Restreindre la découverte des sites et du contenu SharePoint

Les organisations qui se préparent à Microsoft 365 Copilot ont souvent besoin de temps pour passer en revue les sites SharePoint, valider les autorisations et implémenter des contrôles de gouvernance avant de rendre le contenu largement détectable. La découverte de contenu restreinte (RCD) vous permet de limiter la découverte de contenu à partir de sites SharePoint spécifiques pendant que ces révisions ont lieu.

Lorsque vous activez la découverte de contenu restreint pour un site, le contenu de ce site n’apparaît pas dans les expériences de recherche et de Microsoft 365 Copilot à l’échelle de organization, sauf si un utilisateur a récemment interagi avec le contenu. Cette restriction permet de réduire la probabilité de découverte accidentelle de contenu pendant l’évaluation des autorisations et des contrôles de gouvernance.

Lorsqu’une stratégie de découverte de contenu restreint est appliquée à un site, une balise Restricted est visible, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Capture d’écran montrant le marqueur Restreint pour un site couvert par la découverte de contenu restreint.

La découverte de contenu restreinte est conçue comme un contrôle de gouvernance temporaire qui donne aux organisations le temps d’examiner et de dimensionner correctement l’accès tout en continuant leur déploiement Copilot.

Remarque

  • La découverte de contenu restreinte ne modifie pas les autorisations existantes. Les utilisateurs qui ont déjà accès au contenu peuvent continuer à accéder directement à ce contenu.
  • Vous ne pouvez appliquer cette fonctionnalité qu’aux sites SharePoint. Il n’est pas pris en charge pour les sites OneDrive.
  • La découverte de contenu restreinte n’affecte pas les recherches qui proviennent du contexte du site ou d’autres expériences intelligentes telles que le flux et les recommandations Microsoft 365.

Attention

Utilisez la découverte de contenu restreint de manière sélective. Une utilisation excessive peut réduire la quantité de contenu disponible pour la recherche et la Microsoft 365 Copilot, ce qui peut affecter l’exhaustivité et la pertinence des résultats de recherche et des réponses générées par l’IA.

Quand utiliser la découverte de contenu restreint

Utilisez la découverte de contenu restreint pour les sites qui peuvent nécessiter une révision supplémentaire avant qu’ils ne deviennent largement détectables par le biais de la recherche et de la Microsoft 365 Copilot.

Les scénarios courants sont les suivants :

  • Sites présentant un risque élevé de surpartage.
  • Sites faisant l’objet d’une révision des autorisations.
  • Déploiements Microsoft 365 Copilot par phases.
  • Les initiatives de gouvernance qui nécessitent une validation du contenu avant une découverte plus large.

Par exemple, vous pouvez appliquer temporairement la découverte de contenu restreint à un groupe de sites Finance ou Human Resources pendant que les propriétaires de sites passent en revue les autorisations et l’accès. Une fois la révision terminée, vous pouvez supprimer la restriction et autoriser les sites à redevenir détectables.

Avant d’activer la découverte de contenu restreint, envisagez d’utiliser un ou plusieurs des outils et rapports suivants pour identifier les sites qui nécessitent une révision :

Fonctionnement de la découverte de contenu restreint

La découverte de contenu restreinte est un paramètre au niveau du site. Lorsque vous activez le paramètre, les systèmes de recherche Microsoft 365 le propagent afin que le contenu du site n’apparaisse pas dans les expériences de découverte à l’échelle de organization.

Même lorsque la découverte de contenu restreint est activée :

  • Les autorisations de site restent les mêmes.
  • Les utilisateurs peuvent continuer à accéder au contenu auquel ils sont déjà autorisés à accéder.
  • Les utilisateurs peuvent toujours découvrir le contenu qu’ils possèdent ou avec lequel ils ont récemment interagi.
  • La fonctionnalité ne supprime pas le contenu de l’index de recherche Microsoft 365.

Étant donné que le paramètre doit se propager entre les systèmes d’indexation, les mises à jour peuvent prendre du temps pour devenir pleinement effectives. La durée dépend de la taille du site et du nombre de mises à jour simultanées traitées.

Configuration requise

Avant de configurer la découverte de contenu restreint :

  1. Passez en revue les prérequis de la gestion avancée de SharePoint, notamment :

  2. Vérifiez que votre organization dispose d’une licence Microsoft 365 Copilot. La découverte de contenu restreinte est destinée aux scénarios de déploiement et de gouvernance Microsoft 365 Copilot.

Activer la découverte de contenu restreint pour un site

Vous pouvez activer la découverte de contenu restreint à partir du Centre d’administration SharePoint ou à l’aide de PowerShell.

Remarque

Mises à jour peut prendre du temps à se propager dans les expériences de recherche et de Microsoft 365 Copilot.

Utiliser le Centre d’administration SharePoint

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, développez Sites , puis sélectionnez Sites actifs.

  2. Sélectionnez le site que vous souhaitez configurer.

  3. Ouvrez l’onglet Paramètres, puis activez Restreindre le contenu de Microsoft 365 Copilot.

    Capture d’écran de l’onglet Paramètres dans lequel vous pouvez activer la découverte de contenu restreint.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser PowerShell

Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Supprimer la découverte de contenu restreint d’un site

Pour désactiver la découverte de contenu restreint pour un site, ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false

Appliquer la découverte de contenu restreint à plusieurs sites

Les organisations doivent souvent appliquer la découverte de contenu restreint sur de grands groupes de sites pendant les initiatives de déploiement ou de gouvernance Copilot. L’application en bloc permet aux administrateurs d’appliquer la fonctionnalité à des collections de sites au lieu de configurer des sites individuellement.

