Power Automate 및 AI Builder를 사용하여 공급업체 청구서 처리 자동화

Power Automate 및 AI Builder를 사용하여 XML(Extensible Markup Language) 기반 전자 송장 형식에서 엔드 투 엔드 공급업체 송장 처리를 자동화할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 조직에서 수동 개입을 최소화하면서 Dynamics 365 Finance 또는 기타 ERP(엔터프라이즈 리소스 계획) 시스템에 청구서 데이터의 유효성을 검사하고 통합할 수 있습니다.

아키텍처 다이어그램

워크플로

이 아키텍처는 엔드 투 엔드 청구서 처리 워크플로를 자동화합니다.

1. 전자 메일 트리거: 송장 세부 정보(공급업체 ID, 청구서 번호, 날짜, 금액, 품목)가 포함된 XML 첨부 파일이 있는 지정된 공유 받은 편지함에 새 전자 메일이 도착합니다.

2. XML 데이터 추출: Power Automate는 XML 첨부 파일을 추출하고 XML 식을 사용하여 구문 분석하여 청구서 필드를 검색합니다.

3. 데이터 유효성 검사: 워크플로는 추출된 데이터의 유효성을 여러 조건에 대해 유효성을 검사합니다.

   • Dynamics 365의 공급업체 존재 확인
   • 청구서 번호 형식 유효성 검사
   • 문서 형식 검색
   • 금액 계산 확인
   • 측정값 유효성 검사 단위(국가/지역 기준)
   • 날짜 형식 유효성 검사

4. 데이터 변환: 워크플로는 추출된 XML 필드를 Dynamics 365 엔터티 스키마에 매핑하고, 날짜를 ISO(International Organization for Standardization) 8601 형식으로 변환하고, 양을 소수로 변환하고, 품목을 배열로 준비합니다.

5. Dynamics 365 통합: 워크플로는 Dataverse 커넥터 또는 Dynamics 365 커넥터를 사용하여 Dynamics 365 재무 및 운영 앱에서 유효성이 검사된 청구서 데이터를 보류 중인 공급업체 송장 레코드로 만듭니다.

6. 오류 처리: 단계가 실패하면 흐름에서 오류를 기록하고, 재무 팀에 알림을 보내고, 전자 메일을 실패한 폴더로 이동하고, 불완전한 청구서가 Dynamics 365로 들어가지 못하게 합니다.

성공 알림: 성공적으로 생성되면 워크플로는 Teams 메시지를 재무 채널로 보내고, 추적 목록을 업데이트하고, 처리된 전자 메일을 Dynamics 365 청구서 참조 번호가 있는 보관 폴더로 이동합니다.

시나리오 세부 정보

이 사용 사례는 수동 작업을 최소화하면서 공급업체 청구서를 ERP 시스템에 통합하기 위한 강력하고 안전하며 유지 관리 가능한 프로세스를 설정하는 회사의 접근 방식을 기반으로 합니다.

비즈니스 과제

다국적 기업이 페루(SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal)에서 XML 형식으로 대량의 공급업체 청구서를 받습니다. 비즈니스 언어), 칠레(SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) 및 멕시코(SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

이러한 XML 파일을 Dynamics 365(또는 ERP 시스템)로 수동으로 다운로드, 해석 및 키 지정하는 것은 느리고 오류가 발생하기 쉬며 로컬 전자 호출 규칙을 일관되게 적용하지 않습니다. 또한 팀은 XML 데이터를 PDF와 조정하고 공급업체 참조 데이터 및 TIN(세금 식별 번호)의 유효성을 검사해야 합니다.

해결 방법

다음과 같은 Power Automate 기반 XML 송장 수집 패턴을 구현합니다.

• 국가/지역당 지불 가능한 공유 계정(AP) 사서함을 모니터링하고, XML 및 PDF 첨부 파일을 추출하고, 자동화로 라우팅합니다.

• 각 국가/지역의 XML을 헤더, 선, 세금, 파티, UUID(범용 고유 식별자) 또는 folio와 같은 키를 비롯한 정규화된 내부 스키마로 구문 분석합니다.

• Dynamics 365에서 보류 중인 공급업체 청구서를 만들기 전에 세금 ID 형식, 문서 유형, 합계, 세금 및 필수 태그와 같은 국가/지역 인식 유효성 검사를 적용합니다.

• SharePoint 또는 Dataverse에서 통합 감사 로그를 만들고 장기 보존을 위해 원본 XML 및 PDF를 ERP 문서에 연결합니다.

