Créer une stratégie de propriété de site SharePoint

Les fonctionnalités de gestion du cycle de vie du site dans Microsoft SharePoint Advanced Management aident vos organization à améliorer la gouvernance des sites par le biais de stratégies automatisées que les administrateurs SharePoint configurent dans le Centre d’administration SharePoint.

Les stratégies de propriété de site vous aident à surveiller et à appliquer automatiquement les exigences de propriété du site dans votre organization. Ces stratégies vous permettent de définir qui doit être responsable de chaque site, de définir le nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs et d’automatiser les notifications lorsque les sites ne répondent pas aux critères spécifiés. En identifiant régulièrement les sites non conformes et en invitant les utilisateurs à prendre des mesures, les stratégies de propriété de site prennent en charge une gestion efficace des sites, réduisent le risque de sites sans propriétaire et aident à maintenir la sécurité et la conformité dans votre environnement SharePoint.

De quoi avez-vous besoin pour créer une stratégie de propriété de site ?

Critères de licence

Votre organization doit disposer des licences appropriées et répondre à certaines autorisations ou rôles administratifs pour utiliser la fonctionnalité décrite dans cet article.

Tout d’abord, votre organisation doit avoir l’une des licences de base suivantes :

• Office 365 E3, E5 pi A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

En outre, vous avez besoin d’au moins une de ces licences :

• Microsoft 365 Copilot licence : au moins un utilisateur de votre organization doit se voir attribuer une licence Copilot (cet utilisateur n’a pas besoin d’être administrateur SharePoint).
• Licence Microsoft SharePoint Advanced Management : Disponible en tant qu’achat autonome.

Configuration requise pour l’administrateur(-trice)

Vous devez être administrateur(-trice) SharePoint ou disposer d’autorisations équivalentes.

Informations supplémentaires

Si votre organisation dispose d’une licence Copilot et qu’au moins une personne de votre organisation se voit attribuer une licence Copilot, les administrateurs SharePoint ont automatiquement accès aux fonctionnalités de gestion avancée sharePoint nécessaires au déploiement de Copilot.

Pour les organisations sans licence Copilot, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion avancée sharePoint en achetant une licence SharePoint Advanced Management autonome.

Comment fonctionnent les stratégies de propriété de site ?

Étendue des stratégies de propriété de site

Vous pouvez créer différentes stratégies avec différentes étendues en fonction des exigences de votre organization.

Vous pouvez choisir les sites à étendre sous la stratégie en fonction des modèles de site, des sources de création, des étiquettes de confidentialité et inclure des sites sous des stratégies de rétention et des conservations de rétention. Si vous souhaitez exclure des sites spécifiques, vous pouvez ajouter les URL de site de jusqu’à 100 sites dans la section Exclure des sites lors de la configuration de la stratégie.

Modes de stratégie

Lors de la configuration d’une stratégie de cycle de vie de site, vous pouvez choisir entre une stratégie de simulation et une stratégie active.

Mode simulation

La stratégie de simulation s’exécute une seule fois et génère un rapport basé sur les paramètres définis. En cas d’échec, vous devez le supprimer et en créer un nouveau. Une fois que vous avez validé une stratégie de simulation, vous pouvez la convertir en stratégie active.

Mode actif

La stratégie active s’exécute tous les mois, générant des rapports et envoyant des notifications aux propriétaires de site pour confirmer la status du site. S’il échoue pendant un mois particulier, il s’exécute à nouveau selon la planification suivante. La stratégie applique des actions sur les sites qui restent noncertifiés ou non testés par le propriétaire ou l’administrateur du site, à condition que vous l’mettez en place pour prendre des mesures d’application.

Critères de propriété

Différentes organisations ont des besoins différents. Les stratégies de propriété de site vous permettent de personnaliser la façon dont la propriété est déterminée en vous permettant d’effectuer les actions suivantes :

• Choisissez qui est responsable de la gestion d’un site dans votre organization : propriétaires de site, administrateurs de site, ou les deux.
• Définissez le nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs qu’un site doit avoir (actuellement jusqu’à deux).

