen

Die Websitelebenszyklusverwaltung überprüft die Aktivität von Kommunikationswebsites, klassischen Websites, mit Teams verbundenen Websites und mit Gruppen verbundenen Websites mit den folgenden Websitevorlagentypen:

Websites außerhalb des Gültigkeitsbereichs

Die folgenden Websites liegen außerhalb des Gültigkeitsbereichs und sind von der Websiteaktivitätserkennung ausgeschlossen:

• OneDrive-Websites
• Von Systembenutzern erstellte Websites
• App-Katalogwebsites
• Stammwebsites
• Startsites
• Mandantenadministratorwebsites
• Websites, die freigegebenen und privaten Teams-Kanälen zugeordnet sind

Richtlinienmodi

Websitebesitzrichtlinien unterstützen zwei Betriebsmodi:

• Simulationsmodus : Führt die Richtlinie einmal aus und generiert einen Bericht ohne fortlaufende Erzwingung.
• Aktiver Modus : Führt monatlich aus, generiert Berichte, sendet Benachrichtigungen und kann Erzwingungsaktionen basierend auf der Richtlinienkonfiguration anwenden.

Weitere Informationen zu Richtlinienmodi für Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinien finden Sie unter Übersicht über die Verwaltung des Lebenszyklus von SharePoint-Websites.

Erstellen einer inaktiven Websiterichtlinie

1. Wechseln Sie als SharePoint-Administrator zum SharePoint Admin Center , und melden Sie sich an.

2. Erweitern Sie im Navigationsbereich Richtlinien, und wählen Sie dann Websitelebenszyklusverwaltung aus.

3. Wählen Sie unter Inaktive Websiterichtlinien die Option Öffnen aus.

4. Wählen Sie + Richtlinie erstellen aus. Überprüfen Sie die Informationen zum Verwalten inaktiver Websites , und wählen Sie dann Weiter aus.

   

5. Wählen Sie im Schritt Richtlinienbereich festlegen die Option Richtlinienbereich aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

   

   • Wenn Sie EINE CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

     

     Tipp

     • Sie können die Websiteliste von der Seite aktive SharePoint-Websites exportieren.
     • Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei das gleiche Format wie die CSV-Beispieldatei verwendet, dass sie keine doppelten URLs enthält und dass die URLs gültig und vollständig sind. 
     • Stellen Sie sicher, dass die in der CSV-Datei aufgeführten URLs zur Domäne Ihres Mandanten gehören. 

   • Wenn Sie Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren einschließen ausgewählt haben, gilt diese Option nur für Websites, die von Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Bezeichnungen gesteuert werden. Diese Einstellung wirkt sich nicht auf das Ein- oder Ausschließen von Websites aus, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden.

6. Geben Sie im Schritt Richtlinie konfigurieren einen Inaktivitätszeitraum an, wer benachrichtigt werden soll und welche Aktionen Sie nach drei Benachrichtigungen ausführen möchten. Wählen Sie dann Weiter aus.

   

   • Wählen Sie aus, ob Sie E-Mails an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren oder beides senden möchten.

   • Informationen zum Ausschließen von Benutzern oder Gruppen finden Sie im Abschnitt Ausschließen von Benutzern oder Gruppen aus einer Richtlinie (in diesem Artikel).

   • Passen Sie den E-Mail-Inhalt an, um den E-Mail-Empfängern mehr Kontext und Anweisungen bereitzustellen.

   • Wählen Sie Erzwingungsaktionen aus, wenn es nach drei Benachrichtigungen keine Antwort von Websitebesitzern oder Administratoren gibt.

     Mit einer der Richtlinien für die Lebenszyklusverwaltung von SharePoint-Websites können Sie für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen nicht zertifiziert oder bestätigt sind, eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen, die in der folgenden Tabelle beschrieben werden:

     Erzwingungsaktion	Richtlinienverhalten
     Nichts tun	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden für die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen mehr gesendet. Wenn die Website nach sechs Monaten nicht getestet wird, werden die monatlichen Benachrichtigungen fortgesetzt. Der Richtlinienausführungsbericht listet nicht getestete Websites auf, die vom Websitebesitzer als nicht bearbeitet wurden. Sie können diesen Bericht herunterladen und websites herausfiltern, die als nicht aktiv markiert sind.
     Schreibgeschützter Zugriff	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website in den schreibgeschützten Modus.
     Archiv Websites nach dem obligatorischen schreibgeschützten Zeitraum	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website für eine konfigurierbare Dauer (3, 6, 9 oder 12 Monate) in einen schreibgeschützten Modus. Nach der konfigurierten Anzahl von Monaten wird die Website über Microsoft 365 Archiv archiviert. Die Archivierung unterliegt dem Mandanten, der Microsoft 365 Archiv im Microsoft 365 Admin Center aktiviert.

     Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel für das Konfigurieren von Erzwingungsaktionen für eine Websitenachweisrichtlinie:

     

     Hinweis

     Wenn Sie die Richtlinie so konfigurieren, dass eine Erzwingungsaktion ausgeführt wird:

     • Die Benachrichtigungen werden nicht gesendet, nachdem die Richtlinienaktion erfolgreich war.
     • Die Website und ihre status sind im monatlichen Bericht enthalten.

7. Geben Sie im Schritt Fertig stellen einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie an, und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Wählen Sie dann Fertig stellen aus.

8. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt wurde, wählen Sie Fertig aus.

Nachdem Ihre Richtlinie bereitgestellt wurde, können Sie sie im Dashboard Websitelebenszyklusverwaltung>inaktive Websiterichtlinie anzeigen und verwalten.

Ausschließen von Benutzern oder Gruppen aus einer Richtlinie

Sie können bestimmte Benutzer, Microsoft 365-Gruppen oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Anforderungen und Benachrichtigungen zur Websitelebenszyklusverwaltung ausschließen, auch wenn sie Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für Websites sind, die in einer Richtlinie enthalten sind.

Wichtige Verhaltensweisen:

• Ausschlüsse werden nur verwendet, um Benachrichtigungsempfänger zu bestimmen.
• Das Ausschließen eines Benutzers oder einer Gruppe ändert keine Websiteberechtigungen oder den Besitz und schließt die Website nicht von der Auswertung der Lebenszyklusrichtlinie aus.
• Websites werden weiterhin wie gewohnt von der Richtlinie ausgewertet.

Grenzwerte:

• Sie können der Ausschlussliste bis zu 100 Einträge hinzufügen.
• Jeder Eintrag kann ein einzelner Benutzer, eine Microsoft 365-Gruppe oder eine Sicherheitsgruppe sein.
• Der Grenzwert von 100 Einträgen gilt für die Anzahl der Einträge, nicht für die Anzahl der Benutzer innerhalb einer Gruppe. Beispielsweise zählt eine Gruppe mit mehr als 100 Mitgliedern als ein Eintrag.

Gruppenausschlussverhalten (wichtig):

• Wenn eine Gruppe der Ausschlussliste für eine Richtlinie hinzugefügt wird, wird diese Gruppe nur dann von Benachrichtigungen ausgeschlossen, wenn die Gruppe direkt zur Website hinzugefügt wird oder eine geschachtelte Gruppe in anderen Gruppen ist, die direkt der Website hinzugefügt werden.
• Ein Mitglied einer ausgeschlossenen Gruppe erhält möglicherweise weiterhin eine Benachrichtigung, wenn es der Website direkt hinzugefügt wird oder teil einer anderen Gruppe ist, die der Website direkt hinzugefügt wird.

Inaktive Websitebenachrichtigungen an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren

Benachrichtigungen informieren SharePoint-Websitebesitzer oder Websiteadministratoren, wenn eine Website für eine bestimmte Anzahl von Monaten inaktiv ist. Um die Website beizubehalten, sollten die Empfänger der Benachrichtigung in der Benachrichtigungs-E-Mail die Schaltfläche Website zertifizieren auswählen. Nach der Zertifizierung überprüft die Websitelebenszyklusverwaltung die Aktivitäten der Website für ein Jahr nicht mehr.

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können die E-Mail-Nachrichten anpassen, die richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung senden, wenn Websiteprobleme Aufmerksamkeit erfordern.

Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Leserate der E-Mails zu verbessern, was die Antworteffizienz effektiv verbessert und zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beiträgt.

Sie können E-Mails im Konfigurationsschritt anpassen. Wenn Sie E-Mail zum Senden anpassen auswählen, wird das Anpassungsfenster wie im folgenden Screenshot gezeigt geöffnet:

In der folgenden Tabelle werden die Abschnitte beschrieben, die Sie anpassen können:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails für vorhandene Richtlinien anzupassen:

1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.

2. Wählen Sie Konfiguration bearbeiten aus.

3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Vorgehensweise, wenn Sie E-Mail-Nachrichten nicht anpassen können

Sie können E-Mails nicht anpassen, wenn die Einstellung für benutzerdefinierte Domänen nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn Sie diese Einstellung nicht konfigurieren, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Möglicherweise wird auch die Warnmeldung während des Konfigurationsschritts angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Wenn Sie zuvor E-Mails in einer oder mehreren Richtlinien angepasst haben, aber später die Einstellung E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden im Microsoft 365 Admin Center deaktivieren, sehen Sie die Nachrichtenleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im E-Mail-Anpassungsfenster, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Erzwingungsaktionen

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:

Schreibgeschützter Modus

Eine mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfigurierte inaktive Websiterichtlinie sendet Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu informieren, wenn keine Antwort vorliegt.