Components

이러한 서비스 및 기술은 Dynamics 365 재무 및 운영 앱에 대한 공급업체 청구서 수집, 처리, 유효성 검사 및 통합을 자동화합니다.

전자 메일 및 워크플로 서비스

Power Automate 클라우드 흐름은 전체 청구서 처리 파이프라인을 오케스트레이션합니다. 클라우드 흐름은 주문형으로 실행될 수 있습니다(예: 청구서 첨부 파일과 함께 전자 메일이 도착하는 경우). 이를 자동화된 청구서 수집을 위한 이상적인 트리거 메커니즘으로 만들 수 있습니다.

데이터 추출 및 처리

AI 프롬프트는 XML에 없는 경우 PDF 청구서에서 PO(구매 주문) 참조 및 UUID를 추출합니다. 또한 일부 시나리오에서 청구서 유형을 분류합니다. 또는 요구 사항에 따라 AI Builder 문서 처리 모델을 사용할 수 있습니다.

ERP 통합

보류 중인 공급업체 청구서는 Dynamics 365 재무 및 운영 앱에서 만들어집니다. 아키텍처는 네이티브 Dynamics 365 커넥터를 사용하여 Dynamics 365 재무 및 운영 데이터 엔터티(예: 공급업체 청구서 관련 엔터티)와 상호 작용합니다.

데이터 통합 및 유효성 검사

• SharePoint 목록은 청구서 로깅 및 예외 추적을 위한 기본 데이터 계층 역할을 합니다.

• Microsoft Dataverse 가상 테이블을 사용하면 Dynamics 365 재무 및 운영 앱과 원활하게 통합할 수 있습니다.

알림 및 모니터링

• Microsoft Teams 는 청구서 처리 결과에 따라 재무 담당자에게 실시간 알림을 제공합니다.

• Outlook/Exchange Online 은 워크플로 및 실패 알림을 트리거합니다. 또한 폴더 관리를 통해 전자 메일 조직을 제공합니다.

Considerations

이러한 고려 사항은 워크로드의 품질을 개선하는 일련의 기본 원칙인 Power Platform Well-Architected의 핵심 요소를 구현합니다. Microsoft Power Platform Well-Architected에 대해 더 알아보세요.

Reliability

• 오류 격리: Power Automate에서 try-catch 범위를 사용하여 구문 분석 실패, 유효성 검사 오류 및 Dynamics 365 통합 문제를 개별적으로 처리합니다. 이 방법을 사용하면 한 번의 오류로 인해 전체 일괄 처리가 차단되지 않습니다.

• 멱등성 감지: 이메일이 다시 배달되는 경우 중복 Dynamics 365 제출을 방지하기 위해 청구서 번호와 공급업체 RFC 조합을 사용합니다.

• 대체 메커니즘: 자동화된 처리에 실패한 청구서에 백업 전자 메일 폴더 및 수동 큐 시스템을 사용합니다. 이 방법을 사용하면 청구서가 손실되지 않습니다.

• 이중 계층 로깅: 기본 SharePoint 및 보조 전자 메일 알림을 사용하여 로깅이 실패하더라도 예외 표시를 보장합니다.

• 재시도 정책: 기본 시간 제한 처리(5분 작업 시간 제한)를 사용하고, catch 범위 라우팅을 통해 예외 처리를 실행합니다.

보안

• 액세스 제어: 전자 메일 받은 편지함, SharePoint 라이브러리 및 Dynamics 365 서비스 계정을 권한 있는 담당자로 제한합니다.

• 데이터 보호: 중요한 공급업체 데이터가 포함된 XML 첨부 파일이 안전하게 처리되는지 확인합니다. 청구서에 있는 경우 은행 계좌 정보와 같은 중요한 필드에 대한 암호화를 구현합니다.

• 규정 준수: 모든 송장 처리가 규정 요구 사항에 부합하는 유효성 검사 규칙을 구현하여 Sarbanes-Oxley Act(SOX) 규정 준수, GST(상품 및 서비스세)/HST(조화 판매세) 요구 사항 및 기타 지방세 규정과 같은 금융 규정을 준수하는지 확인합니다.

• 서비스 계정: 최소한의 권한 사용 (VendorsV2/UnitsOfMeasure에 대한 읽기 권한; 청구서 테이블에만 대한 CREATE 권한).

운영 효율성

• 표준화: 모든 공급업체가 일관된 XML 스키마 형식을 사용하여 구문 분석 논리를 간소화해야 합니다. 호환성을 보장하기 위해 공급업체에 XML 템플릿을 제공합니다.

• 설명서: 일반적인 오류 시나리오, XML 형식 문제 해결 및 Dynamics 365 구성 변경에 대한 Runbook을 만듭니다. 사용된 모든 식 및 유효성 검사 규칙을 문서화합니다.