La stratégie identifie tous les sites qui ne sont pas conformes aux critères de propriété configurés et génère le rapport. Si votre stratégie est active, elle envoie Notifications par e-mail pour les sites identifiés.

Choisissez deux comme nombre minimal de propriétaires afin que les sites avec un seul propriétaire soient identifiés et qu’un autre propriétaire soit ajouté immédiatement. Le fait d’avoir plusieurs propriétaires de site permet de réduire le risque que les sites deviennent sans propriétaire.

Comment pouvez-vous résoudre les incompatibilités d’ID utilisateur avant d’exécuter la stratégie de propriété du site ?

Avant d’exécuter une stratégie de propriété de site, résolvez les incompatibilités d’ID utilisateur pour garantir des résultats de propriété précis pour chaque site. Parfois, si vous supprimez et recréez ultérieurement un propriétaire de site, les références de propriété peuvent pointer vers un PUID ancien et inexistant. En tant qu’administrateur client, corrigez ces incompatibilités en exécutant le diagnostic d’incompatibilité de l’ID utilisateur du site.

Créer une stratégie de propriété de site

Pour créer une stratégie de propriété de site, procédez comme suit :

1. En tant qu’administrateur SharePoint, accédez au Centre d’administration SharePoint et connectez-vous.

2. Dans le volet de navigation, développez Stratégies, puis sélectionnez Gestion du cycle de vie du site.

   

3. Sous Stratégies de propriété du site, sélectionnez Ouvrir. Ensuite, sélectionnez + Créer une stratégie.

4. Dans la page Gérer la propriété des sites , passez en revue les informations, puis sélectionnez Suivant.

   

5. À l’étape Définir l’étendue de la stratégie, choisissez vos paramètres d’étendue de stratégie, puis sélectionnez Suivant.

   

   Si vous sélectionnez Charger un fichier CSV avec une liste de jusqu’à 10 000 URL, vous pouvez charger une liste d’URL de site de sites sélectionnés pour la stratégie.

   

   Conseil

   • Vous pouvez exporter la liste des sites à partir de la page sites actifs SharePoint.
   • Vérifiez que le fichier CSV utilise le même format que l’exemple de fichier CSV et qu’il n’a pas d’URL dupliquées et que ces URL sont valides et complètes. 
   • Vérifiez que les URL répertoriées dans le fichier CSV appartiennent au domaine de votre locataire. 

6. À l’étape Configurer la stratégie , spécifiez les critères de votre stratégie, puis sélectionnez Suivant.

   

   Si vous envisagez d’exclure des utilisateurs ou des groupes, consultez les informations importantes dans la section Exclusion d’utilisateurs ou de groupes (dans cet article).

7. À l’étape Terminer , spécifiez un nom et une description pour votre stratégie, sélectionnez un mode de stratégie, puis sélectionnez Terminer.

   

   Si vous sélectionnez Mode actif, votre stratégie s’exécute tous les mois, génère un rapport et informe les propriétaires de site ou l’administrateur de site des problèmes potentiels, en fonction de la configuration de la stratégie.

8. Une fois votre stratégie créée, sélectionnez Terminé.

Une fois déployé, vous pouvez afficher et gérer votre stratégie en sélectionnant Stratégies de propriété du site dans le tableau de bord gestion du cycle de vie du site .

Exclusion d’utilisateurs ou de groupes

Vous pouvez exclure des utilisateurs, des Groupes Microsoft 365 ou des groupes de sécurité spécifiques de la réception de demandes et de notifications de gestion du cycle de vie de site, même s’il s’agit de propriétaires de site ou d’administrateurs de site pour les sites inclus dans une stratégie.

Comportements clés :

• Les exclusions sont utilisées uniquement pour déterminer les destinataires des notifications.
• L’exclusion d’un utilisateur ou d’un groupe ne modifie pas les autorisations ou la propriété du site et n’exclut pas le site de l’évaluation de la stratégie de cycle de vie
• Les sites continuent d’être évalués par la stratégie comme d’habitude.

