Visualizar processos

O mapa do processo é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a visualizar e a analisar os seus processos de negócio. Fornece uma representação gráfica da forma como os processos são executados, o que facilita a identificação das áreas para melhoria.

Mapa do processo

Pode aceder ao mapa do processo selecionando o separador Processo de Análise>. A partir daí, pode ver uma visão detalhada dos seus processos, incluindo cada etapa do processo e como estão ligados. O mapa do processo pode ajudá-lo a identificar as ineficiências ou os estrangulamentos nos processos, o que lhe permite introduzir melhorias que podem poupar tempo e recursos.

As atividades são tarefas ou ações que formam um processo de negócio, podendo ser executadas por humanos ou máquinas. No mapa do processo, as atividades são representadas como nós e transições entre elas como contornos, em que cada sequência tem um início e um fim.

O mapa do processo apresenta diferentes combinações de atividades como variantes separadas do processo. Cada variante do processo é uma sequência de atividades exclusiva desde o início até ao fim do processo. Cada variante difere das outras por, pelo menos, uma atividade. O mapa do processo apresenta métricas como a frequência das atividades e o tempo de processamento para cada variante. A frequência indica o número total de registos/casos que passam por determinada atividade, ao passo que o tempo de processamento é o tempo entre o primeiro e o último evento de um caso.

Estão disponíveis vários filtros para desagregar no processo:

• Seletor de variantes: pode ativar este filtro selecionando uma ou várias barras no gráfico de barras de Variantes. Permite selecionar uma variante ou um conjunto de variantes do processo para visualizar no seu mapa do processo.

• Seletor de gravação: Pode ativar este filtro selecionando uma ou várias barras no gráfico de barras de Gravação por tempo . Permite selecionar uma gravação ou um conjunto de gravações para visualizar no seu mapa do processo.

• Filtro de data de início: permite-lhe ver o processo num determinado período.

Além disso, existem métricas específicas fornecidas como indicadores-chave de desempenho (KPIs) que podem ajudá-lo a compreender melhor o seu processo. Estas métricas são discutidas com mais detalhe nas secções seguintes.

KPIs do processo

• Número (#) de gravações: este KPI apresenta o número total de gravações do mesmo processo que foram submetidas para analisar o processo. Quanto mais gravações estiverem disponíveis, mais informações poderão ser obtidas. Por exemplo, se fornecer apenas algumas gravações de um processo com múltiplos caminhos para conclusão, pode não obter informações sobre todas as possíveis variações do processo.

• Número de variantes: este KPI indica o número de caminhos que um processo pode tomar. Por exemplo, se um processo tiver uma atividade adicional, isto seria contado como mais uma variante do processo.

• Tempo médio: este KPI apresenta o tempo médio necessário para concluir um processo em todas as gravações associadas ao processo. É um ponto de dados crucial para a mineração de processos, pois examinar a duração de um processo pode revelar quaisquer gargalos.

Visualizações do mapa do processo

• Variantes por frequência: Mostra com que frequência um percurso específico do processo foi seguido pelo processo.

• Variantes por tempo: mostra o tempo médio gasto para terminar o processo por variante.

• Atividade por tempo médio: apresenta o tempo médio de cada atividade. Um rápido olhar para este elemento visual ajuda a identificar as atividades mais morosas de um processo.

• Gravações por tempo: apresenta o tempo demorou cada gravação num processo.

• Data de início: Mostra-lhe o intervalo de datas para as análises e mapas de processos mostrados no relatório.

Análise de aplicações

A análise de aplicações permite-lhe obter mais informações a partir de gravações, entendendo a utilização da aplicação. Este relatório informa-o sobre:

• As aplicações mais usadas.

• Padrões de acesso e que aplicações são usadas em conjunto.

• Informações sobre a aplicação para cada atividade ou gravação.

KPI's de análise de aplicações

• Aplicações utilizadas: o número total de aplicações utilizadas num processo.

• Número (#) de vezes que a aplicação foi acedida: O número de acessos à aplicação. A quantidade de acessos quando uma aplicação volta a estar em foco.

• Tempo gasto: a quantidade de tempo gasto a utilizar aplicações. Isto não conta o tempo gasto quando não está focado numa aplicação, por exemplo, no ambiente de trabalho.

• Ações: a contagem de ações dentro de aplicações.

Visualizações de análise de aplicações

• Utilização da aplicação: este gráfico de dispersão mostra o tempo gasto e o número de acessos de cada aplicação utilizada, com o tamanho dos círculos a representar o número de gravações que utilizam essa aplicação. O objetivo deste desenho é compreender os padrões de utilização. Algumas aplicações podem ser usadas frequentemente, mas apenas por curtos períodos, indicando que o gravador está a saltar entre esta aplicação e outras. Outras aplicações podem ser usadas por um período mais longo, e o processo depende fortemente das ações que ocorrem dentro dessa aplicação, sem exigir extensões de outras aplicações.

O tamanho dos círculos no gráfico de dispersão indica a frequência de utilização de cada aplicação em todas as gravações. As aplicações que são usadas na maioria ou em todas as gravações têm círculos maiores. Esta informação pode ser útil para identificar aplicações essenciais num processo que possa necessitar de otimização ou automação para melhorar a eficiência global.

• Alternância entre aplicações: este gráfico de barras é utilizado para apresentar a frequência dos pares de aplicações utilizados em conjunto. Complementa o gráfico de dispersão de utilização da aplicação ao fornecer informações adicionais sobre as duas aplicações que são utilizadas com maior frequência em conjunto. Os conhecimentos obtidos neste gráfico podem ajudar a identificar quaisquer transferências de dados ou introdução manual entre estas aplicações, o que é importante considerar na otimização ou automatização do processo.

• Tempo de gasto por aplicação: trata-se de um gráfico circular utilizado para representar a distribuição do tempo de gasto em cada aplicação. Este elemento visual fornece uma compreensão clara das aplicações que estão a ser mais utilizadas em termos de tempo gasto nelas.

• Ações por aplicação: Este é um gráfico circular que mostra a distribuição das ações realizadas em cada aplicação. Este visual ajuda a identificar quais as aplicações que têm mais ações ou entradas manuais, fornecendo informações sobre áreas que podem necessitar de otimização ou automação adicional.

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