Configurar o Agente de Despesas (Pré-visualização)

Aplica-se às operações de projeto do Dynamics 365 integradas ao ERP e às operações de projeto do Dynamics 365 para manufatura

O Expense Agent reúne recursos do Microsoft Dynamics 365 Project Operations, aplicativos de finanças e operações, Microsoft Copilot Studio, Power Automate e Dataverse para automatizar fluxos de trabalho de processamento de despesas usando IA. Esta funcionalidade ajuda a poupar tempo e a reduzir o esforço manual ao permitir que o seu sistema processe recibos e gere linhas de despesas e relatórios de despesas para os utilizadores. Ele usa conectores da Microsoft Power Platform para integração com o Outlook, Microsoft Teams, calendários de usuários e o ambiente de aplicativos de finanças e operações por meio de entidades virtuais Dataverse.

O Expense Agent inclui vários fluxos, três dos quais servem como orquestradores principais:

• Processar Emails – Este fluxo analisa uma pasta de caixa de correio configurada a cada hora e armazena os anexos como recibos não anexados em Dynamics 365 Finance.
• Extrair IDs de recibo – Este fluxo recolhe recibos não anexados e aciona o agente para extrair detalhes do recibo e criar uma linha de despesas não anexada.
• Processar Relatório de Despesas – Este fluxo converte linhas de despesas desacompanhadas e gera relatórios de despesas, com base na configuração de Agrupar relatórios por que define na aplicação para cada entidade legal.

Além disso, o agente integra-se com o Microsoft Teams, permitindo o uso de cartões adaptáveis para revisão e envio de relatórios de despesas.

O agente depende de vários conectores Microsoft Power Platform. Esses conectores são automaticamente referenciados nos fluxos do Power Automate fornecidos.

• Outlook (Office 365) – Este conector acede à caixa de correio partilhada para extrair recibos.
• Dataverse (Entidades Virtuais) – Este conector integra-se com aplicações de finanças e operações através de entidades virtuais.
• Microsoft Copilot Studio – Este conector invoca modelos de IA para extrair informações dos recibos.
• Microsoft Teams – Este conector envia cartões adaptativos para interações com o utilizador (se a integração com o Teams estiver ativada).
• Usuários do Microsoft 365 – Este conector recupera detalhes do calendário do usuário (opcional, se a análise de recibo reconhecer o contexto).

Pré-requisitos

1. Ambiente financeiro e operacional: Precisa de pelo menos a versão 10.0.45 (10.0.2345.170 e posteriores), 10.0.46 (10.0.2428.108 e posteriores) ou 10.0.47 (10.0.2527.38 e posteriores) do ambiente financeiro e operacional para instalar o agente.
2. Funções necessárias para configurar o utilizador do Expense Agent: Para completar os passos deste artigo, deve ser o administrador do sistema da organização e ter as seguintes funções para configurar o utilizador do agente de despesas para a instalação do Agente de Despesas.

Etapas para configurar o Agente de Despesas

Para instalar e configurar o Expense Agent, siga estes passos:

1. Instale o Copilot para aplicações de finanças e operações.
2. Habilite os recursos do agente em seu ambiente.
3. Crie um utilizador de despesas para a execução do agente.
4. Configure uma caixa de correio compartilhada.
5. Configura o Agente de Despesas usando a ferramenta de implementação do Agente
6. Habilite o Expense Agent no Microsoft Teams (Opcional - se você precisar de integração com o Microsoft Teams)

As secções seguintes descrevem cada passo em detalhe.

Etapa 1: Instalar o Copilot para aplicativos de finanças e operações

O Agente de Despesas está disponível como parte do pacote de aplicações Copilot para finanças e operações. Quando instala este pacote no seu ambiente, obtém automaticamente todos os ativos necessários, incluindo o agente, variáveis de ambiente e fluxos do Power Automate.

Para instalar a aplicação necessária, siga estes passos:

1. Aceda ao centro de administração da Power Platform no browser.
2. Na lista de ambientes, selecione o nome do ambiente onde deseja instalar o aplicativo.
3. Na página de detalhes do ambiente (NOT da navegação à esquerda), vá à secção Resources e selecione Dynamics 365 apps.
4. Procure por Copilot para aplicações de finanças e operações na lista de aplicações Dynamics 365. Se já estiver instalado e houver uma atualização disponível, selecione o botão Atualizar .
5. Se o aplicativo não estiver listado em Aplicativos do Dynamics 365, selecione Instalar aplicativo, selecione Copiloto para aplicativos de finanças e operações e siga as instruções para concluir a instalação.
6. As aplicações Copilot para Finanças and Operations devem ser da versão 1.0.3231.4 ou posterior.