Wenn eine Website in den schreibgeschützten Modus wechselt, wird eine Benachrichtigung gesendet.

Wenn sich eine Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Wichtige Punkte zu schreibgeschützten oder gesperrten Websites

Für Websites, die sich in einem schreibgeschützten oder gesperrten Zustand befinden, werden die folgenden Verhaltensweisen erwartet.

• Entsperrte Websites: Immer im Richtlinienbereich enthalten

• Schreibgeschützte Websites, die mit demselben Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Im Bereich enthalten
  • Der Bericht gibt an, dass die Website zuvor durch diese Richtlinie angewendet wurde.

• Schreibgeschützte Websites, die durch einen anderen Richtlinientyp gesperrt sind:

  • Vom Richtlinienbereich ausgeschlossen
  • Eine andere Richtlinie besitzt und steuert diese Website bereits.

• Schreibgeschützte Websites extern gesperrt (gesperrt aus anderen Gründen als der Lebenszyklusverwaltung):

  • Im Bereich enthalten
  • Externe Sperren verhindern nicht, dass der Standort von der Richtlinie ausgewertet wird.

• Websites ohne Zugriff (voll gesperrt):

  • In den Geltungsbereich eingeschlossen, aber es wird keine Erzwingungsaktion ausgeführt.
  • Die Richtlinie überspringt die Aktion, da sich die Website bereits im Zustand "Kein Zugriff gesperrt" befindet.

Dies sind Standardverhaltensweisen, die nicht durch Richtlinienkonfigurationen geändert werden können.

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Reporting

Der Richtlinienausführungsbericht listet Websites auf, die sechs Monate lang inaktiv sind. Sie können den Bericht als .csv-Datei herunterladen und Websites herausfiltern, die Websitebesitzer als unaktioniert betrachten.

In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind:

Wenn Sie mehrere Richtlinien unter demselben Typ erstellen, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ der Websitelebenszyklus-Verwaltungsrichtlinie, z. B. Websitebesitzrichtlinie, inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie, nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer Richtlinie dieses Typs eine Benachrichtigung gesendet wurde und die Website nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website beispielsweise durch zwei verschiedene inaktive Websiterichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, sendet die zweite Richtlinie innerhalb der nächsten 30 Tage keine weiteren Benachrichtigungen, wenn die Website nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Einrichten von umsetzbaren E-Mails für SLM-Richtlinien in Cloudumgebungen der US-Regierung

In Us Government Cloud-Umgebungen (GCC High und DoD) muss ein Mandantenadministrator ein zusätzliches einmaliges Setup für SharePoint-SLM-Richtlinien ( Site Lifecycle Management ) abschließen, um Aktionen erfordernde Nachrichten verwenden zu können. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass Richtlinienbenachrichtigungs-E-Mails ordnungsgemäß angezeigt werden und funktionieren. Websiteadministratoren und Websitebesitzer können beispielsweise Aktionen direkt per E-Mail ausführen.

Im Gegensatz zu anderen kommerziellen Cloudumgebungen erfordern GCC High- und DoD-Mandanten eine explizite Administratorgenehmigung des Anbieters für aktionenfähige Nachrichten, bevor er interaktive E-Mail-Nachrichten senden kann. Ohne diese Genehmigung werden SLM-Richtlinien-E-Mails übermittelt, aber Aktionsschaltflächen funktionieren nicht wie erwartet.

Genehmigen des SLM-Anbieters für aktionenfähige Nachrichten

1. Wechseln Sie zum Verwaltungsportal outlook actionable Messages – Connectors for GCCH or DoD ,, und melden Sie sich an.

2. Wählen Sie im Filter Anbieterstatusdie Option Von Microsoft genehmigt – Genehmigung ausstehend aus.

3. Suchen Sie den Anbieter mit dem Namen InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Wählen Sie den Anbieter und dann Genehmigen aus.

Nachdem Sie den Anbieter genehmigt haben, senden die SLM-Richtlinienbenachrichtigungen Aktionen erfordernde Nachrichten.

Sicherstellen, dass Nachrichten mit Aktionen für den Mandanten aktiviert sind

Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung verwenden Outlook-Nachrichten mit Aktionen, damit Websitebesitzer oder Websiteadministratoren mithilfe von Links in E-Mail-Nachrichten die erforderlichen Aktionen ausführen können.

• Damit Benachrichtigungen ordnungsgemäß gerendert werden, stellen Sie sicher, dass Ihr organization die Outlook-Versionsanforderungen erfüllt.
• Informationen zur Behandlung von Renderingproblemen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen.

Problembehandlung für Nachrichten mit Aktionen

Wenn Nachrichten mit Aktionen nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie sicher, dass sich der InactiveSiteOAMProviderGCCH Anbieter im genehmigten Zustand befindet.
• Lassen Sie ausreichend Zeit ein. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen weitergegeben werden.

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