Limitare l'individuazione di siti e contenuti di SharePoint

Le organizzazioni che si preparano per Microsoft 365 Copilot spesso hanno bisogno di tempo per esaminare i siti di SharePoint, convalidare le autorizzazioni e implementare controlli di governance prima di rendere il contenuto individuabile su larga scala. L'individuazione con restrizioni del contenuto consente di limitare l'individuazione del contenuto da siti di SharePoint specifici durante l'esecuzione di tali revisioni.

Quando si abilita l'individuazione contenuto con restrizioni per un sito, il contenuto di tale sito non viene visualizzato nelle esperienze di ricerca e Microsoft 365 Copilot a livello di organizzazione, a meno che un utente non interagisca di recente con il contenuto. Questa restrizione consente di ridurre la probabilità di individuazione accidentale del contenuto durante la valutazione delle autorizzazioni e dei controlli di governance.

Quando a un sito sono applicati criteri di individuazione contenuto con restrizioni, è visibile un tag Con restrizioni, come illustrato nello screenshot seguente:

L'individuazione contenuto con restrizioni è progettata come un controllo di governance temporaneo che consente alle organizzazioni di esaminare e ridimensionare correttamente l'accesso continuando la distribuzione copilot.

Quando usare l'individuazione contenuto con restrizioni

Usare Individuazione contenuto con restrizioni per i siti che potrebbero richiedere una revisione aggiuntiva prima che diventino individuabili su larga scala tramite ricerca e Microsoft 365 Copilot.

Gli scenari comuni includono:

• Siti ad alto rischio di sovrasollamento.
• Siti sottoposti a revisione delle autorizzazioni.
• Implementazioni Microsoft 365 Copilot in più fasi.
• Iniziative di governance che richiedono la convalida del contenuto prima di un'individuazione più ampia.

Ad esempio, è possibile applicare temporaneamente l'individuazione contenuto con restrizioni a un gruppo di siti Finance o Human Resources mentre i proprietari del sito esaminano le autorizzazioni e l'accesso. Al termine della revisione, è possibile rimuovere la restrizione e consentire ai siti di diventare nuovamente individuabili.

Prima di abilitare l'individuazione contenuto con restrizioni, è consigliabile usare uno o più degli strumenti e dei report seguenti per identificare i siti che richiedono la revisione:

• Agente Amministrazione SharePoint
• Valutazione della gestione dei contenuti
• Report sulla governance dell'accesso ai dati

Funzionamento dell'individuazione contenuto con restrizioni

Individuazione contenuto con restrizioni è un'impostazione a livello di sito. Quando si attiva l'impostazione, i sistemi di ricerca di Microsoft 365 la propagano in modo che il contenuto del sito non venga visualizzato nelle esperienze di individuazione a livello di organizzazione.

Anche quando l'individuazione contenuto con restrizioni è abilitata:

• Le autorizzazioni del sito rimangono invarite.
• Gli utenti possono continuare ad accedere al contenuto a cui hanno già l'autorizzazione per l'accesso.
• Gli utenti possono comunque individuare il contenuto di cui sono proprietari o con cui hanno recentemente interagito.
• La funzionalità non rimuove il contenuto dall'indice di ricerca di Microsoft 365.

Poiché l'impostazione deve propagarsi tra i sistemi di indicizzazione, gli aggiornamenti possono richiedere tempo per diventare completamente efficaci. La quantità di tempo dipende dalle dimensioni del sito e dal numero di aggiornamenti simultanei elaborati.

Prerequisiti

Prima di configurare l'individuazione contenuto con restrizioni:

1. Esaminare i prerequisiti di Gestione avanzata SharePoint, tra cui:

   • Requisiti del modulo PowerShell per SharePoint Online
   • Assegnazioni di ruolo del controllo degli accessi in base al ruolo

2. Assicurarsi che l'organizzazione disponga di una licenza di Microsoft 365 Copilot. L'individuazione contenuto con restrizioni è destinata a scenari di distribuzione e governance Microsoft 365 Copilot.

Abilitare l'individuazione contenuto con restrizioni per un sito

È possibile abilitare l'individuazione contenuto con restrizioni dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint o tramite PowerShell.

Usare l'interfaccia di amministrazione di SharePoint

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Siti e selezionare Siti attivi.

2. Selezionare il sito da configurare.

3. Aprire la scheda Impostazioni e quindi attivare Limita contenuto da Microsoft 365 Copilot.

   

4. Seleziona Salva.

Usare PowerShell.

Aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Rimuovere l'individuazione contenuto con restrizioni da un sito

Per disabilitare l'individuazione contenuto con restrizioni per un sito, aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false

Applicare l'individuazione contenuto con restrizioni a più siti

Le organizzazioni spesso devono applicare l'individuazione contenuto con restrizioni in gruppi di siti di grandi dimensioni durante la distribuzione copilot o le iniziative di governance. L'applicazione bulk consente agli amministratori di applicare la funzionalità alle raccolte di siti invece di configurare i siti singolarmente.

Le operazioni bulk mantengono il comportamento di individuazione contenuto con restrizioni esistente:

• L'individuazione contenuto con restrizioni rimane una proprietà a livello di sito.
• I siti in cui è già abilitata l'individuazione contenuto con restrizioni non vengono modificati.
• Le autorizzazioni esistenti rimangono invariate.
• Standard comportamento di propagazione continua ad essere applicato.