• 지원 프로세스: Power Automate 실행 기록을 사용하여 흐름 오류를 진단하고, 로그에서 오류를 찾고, 수동 복구 절차를 실행하는 방법에 대한 재무 및 IT 지원 팀을 학습시킵니다.

• 변경 관리: 프로덕션 배포 전에 개발 환경에서 논리, 유효성 검사 규칙 및 Dynamics 365 매핑 구문 분석의 모든 변경 내용을 평가합니다. Power Automate 흐름 내보내기용 버전 제어를 사용합니다.

성능 효율성

• 일괄 처리 모드: 하루에 200개 이상의 청구서를 처리해야 하는 경우 이메일별 트리거를 사용하는 대신 15분마다 실행되는 예약된 흐름으로 전환합니다.

• 최적화: 흐름 실행 기간 및 구문 분석 시간을 모니터링합니다. 복잡한 XML 구조의 경우 식을 최적화하여 처리 오버헤드를 최소화합니다. 중복 Dynamics 365 쿼리를 방지하기 위해 공급업체 조회에 대한 캐싱을 구현합니다.

• 커넥터 스로틀링: Power Automate의 제한 사항에 유의하세요. 대용량의 경우 Dataverse 테이블을 사용하여 큐 메커니즘을 구현합니다.

• 확장성: 청구서 볼륨이 증가함에 따라 이메일별 트리거에서 일괄 처리로 전환합니다. 동시성 설정이 있는 각 루프에 적용 을 사용하여 여러 청구서를 병렬로 처리하는 예약된 흐름을 사용합니다.

경험 최적화

• 셀프 서비스: 재무 사용자는 Power Apps 단추(IT 종속성 없음)를 사용하여 실패한 청구서를 수동으로 다시 시도할 수 있습니다.

• 투명도: SharePoint 대시보드에서 처리 큐 상태를 표시합니다. Power BI는 자세한 분석을 제공합니다.

• 알림 지우기: 섹션이 포함된 구조적 전자 메일 형식: 요약, 첨부 파일, 오류 세부 정보, 권장 작업.

• 대상 SLA: 전자 메일 영수증으로부터 2시간 이내에 처리된 95% 자동화된 청구서.

책임 있는 인공지능

• 공정성: 다양한 데이터를 사용하여 사용자 지정 프롬프트 모델을 학습하여 편견을 최소화합니다.

• 안정성 및 안전성: AI 출력을 지속적으로 모니터링하여 정확하고 실행 가능한지 확인합니다. 루프 안의 인간은 변칙과 예외를 검토합니다.

• 개인 정보 보호 및 보안: AI 프롬프트 프로세스가 적용 가능한 개인 정보 규정을 준수하는 데이터를 확인합니다.

• 포괄성: 여러 언어로 문서 처리를 지원합니다. AI Builder가 정보를 해석하는 데 문제가 있는 경우 사람이 문서를 검토할 수 있습니다.

• 투명성: 모든 AI 출력을 추적할 수 있으며 감사에 사용할 수 있는 로그를 사용할 수 있습니다.

• 책임: 휴먼 인 더 루프 검토를 사용하여 중요한 결정에 대한 책임을 보장합니다.

다음 단계

• 공급업체 커뮤니티를 사용하여 XML 스키마 요구 사항을 검토하고 조정합니다.
• 2~3개의 주요 공급업체를 사용하여 파일럿 배포를 계획합니다.
• UAT(사용자 승인 테스트) 및 유효성 검사에 대한 테스트 환경을 구성합니다.
• AP 팀과 지식 전송 세션을 예약합니다.
• 2시간 이내에 청구서의 95%를 자동화하는 등 송장 처리를 위한 SLA(서비스 수준 계약) 목표를 설정합니다.
• 다른 문서 유형(PO, 영수증, 신용 메모)을 포함하도록 2단계를 계획합니다.

기여자

Microsoft는 이 문서를 유지 관리합니다. 이 문서를 작성한 기여자는 다음과 같습니다.

주요 작성자:

• Pratik Kasat, 기술 설계자

관련 리소스

Power Platform:

• Power Automate 클라우드 흐름
• 사용자 지정 프롬프트 만들기
• Power Automate에서 프롬프트를 사용하세요

Dynamics 365:

• Dynamics 365 재무 및 운영 애플리케이션 설명서
• 데이터 개체 개요
• Dynamics 365 커넥터

규정 준수:

• CFDI 사양
• SUNAT 페루
• Power Platform 잘 설계됨