Limites :

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 entrées à la liste d’exclusion.
• Chaque entrée peut être un utilisateur individuel, un groupe Microsoft 365 ou un groupe de sécurité
• La limite de 100 entrées s’applique au nombre d’entrées, et non au nombre d’utilisateurs au sein d’un groupe. Par exemple, un groupe avec plus de 100 membres compte comme une seule entrée.

Comportement d’exclusion de groupe (important) :

• Lorsqu’un groupe est ajouté à la liste d’exclusion d’une stratégie, ce groupe est exclu des notifications uniquement lorsque le groupe est directement ajouté au site ou s’il s’agit d’un groupe imbriqué dans d’autres groupes directement ajoutés au site.
• Un membre d’un groupe exclu peut toujours recevoir une notification s’il est directement ajouté au site ou s’il fait partie d’un autre groupe directement ajouté au site.

Notifications de stratégie de propriété

Chaque stratégie s’exécute tous les mois pour identifier les sites non conformes. La stratégie envoie Notifications par e-mail à l’ensemble de destinataires configuré. Les notifications se déclenchent uniquement si la stratégie s’exécute en mode actif.

Les destinataires potentiels de ces Notifications par e-mail, si vous les configurez dans la stratégie, sont les suivants :

• Propriétaires de site actuels : Si vous définissez le nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs sur 2 et que le site a un propriétaire de site existant, le propriétaire reçoit une notification par e-mail lui demandant d’ajouter un autre propriétaire.

• Administrateurs de site actuels : Si vous définissez le nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs sur 2 et que le site a un administrateur de site existant, l’administrateur reçoit une notification par e-mail lui demandant d’ajouter un autre propriétaire.

• Responsables de propriétaires ou d’administrateurs précédents : Si un propriétaire ou un administrateur d’un site quitte le organization, ses responsables sont informés que le site a besoin d’un propriétaire pour une gestion efficace. Si les responsables sont membres d’un site, ils peuvent accepter la propriété. S’ils sont des visiteurs ou n’ont pas accès au site, ils peuvent se coordonner avec les administrateurs SharePoint pour trouver le prochain meilleur propriétaire.

  • Comme les détails d’un utilisateur sont supprimés du système 30 jours après avoir quitté le organization, les responsables peuvent recevoir une seule notification sur le site.

  • Si la stratégie s’exécute après 30 jours après qu’un utilisateur quitte le organization, les informations du responsable ne sont pas disponibles et les notifications ne peuvent pas être envoyées.

    • Pour un site Teams, la notification « responsable du propriétaire du site précédent » fonctionne uniquement pour les utilisateurs ajoutés directement au propriétaire du site SharePoint. Si l’utilisateur a été ajouté à partir d’un groupe Microsoft 365, la notification n’est pas envoyée. Il s’agit d’une limitation du système en raison de la façon dont les informations utilisateur sont conservées après la suppression d’un compte. Par conséquent, pour améliorer les chances d’envoyer correctement des notifications, sélectionnez au moins trois options.

• Membres actifs du site : En fonction de la configuration de la stratégie, la stratégie envoie des e-mails aux membres actifs les plus récents d’un site pour accepter la propriété.

  • Pour garantir la pertinence et la récurrence, l’activité de lecture ou d’écriture effectuée par un membre du site sur un site au cours des 180 derniers jours est considérée comme une activité.

  • Aucun utilisateur ayant une dernière activité au-delà de 180 jours n’est pris en compte pour ces notifications.

  • Les utilisateurs externes et invités ne sont pas pris en compte pour que ces notifications acceptent la propriété.

    Remarque

    Si un site n’a personne à notifier en fonction des destinataires de l’e-mail fournis lors de la configuration de la stratégie, le nombre est fourni dans le résumé. Vous pouvez trier les sites et déterminer la prochaine action.