Quando si pianificano operazioni in blocco, tenere presenti le considerazioni seguenti:

• Le protezioni di servizio e i limiti di limitazione si applicano alle operazioni bulk.
• Gli aggiornamenti su larga scala possono aumentare il tempo di propagazione.
• I siti contenenti più di 500.000 elementi possono richiedere un tempo di elaborazione prolungato prima che gli aggiornamenti vengano completamente rispecchiati nella ricerca e nella Microsoft 365 Copilot.

Delegare la gestione agli amministratori del sito

Per impostazione predefinita, solo gli amministratori di SharePoint possono gestire l'individuazione contenuto con restrizioni.

Se si vuole che gli amministratori del sito gestino l'impostazione per i propri siti, abilitare la delega usando il comando di PowerShell seguente:

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Per verificare lo stato della delega, eseguire:

Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement

Quando la delega è abilitata, gli amministratori del sito possono gestire l'individuazione contenuto con restrizioni per i propri siti.

Se un amministratore del sito apporta una modifica alle impostazioni di individuazione contenuto con restrizioni, deve fornire una giustificazione per la modifica.

Controllare lo stato di individuazione contenuto con restrizioni per un sito

Aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Get-SPOSite -Identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Monitorare l'individuazione contenuto con restrizioni nel tenant

Gli amministratori possono usare PowerShell per generare report che identificano i siti in cui è abilitato l'individuazione contenuto con restrizioni.

Generare un report

Aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Visualizzare lo stato del report

Aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Scaricare un report

Aprire PowerShell come amministratore ed eseguire il comando seguente:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Controllo

Gli eventi di controllo sono disponibili tramite le attività del log di controllo di Microsoft Purview per le attività che coinvolgono l'individuazione di contenuto con restrizioni.

Questi eventi includono:

• Abilitazione dell'individuazione contenuto con restrizioni.
• Disabilitazione dell'individuazione contenuto con restrizioni.
• Giustificazioni fornite quando vengono eseguiti aggiornamenti all'impostazione.

Domande frequenti

L'organizzazione è idonea per l'uso dell'individuazione contenuto con restrizioni?

I clienti con licenza per Copilot e che dispongono di gestione avanzata di SharePoint possono configurare l'individuazione contenuto con restrizioni. Vedere Prerequisiti per La gestione avanzata di SharePoint.

L'individuazione contenuto con restrizioni modifica le autorizzazioni utente?

No. L'individuazione contenuto con restrizioni influisce sull'individuabilità e non sulle autorizzazioni di accesso. Gli utenti che hanno già accesso al contenuto possono continuare ad accedervi.

Quali esperienze di ricerca sono interessate?

L'individuazione contenuto con restrizioni influisce sulle esperienze di ricerca a livello di organizzazione (home page di SharePoint, Office.com, Bing) e sugli scenari di individuazione Microsoft 365 Copilot, incluse le esperienze che si basano sull'individuazione del contenuto a livello di tenant. L'individuazione contenuto con restrizioni non influisce anche sulle esperienze che operano sul contenuto già in uso dall'utente, ad esempio il riepilogo di un documento aperto.

In che modo l'individuazione contenuto con restrizioni influisce sull'esperienza dell'utente finale in SharePoint?

L'individuazione contenuto con restrizioni limita l'utilizzo delle funzionalità basate su intelligenza artificiale in SharePoint. Gli utenti non vedono punti di ingresso come il pulsante Copilot, i menu azioni di intelligenza artificiale (inclusa la creazione di agenti) o Crea pagine con intelligenza artificiale.

L'individuazione contenuto con restrizioni influisce sulle funzionalità di Microsoft Purview?

No. L'individuazione contenuto con restrizioni non rimuove il contenuto dall'indice di ricerca. Le funzionalità di Microsoft Purview, ad esempio eDiscovery e l'etichettatura automatica, continuano a funzionare.

Quanto tempo occorre per rendere effettivi gli aggiornamenti all'individuazione contenuto con restrizioni?

Individuazione contenuto con restrizioni è una proprietà a livello di sito. La latenza degli aggiornamenti degli indici dipende in modo elevato dal numero di elementi nel sito e dal numero di siti aggiornati contemporaneamente. Per i siti con più di 500.000 elementi, un aggiornamento all'individuazione contenuto con restrizioni potrebbe richiedere più di una settimana per elaborare e riflettere completamente le esperienze di ricerca e Copilot.

In che modo l'individuazione di contenuti limitati si inserisce in una strategia di preparazione di Copilot?

L'individuazione contenuto con restrizioni consente alle organizzazioni di limitare temporaneamente l'individuazione dei siti selezionati mentre vengono esaminati i controlli di autorizzazioni, proprietà e governance. Si tratta di un componente di una più ampia strategia di governance e preparazione di Copilot. Vedere le risorse seguenti:

• Proteggere e gestire Microsoft 365 Copilot: linee guida per la distribuzione di base
• Prepararsi per Microsoft 365 Copilot e agenti con Gestione avanzata SharePoint

Passaggi successivi

• Esaminare i report sulla governance dell'accesso ai dati per i siti di SharePoint e OneDrive
• Implementare i criteri di gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint
• Vedere Valutare lo stato di gestione dei contenuti dell'organizzazione