Gestion des catalogues dans la gestion avancée de SharePoint

La gestion des catalogues dans La gestion avancée de SharePoint vous aide à comprendre comment le contenu est organisé dans votre environnement SharePoint. Il utilise les métadonnées Microsoft 365 existantes pour regrouper automatiquement les sites en catégories significatives, ce qui vous donne une vue centralisée de votre paysage de contenu.

En regroupant des sites en catégories et en groupes, vous pouvez analyser le contenu, appliquer des actions de gouvernance à grande échelle et obtenir les informations nécessaires pour gérer le contenu, réduire les risques et préparer des expériences basées sur l’IA, telles que Microsoft 365 Copilot.

Fonctionnement de la gestion des catalogues

La gestion des catalogues organise les sites SharePoint en catégories et groupes en fonction des métadonnées déjà présentes dans votre client Microsoft 365.

• Les catégories sont des classifications de haut niveau telles que le service, le type d’utilisateur ou la région.
• Les groupes fournissent plus de détails dans chaque catégorie. Par exemple, dans la catégorie Department, les groupes peuvent inclure Marketing, Sales, HR ou Finance.

Cette structure vous aide à comprendre comment le contenu est distribué et régi dans votre organization.

Vous pouvez utiliser des catégories intégrées ou ajouter vos propres catégories. Chaque catégorie a une étiquette qui identifie son type :

• BUILT-IN
• UPLOADED
• CUSTOM PROPERTIES
• ENTRA ID

Sources de métadonnées

La gestion des catalogues utilise les métadonnées de plusieurs sources pour définir des catégories et des groupes :

• Microsoft Entra ID : attributs organisationnels tels que le service, le type d’utilisateur et les attributs d’extension
• Métadonnées de site SharePoint : propriétés de site telles que les valeurs du conteneur de propriétés, les mots clés de site et d’autres propriétés définies par SharePoint

Étant donné que la gestion du catalogue reflète les métadonnées existantes, il est essentiel de conserver ces métadonnées précises et cohérentes pour obtenir des résultats significatifs.

Catégories intégrées

La gestion des catalogues comprend des catégories intégrées dérivées des métadonnées Microsoft Entra ID et SharePoint. Voici quelques exemples courants :

• Paramètres régionaux : région où le contenu est hébergé (par exemple, Amérique du Nord et l’Europe).
• Département : unités organisationnelles associées au site (par exemple, Finance).
• Type d’utilisateur : invité ou non-invité.
• Preferred Data Location (PDL) : configuration multigéographique pour vos sites.
• Segment d’obstacles à l’information : segment défini par des stratégies d’obstacles à l’information pour les organisations qui implémentent des obstacles à l’information.

Ces catégories sont automatiquement remplies, disponibles sans configuration et actualisées toutes les heures.

Catégories que vous pouvez ajouter

En plus des catégories intégrées, vous pouvez créer des catégories à partir des sources suivantes :

Charger une liste de sites CSV

1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, accédez àGestion du catalogue derapports>.

2. Sélectionnez Ajouter une catégorie. Dans le volet Ajouter une catégorie , sélectionnez Listes de sites CSV.

3. Spécifiez un nom de catégorie et une description.

4. Téléchargez le modèle CSV et utilisez-le pour créer vos listes. Créez un fichier CSV pour chaque groupe que vous souhaitez créer dans votre catégorie. Vous pouvez avoir jusqu’à 20 groupes dans une catégorie.

5. Dans le volet Ajouter une catégorie , chargez un fichier CSV. Si vous en avez plusieurs, utilisez Ajouter un groupe pour chaque fichier CSV supplémentaire.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser une propriété de site personnalisée

Utilisez cette option si votre organization stocke déjà des informations de classification dans les propriétés du site SharePoint, telles que le département, la région, l’unité commerciale ou la désignation de conformité. La gestion des catalogues ne crée pas ou ne remplit pas les valeurs de propriété. Au lieu de cela, il lit les valeurs de propriété existantes et les utilise pour créer des catégories et des groupes. Cette approche vous permet d’utiliser des métadonnées qui existent déjà dans votre environnement pour organiser les sites sans tenir à jour des listes de sites manuelles.

Exemple : Utiliser une propriété de site Department

Supposons que votre organization utilise déjà une propriété de site personnalisée nommée Department dans le conteneur de propriétés de site SharePoint. La propriété peut contenir des valeurs telles que :

• Département = Marketing
• Department = Finance
• Département = Ressources humaines

Lorsque vous créez une catégorie de catalogue et que vous spécifiez Department comme propriété personnalisée, la gestion du catalogue analyse les sites sélectionnés et crée des groupes en fonction des valeurs qu’elle trouve. Dans cet exemple, la gestion des catalogues crée des groupes distincts pour marketing, finance et ressources humaines, et place automatiquement les sites dans le groupe approprié.

Après avoir déterminé les propriétés du site que vous souhaitez utiliser, connectez-les à la gestion des catalogues.