Les opérations en bloc conservent le comportement de découverte de contenu restreint existant :

  • La découverte de contenu restreinte reste une propriété au niveau du site.
  • Les sites qui ont déjà activé la découverte de contenu restreint ne sont pas modifiés.
  • Les autorisations existantes restent inchangées.
  • Standard comportement de propagation continue de s’appliquer.

Lorsque vous planifiez des opérations en bloc, gardez les considérations suivantes à l’esprit :

  • Les garde-fous de service et les limites de limitation s’appliquent aux opérations en bloc.
  • Les mises à jour à grande échelle peuvent augmenter le temps de propagation.
  • Les sites contenant plus de 500 000 éléments peuvent nécessiter un temps de traitement prolongé avant que les mises à jour ne soient entièrement reflétées dans la recherche et la Microsoft 365 Copilot.

Déléguer la gestion aux administrateurs de site

Par défaut, seuls les administrateurs SharePoint peuvent gérer la découverte de contenu restreint.

Si vous souhaitez que les administrateurs de site gèrent le paramètre de leurs propres sites, activez la délégation à l’aide de la commande PowerShell suivante :

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Pour vérifier les status de délégation, exécutez :

Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement

Lorsque la délégation est activée, les administrateurs de site peuvent gérer la découverte de contenu restreint pour leurs sites.

Capture d’écran montrant le paramètre Restreindre le contenu de M365 Copilot.

Si un administrateur de site apporte une modification aux paramètres de découverte de contenu restreint, il doit fournir une justification pour la modification.

Capture d’écran montrant la boîte de dialogue Justication obligatoire.

Vérifier les status de découverte de contenu restreint pour un site

Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Get-SPOSite -Identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Surveiller la découverte de contenu restreint sur votre locataire

Les administrateurs peuvent utiliser PowerShell pour générer des rapports qui identifient les sites où la découverte de contenu restreint est activée.

Générer un rapport

Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Afficher les status de rapport

Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Télécharger un rapport

Ouvrez PowerShell en tant qu’administrateur et exécutez la commande suivante :

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Conseil

Si un site est configuré pour la découverte de contenu restreint, mais qu’il continue d’apparaître dans les résultats de recherche, prévoyez le temps de propagation de l’index et passez en revue le nombre d’éléments stockés dans le site. Les sites volumineux peuvent nécessiter un temps de traitement supplémentaire avant que les modifications ne soient entièrement reflétées.

Audit

Les événements d’audit sont disponibles via les activités du journal d’audit Microsoft Purview pour les activités impliquant la découverte de contenu restreint.

Il peut s’agir notamment des événements suivants :

  • Activation de la découverte de contenu restreint.
  • Désactivation de la découverte de contenu restreint.
  • Justifications fournies lorsque des mises à jour sont apportées au paramètre.

Foire aux questions

Mon organization peut-il utiliser la découverte de contenu restreint ?

Les clients disposant d’une licence pour Copilot et disposant d’une gestion avancée SharePoint peuvent configurer la découverte de contenu restreint. Voir Prérequis pour la gestion avancée de SharePoint.

La découverte de contenu restreint modifie-t-elle les autorisations des utilisateurs ?

Non. La découverte de contenu restreinte affecte la détectabilité, et non les autorisations d’accès. Les utilisateurs qui ont déjà accès au contenu peuvent continuer à y accéder.

Quelles expériences de recherche sont affectées ?

La découverte de contenu restreinte affecte les expériences de recherche à l’échelle du organization (accueil SharePoint, Office.com, Bing) et les scénarios de découverte de Microsoft 365 Copilot, y compris les expériences qui reposent sur la découverte de contenu à l’échelle du locataire. La découverte de contenu restreinte n’affecte pas non plus les expériences qui fonctionnent sur du contenu déjà utilisé par l’utilisateur, comme le résumé d’un document ouvert.

Comment la découverte de contenu restreint affecte-t-elle l’expérience de l’utilisateur final dans SharePoint ?

La découverte de contenu restreinte limite l’utilisation des fonctionnalités basées sur l’IA dans SharePoint. Les utilisateurs ne voient pas les points d’entrée tels que le bouton Copilot, les menus d’actions IA (y compris la création d’agents) ou Créer des pages avec IA.

La découverte de contenu restreint affecte-t-elle les fonctionnalités de Microsoft Purview ?

Non. La découverte de contenu restreinte ne supprime pas le contenu de l’index de recherche. Les fonctionnalités de Microsoft Purview telles que l’eDiscovery et l’étiquetage automatique continuent de fonctionner.

Combien de temps faut-il pour que les mises à jour de la découverte de contenu restreint prennent effet ?

La découverte de contenu restreinte est une propriété au niveau du site. La latence de mise à jour d’index dépend fortement du nombre d’éléments dans le site et du nombre de sites mis à jour en même temps. Pour les sites contenant plus de 500 000 éléments, une mise à jour de la découverte de contenu restreint peut prendre plus d’une semaine pour traiter et refléter entièrement les expériences de recherche et Copilot.

Comment la découverte de contenu restreint s’intègre-t-elle dans une stratégie de préparation Copilot ?

La découverte de contenu restreinte aide les organisations à limiter temporairement la découverte des sites sélectionnés pendant que les autorisations, la propriété et les contrôles de gouvernance sont examinés. Il s’agit d’un composant d’une stratégie plus large de gouvernance Et de préparation à Copilot pour SharePoint. Consultez les ressources suivantes :

Étapes suivantes

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