Gerir aprovações sequenciais com o Power Automate

Alguns fluxos de trabalho exigem pré-aprovação antes do aprovador final ter de aprovar. Por exemplo, uma empresa pode ter uma política de aprovação sequencial que exige pré-aprovação para faturas acima de 1000,00 dólares antes de o departamento financeiro as aprovar.

Aprenda a configurar aprovações sequenciais de forma rápida e fácil em Configurar aprovações sequenciais.

Neste tutorial, cria manualmente um fluxo de aprovação sequencial que gere os pedidos de férias dos funcionários. Para obter informações detalhadas sobre como utilizar o SharePoint com o Power Automate, aceda à documentação do SharePoint.

Saiba mais sobre a utilização do SharePoint com o Power Automate em Documentação do SharePoint.

Passos detalhados do fluxo

O fluxo:

1. Inicia quando um funcionário cria um pedido de férias numa lista do SharePoint Online.
2. Adiciona o pedido de férias ao centro de aprovação e, em seguida, envia o pedido por e-mail ao pré-aprovador.
3. Envia a decisão de pré-aprovação por e-mail ao funcionário.
4. Atualiza a lista do SharePoint Online com a decisão e comentários do pré-aprovador. Nota: se o pedido tiver sido pré-aprovado, o fluxo continua com estes passos:
5. Envia o pedido para o aprovador final.
6. Envia a decisão final por e-mail ao funcionário.
7. Atualiza a lista do SharePoint com a decisão final.

Esta imagem resume os passos anteriores:

Pré-requisitos

• Power Automate.
• Uma lista do SharePoint Online.
• Conta do Office 365 Outlook e de Utilizadores do Office 365.

Antes de criar o fluxo, crie uma lista do SharePoint Online. Posteriormente, utilizará esta lista para pedir a aprovação de pedidos de férias.

Para o efeito destas instruções, a lista do SharePoint Online que criar tem de incluir as seguintes colunas:

A lista do SharePoint Online que criar tem de incluir as seguintes colunas:

Anote o nome e o URL da lista do SharePoint Online. Utilizamos estes itens posteriormente quando configurarmos o acionador SharePoint – Quando um item é criado.

Crie o seu fluxo

1. Inicia sessão em Power Automate.

2. No painel de navegação do lado esquerdo, selecione Os meus fluxos.

3. Na barra de comando, selecione Novo fluxo>Fluxo de cloud automatizado.

4. Dê um nome ao seu fluxo.

5. Em Escolher o acionador do seu fluxo, selecione Quando um item é criado - SharePoint e, em seguida, selecione Criar.

6. No cartão Quando um item é criado, selecione o Endereço do Site e o Nome da Lista relativos à lista do SharePoint que criou anteriormente.

Obter o gestor da pessoa que criou o pedido de férias

1. Selecione +Novo passo e, em seguida, escreva obter gestor na caixa de pesquisa Escolher uma ação.

2. Localize e, em seguida, selecione a ação Obter gestor (V2) - Office 365 Users.

3. Insira o valor dinâmico Criado por Email na caixa Utilizador (UPN) no cartão Obter Gestor.

   Esta ação obtém o gestor da pessoa que criou a solicitação de férias no SharePoint.

Adicionar uma ação de aprovação para pré-aprovações

1. Selecione Novo passo.

2. Introduza aprovação na caixa de pesquisa Escolher uma ação.

3. Selecione a ação Iniciar e aguardar uma aprovação.

   

4. Configure o cartão Iniciar e aguardar aprovação de forma a satisfazer as suas necessidades.

   Observação

   Os campos Tipo de aprovação, Título e Atribuído A são obrigatórios. Pode utilizar o Markdown para formatar o campo Detalhes.

   

Esta ação envia o pedido de pré-aprovação para o endereço de e-mail no campo Atribuído A.

Adicionar uma condição

1. Selecione Novo passo e, em seguida, selecione Condição na lista de ações.

2. No cartão Condição, selecione Escolher um valor à esquerda.

   Apresenta uma lista de valores dinâmicos.

3. Selecione Resposta de Aprovador de Respostas na lista de valores dinâmicos.

   

4. Selecione a caixa Escolher um valor à direita e, em seguida, introduza Aprovar na caixa.

   Observação

   As respostas válidas para a ação Aprovações - Iniciar uma aprovação são "Aprovar" e "Rejeitar". Estas respostas são sensíveis às maiúsculas e minúsculas.

