Microsoft SharePoint 고급 관리의 사이트 수명 주기 관리 정책은 대규모로 사이트 거버넌스를 유지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 정책은 일반적인 거버넌스 작업을 자동화하므로 사이트는 수명 주기 내내 활동적이고 적절하게 소유되며 정기적으로 검토됩니다.
organization 더 많은 SharePoint 사이트, Microsoft Teams 연결 사이트 및 Microsoft 365 그룹 연결 사이트를 만들면서 관리자가 더 이상 비즈니스 요구 사항을 충족하지 않는 비활성 사이트, 소유자 없는 사이트 또는 사이트를 수동으로 식별하기가 점점 더 어려워집니다. 사이트 수명 주기 관리 정책을 사용하면 사이트를 모니터링하고, 책임 있는 사용자에게 알리고, 응답을 수집하고, 필요한 경우 적용 조치를 취하여 이러한 거버넌스 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
사이트 수명 주기 관리의 이점
사이트 수명 주기 관리 정책은 다음을 지원합니다.
- 비활성 또는 중단된 사이트 수를 줄입니다.
- 소유권이 부족한 사이트를 식별하고 해결합니다.
- 사이트가 계속 유효한 비즈니스 용도로 작동하는지 확인합니다.
- 조직 거버넌스 요구 사항 준수를 개선합니다.
- 알림, 보고 및 수정 워크플로를 자동화합니다.
- 더 건강하고 관리하기 쉬운 SharePoint 환경을 유지 관리합니다.
사이트 수명 주기 관리 정책 유형
사이트 수명 주기 관리에는 다양한 거버넌스 시나리오를 다루는 세 가지 정책 유형이 포함됩니다.
| 정책 유형 | 용도 |
|---|---|
| 사이트 소유권 정책 | 사이트에 필요한 수의 소유자 또는 사이트 관리자가 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. |
| 비활성 사이트 정책 | 지정된 기간 동안 활성화되지 않은 사이트를 식별합니다. |
| 사이트 증명 정책 | 사이트가 여전히 필요하고 조직의 요구 사항을 충족하는지 주기적인 확인을 요청합니다. |
이러한 정책을 독립적으로 또는 함께 사용하여 포괄적인 사이트 거버넌스 전략을 만듭니다.
사이트 소유권 정책
사이트 소유권 정책은 모든 사이트에 관리 책임이 있는 개인이 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 다음을 포함하여 소유권 요구 사항을 정의할 수 있습니다.
- 소유권이 사이트 소유자, 사이트 관리자 또는 둘 다를 기반으로 하는지 여부입니다.
- 사이트에 필요한 최소 소유자 또는 관리자 수입니다.
- 소유권 요구 사항이 충족되지 않을 때 알림을 받는 사용자
예를 들어 모든 사이트에 두 개 이상의 사이트 소유자가 있어야 할 수 있습니다. 사이트가 해당 임계값보다 낮은 경우 정책은 지정된 받는 사람에게 알리고 시정 조치를 촉구할 수 있습니다.
사이트 소유권 정책은 사용자가 역할을 변경하거나 organization 떠날 때 소유자 없는 사이트의 위험을 줄이고 관리 연속성을 개선하는 데 도움이 됩니다.
자세한 내용은 SharePoint 사이트 소유권 정책 만들기를 참조하세요.
비활성 사이트 정책
비활성 사이트 정책은 더 이상 의미 있는 비즈니스 활동을 표시하지 않는 사이트를 식별하는 데 도움이 됩니다. 이 정책은 SharePoint 및 연결된 워크로드(예: Microsoft Teams, Exchange 및 Viva Engage)에서 활동을 평가하여 사이트가 활성 상태로 유지되는지 여부를 확인합니다.
사이트가 구성된 비활성 임계값을 초과하는 경우 정책은 사이트 소유자 또는 사이트 관리자에게 알리고 사이트가 아직 사용 중인지 확인을 요청할 수 있습니다. 비활성 사이트 정책을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 콘텐츠 확산을 줄입니다.
- 중단된 공동 작업 공간을 식별합니다.
- 스토리지 관리를 개선합니다.
- 장기 거버넌스 목표를 지원합니다.
자세한 내용은 비활성 사이트 정책을 사용하여 비활성 사이트 관리를 참조하세요.
사이트 증명 정책
사이트 증명 정책을 통해 조직은 사이트가 내부 거버넌스 요구 사항을 준수하는 데 필요한 비즈니스 관련 사이트를 정기적으로 확인할 수 있습니다. 검색된 활동에 초점을 맞춘 비활성 사이트 정책과 달리 사이트 증명 정책은 지정된 사이트 소유자 또는 사이트 관리자의 명시적 검토를 요청합니다.
증명 정책을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 사이트가 여전히 필요한지 확인합니다.
- 소유권 및 책임의 유효성을 검사합니다.
- 사이트 목적 및 비즈니스 근거를 검토합니다.
- 거버넌스 및 규정 준수 프로그램을 지원합니다.
자세한 내용은 SharePoint 사이트에 대한 되풀이 사이트 증명 요청을 참조하세요.
정책 실행 및 알림
모든 사이트 수명 주기 관리 정책은 다음 두 가지 운영 모드를 지원합니다.
- 시뮬레이션 모드 – 정책을 한 번 실행하고 지속적인 적용 없이 보고서를 생성합니다.
- 활성 모드 – 되풀이 일정에 따라 정책을 실행하고, 보고서를 생성하고, 지정된 받는 사람에게 알림을 보냅니다.
정책 알림은 Outlook 실행 가능 메시지를 사용하여 받는 사람이 전자 메일에서 직접 거버넌스 작업을 완료할 수 있도록 합니다. 메시징, 지침 및 지원 리소스를 구성할 수도 있습니다.
적용 작업
여러 알림을 시도한 후 사이트 수명 주기 관리 정책은 응답을 받지 않을 때 적용 조치를 취할 수 있습니다. 정책 유형에 따라 사용 가능한 작업은 다음과 같습니다.
- 아무 조치도 취하지 않고 보고를 계속합니다.
- 사이트를 읽기 전용 모드로 설정합니다.
- Microsoft 365 아카이브 사용하여 구성 가능한 읽기 전용 기간 이후에 사이트를 아카이브.
이러한 적용 옵션은 조직에서 거버넌스 요구 사항과 사용자 셀프 서비스의 균형을 맞추는 데 도움이 됩니다.
보고 및 모니터링
각 정책 실행은 관리자가 정책 결과를 이해하고 주의가 필요한 사이트를 식별하는 데 도움이 되는 보고서를 생성합니다. 보고서에는 다음과 같은 정보가 포함될 수 있습니다.
- 사이트 소유권 상태.
- 사이트 활동 상태.
- 알림 기록.
- 적용 작업.
- 사이트 메타데이터 및 구성 세부 정보.
이러한 보고서를 사용하여 거버넌스 추세를 모니터링하고 수정 작업의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
권장되는 거버넌스 전략
많은 조직에서 다음 세 가지 정책 유형을 모두 결합하여 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.
- 사이트 소유권 정책을 사용하여 모든 사이트에 책임 있는 소유자가 있는지 확인합니다.
- 비활성 사이트 정책을 사용하여 중단되거나 사용되지 않는 사이트를 식별합니다.
- 사이트 증명 정책을 사용하여 지속적인 비즈니스 요구 사항을 주기적으로 확인합니다.
이러한 정책은 함께 안전하고 잘 관리되고 지속 가능한 SharePoint 환경을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.