Gestire i siti inattivi usando i criteri del sito inattivi

I criteri del sito inattivi consentono di identificare i siti di SharePoint che non sono attivi per un periodo di tempo specificato. Usare questi criteri per notificare ai proprietari del sito o agli amministratori del sito, richiedere la conferma che un sito è ancora necessario ed eseguire azioni di imposizione quando non viene ricevuta alcuna risposta. È possibile configurare un criterio siti inattivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Per una panoramica della gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint e dei tipi di criteri disponibili, vedere Panoramica dei criteri di gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint.

Questo articolo descrive come configurare criteri del sito inattivi con notifiche e azioni di imposizione.

Prerequisiti per un criterio del sito inattivo

Vedere Prerequisiti per La gestione avanzata di SharePoint.

Come i criteri del sito inattivi determinano l'attività del sito

I criteri del sito inattivi valutano l'attività in SharePoint e i carichi di lavoro di Microsoft 365 connessi per determinare l'ultima attività di un sito.

Attività del sito nell'ambito

I criteri del sito inattivi analizzano l'attività in SharePoint e piattaforme connesse come Teams, Viva Engage (in precedenza Yammer) ed Exchange per rilevare l'ultima attività di un sito.

Ambito delle attività dell'app

I criteri del sito inattivi non considerano l'attività dell'app tramite un token dell'app. Considerano l'attività dell'app tramite un token utente solo quando un agente utente è coinvolto e soddisfa i criteri seguenti.

Modelli di sito nell'ambito

La gestione del ciclo di vita del sito esamina l'attività dei siti di comunicazione, dei siti classici, dei siti connessi a Teams e dei siti connessi al gruppo con i tipi di modello di sito seguenti:

Siti fuori ambito

I siti seguenti non rientrano nell'ambito ed sono esclusi dal rilevamento delle attività del sito:

• Siti di OneDrive
• Siti creati dagli utenti di sistema
• Siti del catalogo app
• Siti radice
• Siti Home
• Siti di amministrazione tenant
• Siti associati ai canali di Teams condivisi e privati

Modalità dei criteri

I criteri di proprietà del sito supportano due modalità operative:

• Modalità di simulazione : esegue i criteri una sola volta e genera un report senza un'imposizione continua.
• Modalità attiva : viene eseguita mensilmente, genera report, invia notifiche e può applicare azioni di imposizione in base alla configurazione dei criteri.

Per altre informazioni sulle modalità dei criteri nei criteri di gestione del ciclo di vita del sito, vedere Panoramica della gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint.

Creare criteri del sito inattivi

1. Come amministratore di SharePoint, passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e accedere.

2. Nel riquadro di spostamento espandere Criteri e quindi selezionare Gestione del ciclo di vita del sito.

3. In Criteri sito inattivi selezionare Apri.

4. Selezionare + Crea criterio. Esaminare le informazioni gestisci siti inattivi e quindi selezionare Avanti.

   

5. Nel passaggio Imposta ambito criteri scegliere l'opzione ambito criteri e quindi selezionare Avanti.

   

   • Se si seleziona Carica un file CSV con un elenco di un massimo di 10.000 URL, è possibile caricare un elenco di URL del sito di siti selezionati per il criterio.

     

     Consiglio

     • È possibile esportare l'elenco di siti dalla pagina dei siti attivi di SharePoint.
     • Assicurarsi che il file CSV usi lo stesso formato del file CSV di esempio, che non abbia URL duplicati e che gli URL siano validi e completi. 
     • Assicurarsi che gli URL elencati nel file CSV appartengano al dominio del tenant. 

   • Se si sceglie Includi siti con criteri di conservazione e blocchi di conservazione, questa opzione si applica solo ai siti regolati da criteri ed etichette di conservazione di Microsoft Purview. Questa impostazione non influisce sull'inclusione o l'esclusione di siti in uno stato di sola lettura o bloccato.

6. Nel passaggio Configura criteri specificare un periodo di inattività, chi inviare notifiche e quali azioni eseguire dopo tre notifiche. Quindi, scegliere Avanti.