5. O cartão Condição deve mostrar agora:

   

Adicionar uma ação de e-mail para pré-aprovações

1. Para adicionar a ação de Condição, selecione Novo passo.

2. No campo de pesquisa, escreva condição.

3. Na lista Ação abaixo do campo de pesquisa, selecione a ação de Condição.

4. No campo Condição, selecione o primeiro campo Escolher um valor.

5. Na lista Conteúdo dinâmico, selecione o valor Resposta de aprovação de respostas.

6. No campo seguinte, selecione é igual a do menu pendente.

7. No outro campo Escolher um valor, escreva Aprovar.

8. No ramo Se sim da condição, selecione Adicionar uma ação.

   

9. No cartão Escolher uma operação, introduza enviar e-mail no campo de pesquisa.

10. Selecione a ação Enviar um e-mail (V2).

    

11. No campo Para, selecione Adicionar conteúdo dinâmcio.

12. Selecione o valor dinâmico Criado por E-mail da ação Aprovações — Iniciar e esperar por uma aprovação que criou em Adicionar uma ação de aprovação.

13. No campo Assunto, escreva um assunto para o e-mail. Este exemplo usa O seu pedido de férias foi aprovado como assunto.

14. No campo Corpo, escreva uma mensagem para o e-mail:

    1. Escreva o texto padrão que pretende que apareça no e-mail, como O seu pedido de férias foi aprovado por.
    2. Para inserir o nome da pessoa que aprovou o pedido de férias, coloque o cursor no campo do Corpo na localização onde quer que o nome apareça e, em seguida, selecione Adicionar conteúdo dinâmico.
    3. Selecione um valor dinâmico no menu pendente. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico do Nome do Aprovador de respostas.
    4. Para inserir os comentários do aprovador, escreva Comentários do aprovador.
    5. Coloque o cursor no campo Corpo na localização onde pretende que os comentários apareçam e, em seguida, selecione Adicionar conteúdo dinâmico.
    6. Selecione um valor dinâmico no menu pendente. O exemplo a seguir usa o valor dinâmico de Comentários às respostas.

Adicionar uma ação de atualização para pedidos pré-aprovados

1. Selecione Adicionar uma ação no ramo Se sim.

2. Introduza SharePoint na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação, selecione o filtro SharePoint e, em seguida, selecione a ação Atualizar item.

   

3. Configure o cartão Atualizar item de forma a satisfazer as suas necessidades.

Obter o gestor do pré-aprovador

1. Use os passos de Obter o gestor da pessoa que criou o pedido de férias que realizámos anteriormente para adicionar e, em seguida, configure outra ação Obter gestor. Desta vez, vamos obter o gestor do pré-aprovador.

2. O cartão Obter gestor 2 deve assemelhar-se a esta imagem quando tiver concluído. Certifique-se de usar o token de Email da categoria Get manager na opção Adicionar conteúdo dinâmico das aplicações e serviços usados neste cartão de fluxo.

   

Adicionar a ação de aprovação final

1. Utilize os passos que efetuámos anteriormente para adicionar uma ação de aprovação para pré-aprovações, e em seguida, configure outra ação para Iniciar e aguardar por uma aprovação. Esta ação envia uma pedido por e-mail para aprovação final.

2. Quando tiver concluído, o cartão deve assemelhar-se a esta imagem:

   

Adicionar a condição de aprovação final

Repita os passos para adicionar uma condição para adicionar e, em seguida, configure uma Condição que verifique a decisão final do aprovador.

Enviar um e-mail com aprovação final

1. Utilize os passos para Adicionar uma ação de e-mail para pré-aprovações para adicionar e, em seguida, configure uma ação que envie um e-mail quando os pedidos de férias forem aprovados.

2. Quando tiver concluído, o cartão deve assemelhar-se a esta imagem:

   

Atualizar o SharePoint com aprovação

1. Utilize os passos em Adicionar uma ação de atualização para pedidos pré-aprovados para adicionar e, em seguida, configure uma ação que atualize o SharePoint quando o pedido de férias for aprovado.

2. Quando tiver concluído, o cartão deve assemelhar-se a esta imagem:

   

Enviar um e-mail com a rejeição da pré-aprovação

1. Selecione Adicionar uma ação na ramificação Caso não.

2. Introduza Enviar na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação, selecione Office 365 Outlook para filtrar as ações e, em seguida, selecione a ação Enviar um e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configure o cartão de e-mail de forma a satisfazer as suas necessidades.

   Este cartão representa o modelo do e-mail que é enviado quando o estado de um pedido de férias muda.