Personnaliser Notifications par e-mail

Les administrateurs peuvent désormais personnaliser les e-mails envoyés par les stratégies de gestion du cycle de vie du site aux propriétaires et administrateurs de sites pour la certification ou l’attestation. La personnalisation du contenu des e-mails permet d’améliorer le taux de lecture des e-mails envoyés, améliorant ainsi l’efficacité de la réponse, ce qui contribue à une meilleure gouvernance au sein du locataire.

L’option de personnalisation des e-mails est disponible à l’étape de configuration pour toutes les stratégies de gestion du cycle de vie du site.

La sélection de Personnaliser l’e-mail à envoyer ouvre la fenêtre de personnalisation comme suit :

Vous pouvez également personnaliser les e-mails pour les stratégies existantes. Pour personnaliser les e-mails, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une stratégie existante.

2. Accédez à Modifier la configuration.

3. Recherchez l’option de personnalisation de l’e-mail.

Que faire si vous ne pouvez pas personnaliser les messages électroniques

Vous ne pourrez peut-être pas personnaliser les e-mails si le paramètre de domaine personnalisé n’est pas configuré ou est désactivé.

Vous devez configurer le paramètre Envoyer Notifications par e-mail à partir de votre domaine dans le Centre d’administration Microsoft 365 avant de pouvoir personnaliser les e-mails. Si ce paramètre n’est pas configuré, un message d’avertissement s’affiche en haut de la liste des stratégies, comme illustré dans l’image suivante :

Vous pouvez également voir le message d’avertissement pendant l’étape de configuration, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Si vous avez précédemment personnalisé des e-mails dans une ou plusieurs stratégies, mais que le paramètre Envoyer Notifications par e-mail à partir de votre domaine dans le Centre d’administration Microsoft 365 est désactivé ultérieurement, vous voyez la barre des messages dans la liste des stratégies et un message d’avertissement dans la fenêtre de personnalisation de l’e-mail, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Sites gérés par plusieurs stratégies de gestion du cycle de vie des sites

Pour chaque type de stratégie de gestion du cycle de vie du site, comme la stratégie de propriété du site, la stratégie de site inactif et la stratégie d’attestation de site, si vous créez plusieurs stratégies sous le même type, les e-mails de notification ne sont pas répétés. Si une notification a été envoyée au cours des 30 derniers jours à partir d’une stratégie de ce type et que le site n’est pas certifiée, aucune autre notification n’est envoyée. Le rapport d’exécution de stratégie affiche la status du site comme « Notifié par une autre stratégie ».

Par exemple, si un site est couvert par deux stratégies de propriété de site différentes et reçoit un e-mail de notification de la première stratégie, la deuxième stratégie n’envoie pas d’autres notifications dans les 30 prochains jours si le site reste non certificatifié.

Assurez-vous que les stratégies du même type n’ont pas d’étendues qui se chevauchent. Si les sites relèvent de plusieurs stratégies du même type, la planification des notifications et les actions de mise en œuvre sur le site peuvent devenir imprévisibles.

Actions d’application

Le tableau suivant résume le comportement de la stratégie de propriété du site, en fonction de l’action d’application sélectionnée :

Mode lecture seule

Une stratégie de propriété de site que vous configurez avec l’action d’application en lecture seule envoie des notifications supplémentaires pour informer les destinataires spécifiés en l’absence de réponse.

Lorsqu’un site passe en mode lecture seule, une notification est envoyée.

Si un site est en mode lecture seule, la bannière suivante est ajoutée au site :

Points importants sur les sites en lecture seule ou verrouillés

Pour les sites qui sont en lecture seule ou verrouillés, les comportements suivants sont attendus.