   

   • Scegliere di inviare messaggi di posta elettronica ai proprietari del sito o agli amministratori del sito o a entrambi.

   • Se si prevede di escludere utenti o gruppi, vedere la sezione Esclusione di utenti o gruppi da un criterio (in questo articolo).

   • Personalizzare il contenuto del messaggio di posta elettronica per fornire più contesto e istruzioni ai destinatari del messaggio di posta elettronica.

   • Scegliere azioni di imposizione se non è presente alcuna risposta da parte dei proprietari o degli amministratori del sito dopo tre notifiche.

     Per i siti che non sono certificati o attestati dopo 3 notifiche mensili per uno dei criteri di gestione del ciclo di vita del sito, è possibile eseguire una delle seguenti azioni di imposizione.

     Azione di imposizione	Comportamento dei criteri
     Non eseguire alcuna operazione	I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Dopo questo periodo, non vengono inviate notifiche per i prossimi tre mesi. Se il sito rimane non assegnato dopo sei mesi, riprenderanno le notifiche mensili. Il report sull'esecuzione dei criteri elenca i siti non inseriti come non inseriti dal proprietario del sito. È possibile scaricare questo report e filtrare i siti contrassegnati come non attivi.
     Accesso di sola lettura	I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari della notifica non contrassegnano il sito come attestato durante questo periodo, il sito passa alla modalità di sola lettura.
     Archivio siti dopo il periodo di sola lettura obbligatorio	I proprietari del sito o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari della notifica non contrassegnano il sito come attestato durante questo periodo, il sito passa a una modalità di sola lettura per una durata configurabile (3, 6, 9 o 12 mesi). Dopo il numero di mesi configurato, il sito viene archiviato tramite Microsoft 365 Archivio. L'archiviazione è soggetta all'abilitazione del tenant di Microsoft 365 Archivio nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

     Lo screenshot seguente mostra un esempio di configurazione delle azioni di imposizione per un criterio di attestazione del sito:

     

     Nota

     Se si configura il criterio per eseguire un'azione di imposizione:

     • Le notifiche non verranno inviate dopo l'esito positivo dell'azione dei criteri.
     • Il sito e il relativo stato sono inclusi nel report mensile.

7. Nel passaggio Fine specificare un nome e una descrizione per i criteri e selezionare una modalità criterio. Selezionare quindi Fine.

8. Dopo aver creato il criterio, selezionare Fine.

Dopo aver distribuito i criteri, è possibile visualizzarli e gestirli nel dashboard Dei criteri delsito inattivi per la gestione> del ciclo di vita del sito.

Esclusione di utenti o gruppi da un criterio

È possibile escludere utenti, Gruppi di Microsoft 365 o gruppi di sicurezza specifici dalla ricezione di richieste e notifiche di gestione del ciclo di vita del sito, anche se sono proprietari o amministratori del sito per i siti inclusi in un criterio.

Comportamenti chiave:

• Le esclusioni vengono usate solo per determinare i destinatari delle notifiche.
• L'esclusione di un utente o di un gruppo non modifica le autorizzazioni o la proprietà del sito e non esclude il sito dalla valutazione dei criteri del ciclo di vita
• I siti continuano a essere valutati dal criterio come di consueto.

Limiti:

• È possibile aggiungere fino a 100 voci all'elenco di esclusione.
• Ogni voce può essere un singolo utente, un gruppo di Microsoft 365 o un gruppo di sicurezza
• Il limite di 100 voci si applica al numero di voci, non al numero di utenti all'interno di un gruppo. Ad esempio, un gruppo con più di 100 membri conta come una voce.

Comportamento di esclusione dei gruppi (importante):Group exclusion behavior (important):

• Quando un gruppo viene aggiunto all'elenco di esclusione per un criterio, tale gruppo viene escluso dalle notifiche solo quando il gruppo viene aggiunto direttamente al sito o è un gruppo annidato all'interno di altri gruppi aggiunti direttamente al sito.
• Un membro di un gruppo escluso potrebbe comunque ricevere una notifica se viene aggiunto direttamente al sito o fa parte di un altro gruppo aggiunto direttamente al sito.