Connecter les propriétés de site personnalisées à la gestion du catalogue

1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, accédez àGestion du catalogue derapports>.

2. Sélectionnez Ajouter une catégorie. Dans le volet Ajouter une catégorie , sélectionnez Propriétés personnalisées.

3. Dans la section Propriétés , entrez le nom d’une propriété que vous souhaitez utiliser. Pour ajouter d’autres propriétés, sélectionnez Ajouter une propriété. Vous pouvez spécifier jusqu’à 20 propriétés.

4. Sous Sites, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Sites les plus actifs (jusqu’à 20 000 sites) : les données sont disponibles dans les 24 heures et sont actualisées automatiquement toutes les deux semaines.
   • Charger une liste de 20 000 sites maximum : téléchargez le modèle CSV et utilisez-le pour créer votre liste de sites. Chargez ensuite le fichier CSV. Gardez à l’esprit qu’avec cette option, la liste des sites de la catégorie sert de instantané que vous devez mettre à jour manuellement.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Utiliser les attributs d’extension Microsoft Entra ID

Si votre organization utilise Microsoft Entra ID attributs d’extension, vous pouvez créer des catégories de catalogue en fonction des valeurs stockées dans extensionAttribute1 via extensionAttribute15. Les attributs d’extension sont des attributs prédéfinis dans Microsoft Entra ID que les organisations peuvent utiliser pour stocker des métadonnées supplémentaires basées sur des chaînes pour les objets utilisateur ou appareil.

La gestion des catalogues utilise ces valeurs d’attribut existantes pour regrouper les sites SharePoint en catégories. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs attributs d’extension Microsoft Entra ID comme catégories de catalogue, la gestion des catalogues regroupe les sites en fonction des valeurs d’attribut d’extension associées aux propriétaires de sites. Ces regroupements sont mis à jour lorsque les valeurs d’attribut sous-jacentes ou la propriété du site changent.

Par exemple, votre organization peut utiliser un attribut d’extension pour identifier une unité commerciale, un modèle d’exploitation, une limite de conformité, un programme ou une autre classification interne qui n’est pas représentée par une catégorie intégrée, telle que le service ou le type d’utilisateur. En utilisant cet attribut d’extension comme catégorie de catalogue, vous pouvez afficher et gérer les sites associés ensemble sans gérer manuellement une liste de sites distincte.

Avant d’utiliser les attributs d’extension avec la gestion des catalogues, assurez-vous que les attributs sont remplis de manière cohérente dans Microsoft Entra ID. La gestion des catalogues reflète les métadonnées qui existent déjà dans votre locataire, de sorte que des valeurs incomplètes ou incohérentes peuvent entraîner des regroupements de sites incomplets ou incohérents.

Identifier ou définir des attributs d’extension

Pour afficher la liste des attributs d’extension existants ou les définir, suivez les instructions fournies dans Attributs d’extension. Vous pouvez identifier ou définir des attributs d’extension à l’aide de PowerShell, Python, etc.

Après avoir identifié vos attributs d’extension, utilisez-les pour ajouter des catégories.

Utiliser des attributs d’extension avec la gestion de catalogue

1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, accédez àGestion du catalogue derapports>.

2. Sélectionnez Ajouter une catégorie. Dans le volet Ajouter une catégorie, sélectionnez Entra attributs d’extension d’ID.

3. Dans la liste attributs d’extension d’ID Entra, sélectionnez les attributs que vous souhaitez utiliser comme catégories.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une catégorie ou un groupe

Vous pouvez modifier le nom d’affichage de n’importe quelle catégorie et modifier les catégories qui ne sont pas intégrées. Selon le type de catégorie, vous pouvez modifier les noms d’affichage, les descriptions, les groupes et les listes de sites. La modification d’un nom d’affichage ne modifie pas les métadonnées sous-jacentes ou le regroupement de sites.

1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, accédez àGestion du catalogue derapports>.

2. Sélectionnez une catégorie ou un groupe pour ouvrir le volet d’édition.

3. Effectuez une ou plusieurs des actions suivantes :

   1. Pour modifier le nom d’une catégorie, sélectionnez Modifier le nom d’affichage et entrez un nouveau nom.

   2. Pour modifier une catégorie, sélectionnez Modifier la catégorie, puis modifiez son nom et sa description en fonction des besoins.

   3. Pour modifier, ajouter ou supprimer un groupe, dans la section Groupes , sélectionnez Modifier, Supprimer ou Ajouter un groupe.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Intégration à l’agent de Administration SharePoint

La gestion des catalogues fournit une structure qui améliore l’efficacité de l’agent Administration SharePoint. Lorsque vous catégorisez des sites, l’agent de Administration SharePoint peut fournir des insights, des analyses et des recommandations de gouvernance plus ciblés en fonction de la façon dont le contenu est organisé au sein de votre locataire. Pour plus d’informations, voir SharePoint Administration Agent.

Voir aussi

• Vue d’ensemble de la gestion avancée de SharePoint
• Agent Administration SharePoint
• Prérequis pour la gestion avancée de SharePoint