Gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito in Gestione avanzata di Microsoft SharePoint consentono di mantenere la governance del sito su larga scala. Questi criteri automatizzano le attività di governance comuni, in modo che i siti rimangano attivi, di proprietà corretta e regolarmente esaminati per tutto il ciclo di vita.

Video: Panoramica della gestione avanzata di SharePoint

Il video seguente offre una panoramica della gestione del ciclo di vita del sito di SharePoint:

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito non eliminano direttamente i siti di SharePoint. Al contrario, i criteri notificano i proprietari e gli amministratori del sito ed eserci chino azioni in base alla configurazione dei criteri.

Quando l'organizzazione crea più siti di SharePoint, siti connessi a Microsoft Teams e siti connessi a gruppi di Microsoft 365, diventa sempre più difficile per gli amministratori identificare manualmente siti inattivi, siti senza proprietario o siti che non soddisfano più i requisiti aziendali. I criteri di gestione del ciclo di vita del sito consentono di automatizzare questi processi di governance monitorando i siti, notificando agli utenti responsabili, raccogliendo risposte e eseguendo azioni di imposizione quando necessario.

Vantaggi della gestione del ciclo di vita del sito

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito consentono di:

  • Ridurre il numero di siti inattivi o abbandonati.
  • Identificare e indirizzare i siti con proprietà insufficiente.
  • Verificare che i siti continuino a servire uno scopo aziendale valido.
  • Migliorare la conformità ai requisiti di governance dell'organizzazione.
  • Automatizzare i flussi di lavoro di notifiche, creazione di report e correzione.
  • Mantenere un ambiente SharePoint più sano e gestibile.

Tipi di criteri di gestione del ciclo di vita del sito

La gestione del ciclo di vita del sito include tre tipi di criteri che affrontano diversi scenari di governance.

Screenshot dei criteri di gestione del ciclo di vita del sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Tipo di criterio Finalità
Criteri di proprietà del sito Consente di garantire che i siti abbiano il numero richiesto di proprietari o amministratori del sito.
Criteri del sito inattivi Identifica i siti non attivi per un periodo di tempo specificato.
Criteri di attestazione del sito Richiede la conferma periodica che un sito è ancora necessario e soddisfa i requisiti dell'organizzazione.

Usare questi criteri in modo indipendente o insieme per creare una strategia di governance completa del sito.

Criteri di proprietà del sito

I criteri di proprietà del sito consentono di garantire che ogni sito abbia persone responsabili della gestione. È possibile definire i requisiti di proprietà, tra cui:

  • Se la proprietà è basata sui proprietari del sito, sugli amministratori del sito o su entrambi.
  • Numero minimo di proprietari o amministratori necessari per un sito.
  • Quali utenti ricevono notifiche quando non vengono soddisfatti i requisiti di proprietà.

Ad esempio, è possibile richiedere a tutti i siti di avere almeno due proprietari di siti. Se un sito scende al di sotto di tale soglia, il criterio può notificare ai destinatari designati e richiedere azioni correttive.

I criteri di proprietà del sito consentono di ridurre il rischio di siti senza proprietario e di migliorare la continuità amministrativa quando gli utenti cambiano ruolo o lasciano l'organizzazione.

Per altre informazioni, vedere Creare un criterio di proprietà del sito di SharePoint.

Criteri del sito inattivi

I criteri dei siti inattivi consentono di identificare i siti che non mostrano più attività aziendali significative. Il criterio valuta l'attività in SharePoint e nei carichi di lavoro connessi, ad esempio Microsoft Teams, Exchange e Viva Engage, per determinare se un sito rimane attivo.

Quando un sito supera la soglia di inattività configurata, i criteri possono notificare ai proprietari del sito o agli amministratori del sito e richiedere la conferma che il sito è ancora in uso. Usare i criteri del sito inattivi per:

  • Ridurre l'espansione del contenuto.
  • Identificare gli spazi di collaborazione abbandonati.
  • Migliorare la gestione dell'archiviazione.
  • Supportare gli obiettivi di governance a lungo termine.

Per altre informazioni, vedere Gestire i siti inattivi usando i criteri del sito inattivi.

Criteri di attestazione del sito

I criteri di attestazione del sito consentono alle organizzazioni di verificare periodicamente che i siti rimangano necessari, rilevanti per l'azienda e conformi ai requisiti di governance interni. A differenza dei criteri del sito inattivi, che si concentrano sull'attività rilevata, i criteri di attestazione del sito richiedono una revisione esplicita da parte dei proprietari del sito designati o degli amministratori del sito.

Usare i criteri di attestazione per:

  • Verificare che un sito sia ancora necessario.
  • Convalidare la proprietà e la responsabilità.
  • Esaminare lo scopo del sito e la giustificazione aziendale.
  • Supportare i programmi di governance e conformità.

Per altre informazioni, vedere Richiedere attestazioni di siti ricorrenti per i siti di SharePoint.

Esecuzione dei criteri e notifiche

Tutti i criteri di gestione del ciclo di vita del sito supportano due modalità operative:

  • Modalità di simulazione : esegue i criteri una sola volta e genera un report senza un'imposizione continua.
  • Modalità attiva : esegue i criteri in base a una pianificazione ricorrente, genera report e invia notifiche ai destinatari designati.

Le notifiche dei criteri usano i messaggi interattivi di Outlook, in modo che i destinatari possano completare le azioni di governance direttamente dalla posta elettronica. È anche possibile configurare le risorse di messaggistica, indicazioni e supporto.

Azioni di imposizione

Dopo più tentativi di notifica, i criteri di gestione del ciclo di vita del sito possono eseguire azioni di imposizione quando non viene ricevuta alcuna risposta. A seconda del tipo di criterio, le azioni disponibili includono:

  • Non intraprendere alcuna azione e continuare a creare report.
  • Impostare i siti in modalità di sola lettura.
  • Archivio siti dopo un periodo di sola lettura configurabile usando Microsoft 365 Archivio.

Queste opzioni di imposizione consentono alle organizzazioni di bilanciare il self-service degli utenti con i requisiti di governance.

Creazione di report e monitoraggio

Ogni esecuzione dei criteri genera report che consentono agli amministratori di comprendere i risultati dei criteri e identificare i siti che richiedono attenzione. I report possono includere informazioni quali:

  • Stato di proprietà del sito.
  • Stato dell'attività del sito.
  • Cronologia delle notifiche.
  • Azioni di imposizione.
  • Metadati del sito e dettagli di configurazione.

Usare questi report per monitorare le tendenze di governance e assegnare priorità alle attività di correzione.

Molte organizzazioni ottengono i migliori risultati combinando tutti e tre i tipi di criteri:

Insieme, questi criteri consentono di mantenere un ambiente SharePoint sicuro, ben governato e sostenibile.

  • Last updated on