Gestão do ciclo de vida do site SharePoint

As políticas de gestão do ciclo de vida do site na Gestão Avançada do Microsoft SharePoint ajudam-no a manter a governação do site em escala. Estas políticas automatizam tarefas de governação comuns, para que os sites se mantenham ativos, propriedade adequada e revistos regularmente ao longo do ciclo de vida.

À medida que a sua organização cria mais sites do SharePoint, sites ligados ao Microsoft Teams e sites ligados a grupos do Microsoft 365, torna-se cada vez mais difícil para os administradores identificar manualmente sites inativos, sites sem proprietário ou sites que já não cumprem os requisitos empresariais. As políticas de gestão do ciclo de vida do site ajudam-no a automatizar estes processos de governação ao monitorizar sites, notificar utilizadores responsáveis, recolher respostas e tomar medidas de imposição quando necessário.

Benefícios da gestão do ciclo de vida do site

As políticas de gestão do ciclo de vida do site ajudam-no:

• Reduza o número de sites inativos ou abandonados.
• Identificar e endereçar sites que não têm propriedade suficiente.
• Verifique se os sites continuam a servir um objetivo comercial válido.
• Melhorar a conformidade com os requisitos de governação organizacional.
• Automatizar notificações, relatórios e fluxos de trabalho de remediação.
• Manter um ambiente do SharePoint mais saudável e gerível.

Tipos de políticas de gestão do ciclo de vida do site

A gestão do ciclo de vida do site inclui três tipos de política que abordam diferentes cenários de governação.

Utilize estas políticas de forma independente ou em conjunto para criar uma estratégia de governação de sites abrangente.

Políticas de propriedade do site

As políticas de propriedade do site ajudam a garantir que cada site tem indivíduos responsáveis pela gestão do mesmo. Pode definir os requisitos de propriedade, incluindo:

• Se a propriedade se baseia nos proprietários do site, nos administradores do site ou em ambos.
• O número mínimo de proprietários ou administradores necessários para um site.
• Que utilizadores recebem notificações quando os requisitos de propriedade não são cumpridos.

Por exemplo, pode exigir que todos os sites tenham, pelo menos, dois proprietários de sites. Se um site ficar abaixo desse limiar, a política pode notificar os destinatários designados e pedir uma ação corretiva.

As políticas de propriedade do site ajudam a reduzir o risco de sites sem proprietário e a melhorar a continuidade administrativa quando os utilizadores mudam de funções ou saem da organização.

Para obter mais informações, veja Criar uma política de propriedade de sites do SharePoint.

Políticas de site inativas

As políticas de sites inativas ajudam a identificar sites que já não mostram atividade empresarial significativa. A política avalia a atividade no SharePoint e as cargas de trabalho ligadas, como o Microsoft Teams, Exchange e Viva Engage, para determinar se um site permanece ativo.

Quando um site excede o limiar de inatividade configurado, a política pode notificar os proprietários do site ou os administradores do site e pedir a confirmação de que o site ainda está em utilização. Pode utilizar políticas de site inativas para:

• Reduzir a expansão de conteúdos.
• Identificar espaços de colaboração abandonados.
• Melhorar a gestão do armazenamento.
• Suporte para objetivos de governação de longo prazo.

Para obter mais informações, veja Gerir sites inativos com políticas de site inativas.

Políticas de atestado de site

As políticas de atestado de sites ajudam as organizações a verificar periodicamente se os sites permanecem necessários, relevantes para a empresa e em conformidade com os requisitos de governação internos. Ao contrário das políticas de site inativas, que se focam na atividade detetada, as políticas de atestado do site pedem uma revisão explícita dos proprietários ou administradores do site designados.

Pode utilizar políticas de atestado para:

• Confirme que ainda é necessário um site.
• Valide a propriedade e a responsabilidade.
• Reveja a finalidade do site e a justificação comercial.
• Suporte para programas de governação e conformidade.

Para obter mais informações, veja Pedir atestados de sites periódicos para sites do SharePoint.

Execução de políticas e notificações

Todas as políticas de gestão do ciclo de vida do site suportam dois modos operacionais:

• Modo de simulação – executa a política uma vez e gera um relatório sem imposição contínua.
• Modo ativo – executa a política com base numa agenda periódica, gera relatórios e envia notificações aos destinatários designados.

As notificações de política utilizam Mensagens Acionáveis do Outlook, permitindo aos destinatários concluir ações de governação diretamente a partir do e-mail. Também pode configurar mensagens, orientações e recursos de suporte.

Ações de imposição

Após várias tentativas de notificação, as políticas de gestão do ciclo de vida do site podem tomar medidas de imposição quando não é recebida nenhuma resposta. Consoante o tipo de política, as ações disponíveis incluem:

• Não tome nenhuma ação e continue a comunicar.
• Defina sites como modo só de leitura.
• Arquivo sites após um período só de leitura configurável com o Microsoft 365 Arquivo.

Estas opções de imposição ajudam as organizações a equilibrar a gestão personalizada dos utilizadores com os requisitos de governação.

Relatórios e monitorização

Cada execução de política gera relatórios que ajudam os administradores a compreender os resultados da política e a identificar sites que necessitam de atenção. Os relatórios podem incluir informações como:

• status de propriedade do site.
• Status de atividade do site.
• Histórico de notificações.
• Ações de imposição.
• Metadados do site e detalhes de configuração.

Pode utilizar estes relatórios para monitorizar tendências de governação e atribuir prioridades às atividades de remediação.

Estratégia de governação recomendada

Muitas organizações conseguem os melhores resultados ao combinar os três tipos de política:

• Utilize políticas de propriedade do site para garantir que todos os sites têm proprietários responsáveis.
• Utilize políticas de site inativas para identificar sites abandonados ou não utilizados.
• Utilize políticas de atestado de site para validar periodicamente as necessidades comerciais contínuas.

Em conjunto, estas políticas ajudam a manter um ambiente do SharePoint seguro, bem governado e sustentável.

Artigos relacionados

• Criar uma política de propriedade do site SharePoint
• Gerir sites inativos com políticas de site inativas
• Pedir atestados de site
• Visão geral do Gerenciamento Avançado do SharePoint