Einschränken der Ermittlung von SharePoint-Websites und -Inhalten

Organisationen, die sich auf Microsoft 365 Copilot vorbereiten, benötigen häufig Zeit, um SharePoint-Websites zu überprüfen, Berechtigungen zu überprüfen und Governancekontrollen zu implementieren, bevor Inhalte allgemein auffindbar sind. Die eingeschränkte Inhaltsermittlung (Restricted Content Discovery, RCD) hilft Ihnen, die Ermittlung von Inhalten von bestimmten SharePoint-Websites einzuschränken, während diese Überprüfungen stattfinden.

Wenn Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung für eine Website aktivieren, werden Inhalte von dieser Website nicht in organization breiten Such- und Microsoft 365 Copilot-Umgebungen angezeigt, es sei denn, ein Benutzer hat kürzlich mit dem Inhalt interagiert. Diese Einschränkung trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit einer versehentlichen Ermittlung von Inhalten zu verringern, während Berechtigungen und Governancesteuerelemente ausgewertet werden.

Wenn auf eine Website eine Richtlinie für die eingeschränkte Inhaltsermittlung angewendet wird, wird ein Eingeschränktes Tag angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Screenshot: Markierung

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist als temporäre Governance-Steuerung konzipiert, die Organisationen Zeit für die Überprüfung und die richtige Größe des Zugriffs gibt, während sie ihre Copilot-Bereitstellung fortsetzen.

Hinweis

  • Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ändert keine vorhandenen Berechtigungen. Benutzer, die bereits Zugriff auf Inhalte haben, können weiterhin direkt auf diese Inhalte zugreifen.
  • Sie können dieses Feature nur auf SharePoint-Websites anwenden. Dies wird für OneDrive-Websites nicht unterstützt.
  • Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich nicht auf Suchvorgänge aus dem Websitekontext oder anderen intelligenten Umgebungen wie Microsoft 365-Feed und -Empfehlungen aus.

Achtung

Verwenden Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung selektiv. Übermäßige Nutzung kann die Menge an Inhalten reduzieren, die für die Suche und Microsoft 365 Copilot verfügbar sind, was sich auf die Vollständigkeit und Relevanz von Suchergebnissen und KI-generierten Antworten auswirken kann.

Wann sollte die eingeschränkte Inhaltsermittlung verwendet werden?

Verwenden Sie eingeschränkte Inhaltsermittlung für Websites, die möglicherweise eine zusätzliche Überprüfung erfordern, bevor sie durch Suche und Microsoft 365 Copilot allgemein auffindbar sind.

Zu den gängigen Szenarien gehören:

  • Websites mit einem hohen Risiko von Überteilung.
  • Websites, für die Berechtigungen überprüft werden.
  • Phasenweise Microsoft 365 Copilot Rollouts.
  • Governanceinitiativen, die eine Inhaltsüberprüfung vor einer umfassenderen Ermittlung erfordern.

Beispielsweise können Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung vorübergehend auf eine Gruppe von Finanz- oder Personalwebsites anwenden, während Websitebesitzer Die Berechtigungen und den Zugriff überprüfen. Nach Abschluss der Überprüfung können Sie die Einschränkung entfernen und zulassen, dass die Websites wieder auffindbar sind.

Bevor Sie die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktivieren, sollten Sie eines oder mehrere der folgenden Tools und Berichte verwenden, um Websites zu identifizieren, die überprüft werden müssen:

Funktionsweise der eingeschränkten Inhaltsermittlung

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist eine Einstellung auf Websiteebene. Wenn Sie die Einstellung aktivieren, geben Microsoft 365-Suchsysteme sie weiter, sodass Inhalte von der Website nicht in organization-weiten Ermittlungserfahrungen angezeigt werden.

Auch wenn die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktiviert ist:

  • Websiteberechtigungen bleiben unverändert.
  • Benutzer können weiterhin auf Inhalte zugreifen, für die sie bereits über Zugriffsberechtigungen verfügen.
  • Benutzer können weiterhin Inhalte entdecken, die sie besitzen oder mit denen sie kürzlich interagiert haben.
  • Das Feature entfernt keine Inhalte aus dem Microsoft 365-Suchindex.