4. Adicione esta ação ao seu fluxo de trabalho abaixo do cartão de condição usando um dos seguintes passos, dependendo do seu designer:

   • Novo designer: Adicione a ação à ramificação Falsa.
   • Designer clássico: Adiciona a ação ao ramo If no .

Atualizar o SharePoint com a rejeição da pré-aprovação

1. Selecione Adicionar uma ação.

2. Introduza atualizar na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação e, em seguida, selecione a ação Atualizar item - SharePoint.

   

3. Configure o cartão de forma a satisfazer as suas necessidades.

Atualizar o SharePoint para pedidos rejeitados.

Enviar um e-mail com a rejeição final

1. Use os passos de Enviar email com rejeição de pré-aprovação para adicionar, e depois configure uma ação que envie um email quando o aprovador final rejeitar o pedido de férias.

2. Adicione esta ação ao seu fluxo de trabalho abaixo do cartão Condição 2, de acordo com as especificações do seu designer:

   • Novo designer: Adicione a ação à ramificação Falsa.
   • Designer clássico: Adiciona a ação ao ramo If no .

3. Quando tiver concluído, o cartão deve assemelhar-se a esta imagem:

   

Atualizar o SharePoint com a rejeição definitiva

1. Utilize os passos em Atualizar o SharePoint com a rejeição da pré-aprovação para adicionar e depois configurar uma ação que atualize o SharePoint, caso o aprovador final rejeite o pedido de férias.

2. Quando tiver concluído, o cartão deve assemelhar-se a esta imagem:

   

3. Selecione Fluxo de Atualização para guardar o seu trabalho.

Se acompanhaste, o teu fluxo deverá assemelhar-se a esta imagem:

Agora que criámos o fluxo, vamos vê-lo em ação.

Pedir aprovação

Crie um pedido de férias na lista do SharePoint Online que criou anteriormente.

Depois de guardar este pedido, o fluxo é acionado e, em seguida:

1. Cria um pedido no centro de aprovações.
2. Envia um e-mail de pedido de aprovação para os aprovadores.

O seu pedido deverá assemelhar-se a esta imagem:

Ver pedidos de aprovação pendentes

Consulte os pedidos de aprovação pendentes seguindo estes passos.

1. Inicia sessão em Power Automate.

2. No painel de navegação à esquerda, selecione Itens de Ação>Aprovações.

   Os seus pedidos de aprovação pendentes aparecem no separador Recebido.

Pré-aprovar um pedido

Se for um aprovador num fluxo de aprovação, recebe um email quando alguém faz um pedido. O pedido de aprovação também é enviado para o centro de aprovações. Em seguida, pode aprovar ou rejeitar os pedidos a partir do e-mail, do Centro de Aprovações ou da aplicação do Power Automate.

Os ecrãs no Android e iOS podem variar ligeiramente. A funcionalidade é a mesma em todos os dispositivos.

Aprovar via e-mail

1. No email que recebe quando um item é adicionado à lista do SharePoint Online, selecione Aprovar.

   Observação

   Se estiver a usar um dispositivo móvel com a aplicação Power Automate instalada, a aplicação Power Automate é iniciada; caso contrário, o centro de aprovações abre no seu navegador.

2. Introduz um comentário e depois selecione Confirmar.

Aprovar no centro de aprovações

1. Inicia sessão em Power Automate.
2. No painel de navegação à esquerda, selecione Aprovações.
3. No pedido que queres aprovar, seleciona Aprovar.
4. No fundo do ecrã, adiciona comentários (opcional) e depois seleciona Confirmar.

Aprovar do Power Automate

1. No seu telemóvel com o Power Automate instalado, selecione Aprovar no email de solicitação de aprovação.

2. No canto superior direito do ecrã, selecione Confirmar.

   A página de sucesso aparece, indicando que a sua aprovação foi registada.

Aprovar o pedido

Os passos para aprovar um pedido são idênticos aos passos para pré-aprovar um pedido

O aprovador final só recebe o pedido de férias depois de o pedido ser pré-aprovado.

Rejeitar um pedido

Pode rejeitar um pedido por email, pelo centro de aprovações ou pelo Power Automate. Para rejeitar um pedido, siga os passos para aprovar um pedido, mas selecione Rejeitar em vez de Aprovar.

Depois de confirmar a rejeição do pedido, o fluxo executa os seguintes passos:

1. Envia um e-mail para a pessoa que pediu férias.
2. Atualiza a lista do SharePoint Online com a rejeição e os comentários do aprovador.

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Instruções para aprovações modernas com um único aprovador