Etapa 2: Habilitar os recursos do agente em seu ambiente

Depois de instalar o pacote de aplicações Copilot para finanças e operações, ative o Agente de Despesas a partir do seu Dataverse e do ambiente financeiro e operacional.

Ativar recurso no Dataverse

Ativa o sinalizador de funcionalidades do Copilot no centro de administração do Power Platform. Para ativar o indicador de funcionalidade Copilot, siga estes passos:

1. Aceda ao Centro de administração da Power Platform.
2. Selecione Ambientes> selecione o seu ambiente >Configurações>Produto> selecione Recursos.
3. Confirme se o sinalizador da funcionalidade Copilot está ativado.

Habilite o recurso em seu ambiente financeiro e de operações

Para ativar o agente nas aplicações de finanças e operações, siga estes passos:

1. Inicie sessão no seu ambiente de finanças e operações.
2. Vá para Gestão de Funcionalidades, e habilite a funcionalidade Início Imersivo e a funcionalidade Gestão de Agentes.
3. Para configurar o Expense Agent (a configuração é por entidade legal), vá para Expense Management>Setup>General>Expense Management parameters.
4. No separador Agente de Entrada de Despesas, configure os parâmetros conforme mostrado na tabela a seguir.

Passo 3: Criar um utilizador agente de despesas para execução do agente

Crie um utilizador dedicado do agente de despesas para assegurar que o agente funcione independentemente da identidade de qualquer funcionário. Essa abordagem ajuda com segurança, capacidade de gerenciamento e manutenção a longo prazo. Embora possa usar uma conta de utilizador existente que tenha os privilégios necessários, use uma identidade detida pelo sistema.

Criar o utilizador do Expense Agent no Microsoft Entra ID

1. Inicie sessão no portal Azure.
2. Dos serviços de Azure disponíveis, selecione Microsoft Entra ID.
3. Em Microsoft Entra ID, crie um novo usuário.
4. Selecione Adicionar>usuário>Criar novo usuário e insira os seguintes detalhes.
   • Nome principal do usuário
   • Escolha o domínio certo
   • Nome de exibição
   • Password
   • Marcar conta ativada
5. Para visualizar os detalhes e concluir o processo de criação do usuário, selecione Revisar + criar e selecione Criar.
6. Na página do Utilizador (Gerir > Utilizadores), selecione um utilizador e veja os detalhes.
7. Selecione Editar propriedades, navegue até a guia Configurações e preencha o local de uso apropriado.

Atribuir as licenças necessárias ao usuário do Expense Agent

Para instalar com sucesso o Expense Agent, atribua as seguintes licenças ao utilizador do agente de despesas:

• Licença para Membros da Equipa Dynamics 365
• Microsoft 365 Empresas Basic ou qualquer licença que abranja o Microsoft Teams e o Outlook (por exemplo, Office 365 E5 com equipas)
• Power Apps Premium

Para atribuir licenças, siga estes passos:

1. Entre no Centro de administração do Microsoft 365 com um usuário que tenha acesso para atribuir licenças que seja um usuário com Administrador de Licenças ou superior.
2. Selecione Faturação>Licenças>Licença de Membros do Dynamics 365 Teams.
3. Selecione +Atribuir licenças.
4. Procure o usuário do agente de despesas criado na etapa anterior.
5. Selecione Atribuir para concluir a atribuição de licença.
6. Siga os passos 2 a 5 para as outras licenças – Microsoft 365 Empresas Basic e Power Apps Premium também.

Adicionar o usuário ao ambiente da Power Platform

Para adicionar o utilizador ao ambiente Power Platform, siga estes passos:

1. Inicie sessão no centro de administração da Power Platform e selecione o ambiente adequado.

   Sugestão

   Esta página fornece informações relacionadas com o ID de ambiente para o Dataverse, ao URL de ambiente para o Dataverse e URL de finanças e operações. Armazene esses valores para usar em seções posteriores.

2. Aceda a Acesso > Utilizadores > Ver tudo.

3. Selecione Adicionar usuário, insira o usuário do agente recém-criado e selecione Adicionar.

4. Na página Gerir funções de segurança , adicione as seguintes funções.

   • Função do Agente de IA de Despesas
   • Gerenciador de Configuração do Agente de Finanças e Operações
   • Personalizador de Sistema

5. Para confirmar as atribuições de função, selecione Salvar.

Essas funções fornecem acesso aos componentes Dataverse e Power Automate que o agente precisa para funcionar.

Atribuir a função necessária no ambiente financeiro e de operações

Para atribuir o papel de ExpenseAgentRole no ambiente financeiro e operacional, siga estes passos:

1. No ambiente de finanças e operações, vá para Administração do sistema>Usuários.
2. Crie um registo de utilizador para o agente utilizador.
3. Depois de criar o utilizador, vá à secção de papéis do utilizador, selecione Atribuir papéis e procure por ExpenseAgentRole.
4. Selecione Guardar.