Da die Einstellung über Indizierungssysteme hinweg weitergegeben werden muss, kann es einige Zeit dauern, bis Updates vollständig wirksam werden. Die Zeitspanne hängt von der Standortgröße und der Anzahl der gleichzeitig verarbeiteten Updates ab.

Voraussetzungen

Vor dem Konfigurieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung:

  1. Überprüfen Sie die Voraussetzungen für die erweiterte Verwaltung von SharePoint, einschließlich:

  2. Stellen Sie sicher, dass Ihr organization über eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz verfügt. Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist für Microsoft 365 Copilot Bereitstellungs- und Governanceszenarien vorgesehen.

Aktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung für eine Website

Sie können die eingeschränkte Inhaltsermittlung über das SharePoint Admin Center oder mithilfe von PowerShell aktivieren.

Hinweis

Updates kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis sie in such- und Microsoft 365 Copilot-Umgebungen weitergegeben werden.

Verwenden des SharePoint Admin Centers

  1. Erweitern Sie im SharePoint Admin Center Websites , und wählen Sie Aktive Websites aus.

  2. Wählen Sie die Website aus, die Sie konfigurieren möchten.

  3. Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen, und aktivieren Sie dann Inhalt von Microsoft 365 Copilot einschränken.

    Screenshot der Registerkarte

  4. Klicken Sie auf Speichern.

PowerShell verwenden

Öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Entfernen der eingeschränkten Inhaltsermittlung von einer Website

Um die eingeschränkte Inhaltsermittlung für eine Website zu deaktivieren, öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false

Anwenden der eingeschränkten Inhaltsermittlung auf mehrere Websites

Organisationen müssen während der Copilot-Bereitstellung oder Governanceinitiativen häufig die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf große Gruppen von Websites anwenden. Mithilfe der Massenanwendung können Administratoren das Feature auf Sammlungen von Websites anwenden, anstatt Websites einzeln zu konfigurieren.

Massenvorgänge behalten das vorhandene Verhalten der eingeschränkten Inhaltsermittlung bei:

  • Die eingeschränkte Inhaltsermittlung bleibt eine Eigenschaft auf Websiteebene.
  • Websites, für die die eingeschränkte Inhaltsermittlung bereits aktiviert ist, werden nicht geändert.
  • Vorhandene Berechtigungen bleiben unverändert.
  • Standard Verteilungsverhalten gilt weiterhin.

Beachten Sie bei der Planung von Massenvorgängen die folgenden Überlegungen:

  • Dienstschutz- und Drosselungsgrenzwerte gelten für Massenvorgänge.
  • Umfangreiche Updates können die Weitergabezeit erhöhen.
  • Websites mit mehr als 500.000 Elementen können eine längere Verarbeitungszeit erfordern, bevor Updates vollständig in der Suche und Microsoft 365 Copilot widerspiegelt werden.

Delegieren der Verwaltung an Websiteadministratoren

Standardmäßig können nur SharePoint-Administratoren die eingeschränkte Inhaltsermittlung verwalten.

Wenn Websiteadministratoren die Einstellung für ihre eigenen Websites verwalten sollen, aktivieren Sie die Delegierung mithilfe des folgenden PowerShell-Befehls:

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Führen Sie folgendes aus, um status delegierung zu überprüfen:

Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement

Wenn die Delegierung aktiviert ist, können Websiteadministratoren die eingeschränkte Inhaltsermittlung für ihre Websites verwalten.

Screenshot: Einstellung

Wenn ein Websiteadministrator eine Änderung an den Einstellungen für die eingeschränkte Inhaltsermittlung vornimmt, muss er eine Begründung für die Änderung angeben.

Screenshot: Dialogfeld

Überprüfen der eingeschränkten Inhaltsermittlung status für eine Website

Öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPOSite -Identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Überwachen der eingeschränkten Inhaltsermittlung in Ihrem Mandanten

Administratoren können PowerShell verwenden, um Berichte zu generieren, die Websites identifizieren, auf denen die eingeschränkte Inhaltsermittlung aktiviert ist.