Notifiche del sito inattive ai proprietari del sito o agli amministratori del sito

Le notifiche informano i proprietari o gli amministratori del sito di SharePoint quando un sito è inattivo per un numero specificato di mesi. Per mantenere il sito, i destinatari delle notifiche devono selezionare il pulsante Certifica sito nel messaggio di posta elettronica di notifica. Dopo la certificazione, la gestione del ciclo di vita del sito non controlla l'attività del sito per un anno.

Personalizzare le notifiche tramite posta elettronica

Gli amministratori possono personalizzare i messaggi di posta elettronica inviati dai criteri di gestione del ciclo di vita del sito quando i problemi del sito richiedono attenzione.

La personalizzazione del contenuto della posta elettronica consente di migliorare la frequenza di lettura dei messaggi di posta elettronica, migliorando in modo efficace l'efficienza della risposta e migliorando la governance nel tenant.

È possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica nel passaggio di configurazione. Quando si seleziona Personalizza messaggio di posta elettronica da inviare, viene visualizzata la finestra di personalizzazione, come illustrato nello screenshot seguente:

Nella tabella seguente vengono descritte le sezioni che è possibile personalizzare:

Per personalizzare i messaggi di posta elettronica per i criteri esistenti, seguire questa procedura:

1. Selezionare un criterio esistente.

2. Selezionare Modifica configurazione.

3. Trovare l'opzione di personalizzazione della posta elettronica.

Cosa fare se non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica

Non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica se l'impostazione del dominio personalizzato non è configurata o è disattivata.

È necessario configurare l'impostazione Invia notifiche tramite posta elettronica dal dominio nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 prima di poter personalizzare i messaggi di posta elettronica. Se non si configura questa impostazione, viene visualizzato un messaggio di avviso nella parte superiore dell'elenco dei criteri, come illustrato nell'immagine seguente:

È anche possibile che venga visualizzato il messaggio di avviso durante il passaggio di configurazione, come illustrato nello screenshot seguente:

Se in precedenza sono stati personalizzati messaggi di posta elettronica in uno o più criteri, ma in seguito si disattiva l'impostazione Invia notifiche tramite posta elettronica dal dominio nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, viene visualizzata la barra dei messaggi nell'elenco dei criteri e un messaggio di avviso nella finestra di personalizzazione della posta elettronica, come illustrato nello screenshot seguente:

Azioni di imposizione

La tabella seguente riepiloga il comportamento dei criteri del sito inattivi in base all'azione di imposizione selezionata:

Modalità di sola lettura

Un criterio del sito inattivo configurato con l'azione di imposizione di sola lettura invia notifiche per informare i proprietari del sito o gli amministratori del sito quando non c'è alcuna risposta.

Quando un sito passa alla modalità di sola lettura, viene inviata una notifica.

Se un sito è in modalità di sola lettura, al sito viene aggiunto il banner seguente:

Punti importanti sui siti di sola lettura o bloccati

Per i siti che si trovano in uno stato di sola lettura o bloccato, sono previsti i comportamenti seguenti.

• Siti sbloccati: sempre inclusi nell'ambito dei criteri

• Siti di sola lettura bloccati dallo stesso tipo di criteri:

  • Incluso nell'ambito
  • Il report indica che il sito è stato eseguito in precedenza da questo criterio

• Siti di sola lettura bloccati da un tipo di criterio diverso:

  • Escluso dall'ambito dei criteri
  • Un altro criterio già possiede e governa questo sito

• Siti di sola lettura bloccati esternamente (bloccati per motivi diversi dalla gestione del ciclo di vita del sito):

  • Incluso nell'ambito
  • I blocchi esterni non impediscono che il sito venga valutato dai criteri

• Siti senza accesso (completamente bloccati):

  • Incluso nell'ambito, ma non viene eseguita alcuna azione di imposizione
  • Il criterio ignora l'azione perché il sito è già in uno stato di accesso bloccato senza accesso

Si tratta di comportamenti predefiniti che non possono essere modificati tramite configurazioni di criteri.

Rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura

Per rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, passare alla pagina Siti attivi , selezionare il sito e quindi selezionare Sblocca nel pannello della pagina del sito.

I proprietari del sito non possono rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura e devono contattare l'amministratore del tenant per rimuovere la modalità di sola lettura.

Annullare l'archiviazione di un sito

Per annullare l'archiviazione di un sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, espandere Siti e selezionare Siti archiviati. Selezionare il sito di cui si vuole annullare l'archiviazione e selezionare Riattiva.

Creazione di report

Il report sull'esecuzione dei criteri elenca i siti che sono inattivi per sei mesi. È possibile scaricare il report come file di .csv e filtrare i siti che i proprietari del sito considerano non attivi.

Nella tabella seguente vengono descritte le informazioni incluse nel report di esecuzione dei criteri:

Per ogni tipo di criterio di gestione del ciclo di vita del sito, ad esempio i criteri di proprietà del sito, i criteri del sito inattivi e i criteri di attestazione del sito, se si creano più criteri con lo stesso tipo, i messaggi di posta elettronica di notifica non vengono ripetuti. Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio di quel tipo e il sito rimane non certificato, non vengono inviate altre notifiche. Il report sull'esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notificato da un altro criterio".

Ad esempio, se un sito è coperto da due criteri del sito inattivi diversi e riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dal primo criterio, il secondo criterio non invia altre notifiche entro i successivi 30 giorni se il sito rimane non certificato.

È consigliabile che i criteri dello stesso tipo non abbiano ambiti sovrapposti. Se i siti rientrano nell'ambito di più criteri dello stesso tipo, la pianificazione delle notifiche e le azioni di imposizione nel sito potrebbero diventare imprevedibili.

Configurare messaggi di posta elettronica interattivi per i criteri SLM negli ambienti cloud del governo degli Stati Uniti

Negli ambienti us government cloud (GCC High e DoD) un amministratore tenant deve completare una configurazione unica aggiuntiva per i criteri di gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint (SLM) per usare i messaggi interattivi. Questo passaggio consente di garantire che i messaggi di posta elettronica di notifica dei criteri vengano visualizzati e funzionino correttamente. Ad esempio, gli amministratori del sito e i proprietari del sito possono eseguire azioni direttamente dalla posta elettronica.

A differenza di altri ambienti cloud commerciali, i tenant GCC High e DoD richiedono l'approvazione esplicita dell'amministratore del provider di messaggi interattivi prima di poter inviare messaggi di posta elettronica interattivi. Senza questa approvazione, i messaggi di posta elettronica dei criteri SLM vengono recapitati, ma i pulsanti di azione non funzionano come previsto.

Approvare il provider di messaggi interattivi SLM

1. Passare al portale di amministrazione di Outlook Actionable Messages - Connectors per GCCH o DoD e accedere.

2. Nel filtro Stato provider selezionare Approvato da Microsoft - In sospeso l'approvazione.

3. Individuare il provider denominato InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Selezionare il provider e quindi selezionare Approva.

Dopo aver approvato il provider, le notifiche dei criteri SLM inviano messaggi interattivi.

Verificare che i messaggi interattivi siano abilitati per il tenant

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito usano messaggi interattivi di Outlook per consentire ai proprietari del sito o agli amministratori del sito di intraprendere le azioni necessarie usando i collegamenti all'interno dei messaggi di posta elettronica.

• Per il rendering corretto delle notifiche, assicurarsi che l'organizzazione soddisfi i requisiti di versione di Outlook.
• Per risolvere i problemi di rendering, vedere le domande frequenti.

Risoluzione dei problemi relativi ai messaggi interattivi

Se i messaggi interattivi non funzionano come previsto, provare a seguire questa procedura:

• Assicurarsi che il InactiveSiteOAMProviderGCCH provider si trova in uno stato approvato.
• Tempo sufficiente. La propagazione delle modifiche può richiedere fino a 24 ore.

Articoli correlati

• Criteri di scadenza del gruppo di Microsoft 365

• Ripristinare siti eliminati

• Panoramica di Microsoft 365 Archivio