Atribuir acesso à caixa de correio compartilhada

O utilizador agente deve ter a permissão Mail.Read.Shared Microsoft Graph. Essa permissão permite que o agente leia recibos da caixa de correio compartilhada configurada durante a execução do fluxo.

Para atribuir acesso à caixa de correio partilhada, siga estes passos:

1. Vai ao Microsoft Graph Explorer e inicia sessão usando o utilizador agente criado.
2. Selecione o ícone de usuário no canto > superior direito, selecione Consentimento para permissões.
3. Selecione o menu suspenso para Mail>, procure por Mail.Read.Shared>, selecione Consent e selecione Aceitar.

Resumo das funções necessárias para o usuário do agente criado

Etapa 4: Configurar a caixa de correio compartilhada

O Expense Agent usa uma caixa de correio compartilhada para receber e processar e-mails de recebimento. Um utilizador com a função de Administrador Exchange precisa de criar e configurar esta caixa de correio no Centro de Administração do Microsoft 365.

Para criar e configurar a caixa de correio partilhada, siga estes passos:

1. Entre no Centro de Administração do Microsoft 365 usando uma conta de administrador do Exchange.

2. No painel esquerdo, selecione Teams & Groups>Shared mailboxes.

   Sugestão

   Pode ser necessário selecionar Mostrar tudo para expandir a lista completa.

3. Selecione Adicionar uma caixa de correio compartilhada.

4. Insira um nome e um endereço de e-mail para a caixa de correio compartilhada.

5. Selecione Guardar alterações.

6. Em Próximas etapas, selecione Adicionar membros a esta caixa de correio compartilhada. (A gestão de membros pode levar alguns minutos para ficar disponível.)

7. Selecione Adicionar membros

8. Selecione o usuário do agente criado e quaisquer outros que devam monitorar a caixa de correio e selecione Adicionar.

9. Selecione Fechar.

Etapa 5: Configurar o agente de despesas

Para configurar o Agente de Despesas, siga os passos em Usar a ferramenta de Implementação do Agente.

Publicar a solução

Depois de concluir a configuração de todas as variáveis e fluxos de ambiente, siga estas etapas para publicar a solução.

1. Em Power Apps, vai a Solutions.
2. Selecione seu ambiente e solução.
3. Selecione Publicar todas as personalizações.

Quando completar estes passos, o Agente de Despesas está totalmente configurado e pronto a usar.

Passo 6: Ativar o Agente de Despesas no Microsoft Teams (Opcional)

Para permitir a comunicação baseada no Teams para o Agente de Despesas, adicione o canal do Teams ao agente no Power Apps. O agente pode então enviar cartões adaptativos através do Teams.

Ativar o canal do Teams

Para ativar o canal Teams, siga estes passos:

1. Inicia sessão no Copilot Studio e seleciona o ambiente correto.
2. Na guia Agentes , selecione Agente de entrada de despesas.
3. Na visualização do agente, na guia Canais , selecione Teams e Microsoft 365 Copilot.
4. Selecione Adicionar canal para habilitar a integração do Teams e siga as etapas na seção Configurar disponibilidade do aplicativo Teams para configurar quem você deseja compartilhar o aplicativo.

Saiba mais em Abrir o painel de configuração do canal Teams + Microsoft 365.

Configurar a disponibilidade do aplicativo Teams

Para configurar a disponibilidade da aplicação Teams, siga estes passos:

1. Depois que o aplicativo Teams for criado, selecione Opções de disponibilidade.

2. Selecione com quem você deseja compartilhar o aplicativo:

   • Usuários específicos dentro da organização
   • Toda a organização

3. Envie o aplicativo para aprovação.

Publicar a aplicação no centro de administração do Teams

Para publicar a aplicação no centro de administração do Teams, siga estes passos:

1. Inicie sessão no centro de administração do Teams.
2. Vai à aplicação Teams >. Pesquise por "despesas" e selecione a aplicação Agente da Entrada de Despesas onde o estado da Aplicação está bloqueado.
3. Selecione Publicar para desbloquear o aplicativo. Quando a ação de publicação for concluída com sucesso, certifique-se de que o estado da App muda para desbloqueado.

Saiba mais em Conectar e configurar um agente para o Teams e o Microsoft 365.

Quando completar estes passos, o seu Agente de Despesas estará pronto para usar.

Desinstalar o Expense Agent

Para desinstalar o Expense Agent, siga estes passos:

1. Inicie sessão no portal Microsoft Power Apps Maker.
2. Selecione Soluções, procure msdyn_ExpenseAI, selecione os três pontos e selecione Excluir.
3. Procure msdyn_FnOCopilotAnchor e elimine a solução.