Generieren eines Berichts

Öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Status des Berichts anzeigen

Öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Herunterladen eines Berichts

Öffnen Sie PowerShell als Administrator, und führen Sie den folgenden Befehl aus:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Tipp

Wenn eine Website für die eingeschränkte Inhaltsermittlung konfiguriert ist, aber weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt wird, lassen Sie Zeit für die Indexweitergabe ein, und überprüfen Sie die Anzahl der auf der Website gespeicherten Elemente. Große Websites können zusätzliche Verarbeitungszeit erfordern, bevor Änderungen vollständig widerspiegelt werden.

Überwachung

Überwachungsereignisse sind über Microsoft Purview-Überwachungsprotokollaktivierung für Aktivitäten im Zusammenhang mit der eingeschränkten Inhaltsermittlung verfügbar.

Dazu gehören:

  • Aktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung.
  • Deaktivieren der eingeschränkten Inhaltsermittlung.
  • Begründungen, die angegeben werden, wenn Aktualisierungen an der Einstellung vorgenommen werden.

Häufig gestellte Fragen

Ist mein organization berechtigt, die eingeschränkte Inhaltsermittlung zu verwenden?

Kunden, die für Copilot lizenziert sind und über sharePoint Advanced Management verfügen, können eingeschränkte Inhaltsermittlung konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen für die erweiterte Verwaltung von SharePoint.

Ändert die eingeschränkte Inhaltsermittlung die Benutzerberechtigungen?

Nein Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auf die Auffindbarkeit aus, nicht auf Zugriffsberechtigungen. Benutzer, die bereits Zugriff auf Inhalte haben, können weiterhin darauf zugreifen.

Welche Suchfunktionen sind betroffen?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auf organization sucherfahrungen (SharePoint-Startseite, Office.com, Bing) und Microsoft 365 Copilot Ermittlungsszenarien aus, einschließlich Umgebungen, die auf der mandantenweiten Inhaltsermittlung basieren. Die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirkt sich auch nicht auf Erfahrungen aus, die mit Inhalten arbeiten, die bereits vom Benutzer verwendet werden, z. B. das Zusammenfassen eines geöffneten Dokuments.

Wie wirkt sich die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf die Endbenutzererfahrung in SharePoint aus?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung schränkt die Verwendung von KI-gestützten Features in SharePoint ein. Benutzern werden keine Einstiegspunkte wie die Copilot-Schaltfläche, KI-Aktionsmenüs (einschließlich des Erstellens von Agents) oder Seiten mit KI erstellen angezeigt.

Wirkt sich die eingeschränkte Inhaltsermittlung auf Microsoft Purview-Features aus?

Nein Die eingeschränkte Inhaltsermittlung entfernt keine Inhalte aus dem Suchindex. Microsoft Purview-Funktionen wie eDiscovery und automatische Bezeichnung funktionieren weiterhin.

Wie lange dauert es, bis Updates für die eingeschränkte Inhaltsermittlung wirksam werden?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung ist eine Eigenschaft auf Websiteebene. Die Latenz von Indexupdates hängt stark von der Anzahl der Elemente am Standort und der Anzahl der Websites ab, die gleichzeitig aktualisiert werden. Bei Websites mit mehr als 500.000 Elementen kann eine Aktualisierung der eingeschränkten Inhaltsermittlung mehr als eine Woche dauern, bis die Vollständige Verarbeitung und Reflexion in such- und Copilot-Erfahrungen erfolgt.

Wie passt die eingeschränkte Inhaltsermittlung in eine Copilot-Bereitschaftsstrategie?

Die eingeschränkte Inhaltsermittlung hilft Organisationen dabei, die Ermittlung ausgewählter Websites vorübergehend einzuschränken, während Berechtigungen, Besitz und Governancekontrollen überprüft werden. Dies ist eine Komponente einer umfassenderen SharePoint-Governance- und Copilot-Bereitschaftsstrategie. Informationen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

Nächste Schritte

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