• Sites déverrouillés : toujours inclus dans l’étendue de la stratégie

• Sites en lecture seule verrouillés par le même type de stratégie :

  • Inclus dans l’étendue
  • Le rapport indique que le site a déjà été actionné par cette stratégie

• Sites en lecture seule verrouillés par un type de stratégie différent :

  • Exclu de l’étendue de la stratégie
  • Une autre stratégie possède déjà et régit ce site

• Sites en lecture seule verrouillés en externe (verrouillés pour des raisons non liées à la gestion du cycle de vie des sites) :

  • Inclus dans l’étendue
  • Les verrous externes n’empêchent pas l’évaluation du site par la stratégie

• Sites sans accès (entièrement verrouillés) :

  • Inclus dans l’étendue, mais aucune mesure d’application n’est prise
  • La stratégie ignore l’action, car le site est déjà dans un état sans accès verrouillé

Il s’agit de comportements par défaut qui ne peuvent pas être modifiés via des configurations de stratégie.

Supprimer le site du mode lecture seule

Pour supprimer un site du mode lecture seule dans le Centre d’administration SharePoint, accédez à la page Sites actifs , sélectionnez le site, puis sélectionnez Déverrouiller dans le panneau page du site.

Les propriétaires de site ne peuvent pas supprimer un site du mode lecture seule et doivent contacter l’administrateur client pour supprimer le mode lecture seule.

Annuler l’archivage d’un site

Pour annuler l’archivage d’un site dans le Centre d’administration SharePoint, développez Sites et sélectionnez Sites archivés. Sélectionnez le site que vous souhaitez annuler l’archivage, puis sélectionnez Réactiver.

Reporting

Après chaque exécution de la stratégie configurée, vous pouvez afficher un rapport sur les sites qu’elle identifie.

Dans la page Stratégies de propriété du site , sélectionnez la stratégie souhaitée dans la liste.

Le rapport décrit le nombre de sites qui ne répondent pas aux critères de propriété, ainsi que le nombre de sites qui n’ont personne à notifier.

Sélectionnez Télécharger le rapport pour télécharger le rapport détaillé dans un format .csv. Le tableau suivant décrit les informations incluses dans le rapport d’exécution de la stratégie :

Activation des messages actionnables pour les stratégies SLM dans les environnements cloud us Government (GCC High et DoD)

Dans les environnements us Government Cloud (GCC High et DoD), un administrateur de locataire doit effectuer une configuration unique supplémentaire pour les stratégies de gestion du cycle de vie des sites SharePoint (SLM) afin d’utiliser des messages actionnables. Cette étape permet de s’assurer que les e-mails de notification de stratégie s’affichent et fonctionnent correctement. Par exemple, les administrateurs de site et les propriétaires de site peuvent effectuer des actions directement à partir d’un e-mail.

Contrairement à d’autres environnements cloud commerciaux, les locataires GCC High et DoD nécessitent l’approbation de l’administrateur explicite du fournisseur de messages actionnables avant qu’il puisse envoyer des messages électroniques interactifs. Sans cette approbation, les e-mails de stratégie SLM sont remis, mais les boutons d’action ne fonctionnent pas comme prévu.

Approuver le fournisseur de messages actionnable SLM

1. Accédez au portail d’administration Outlook Actionable Messages – Connecteurs pour GCCH ou DoD et connectez-vous.

2. Dans le filtre État du fournisseur , sélectionnez Approuvé par Microsoft – En attente de votre approbation.

3. Recherchez le fournisseur nommé InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Sélectionnez le fournisseur, puis approuver.

Une fois que vous avez approuvé le fournisseur, les notifications de stratégie SLM envoient des messages actionnables.

Vérifier que les messages actionnables sont activés pour le locataire

Les stratégies de gestion du cycle de vie du site utilisent des messages actionnables Outlook pour permettre aux propriétaires de site ou aux administrateurs de site de prendre les mesures nécessaires à l’aide de liens dans les messages électroniques.

• Pour que les notifications s’affichent correctement, assurez-vous que votre organization répond aux exigences de version d’Outlook.
• Pour résoudre les problèmes de rendu, consultez forum aux questions.

Résolution des problèmes liés aux messages actionnables

Si les messages actionnables ne fonctionnent pas comme prévu, procédez comme suit :

• Vérifiez que le InactiveSiteOAMProviderGCCH fournisseur est dans un état approuvé.
• Prévoyez suffisamment de temps. La propagation des modifications peut prendre jusqu’à 24 heures.