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La gestione dei cataloghi in Gestione avanzata SharePoint consente di comprendere l'organizzazione del contenuto nell'ambiente SharePoint. Usa i metadati di Microsoft 365 esistenti per raggruppare automaticamente i siti in categorie significative, offrendo una visualizzazione centralizzata del panorama dei contenuti.
Anziché gestire i siti singolarmente, usare la gestione dei cataloghi per analizzare e applicare azioni di governance tra gruppi di siti correlati. La gestione del catalogo sposta la governance di SharePoint da un approccio sito per sito a un modello basato sui metadati. Raggruppando i siti in categorie e gruppi, si ottengono le informazioni dettagliate e la scalabilità necessarie per gestire il contenuto, ridurre i rischi e prepararsi per esperienze basate sull'intelligenza artificiale come Microsoft 365 Copilot.
Funzionamento della gestione dei cataloghi
Gestione cataloghi organizza i siti di SharePoint in categorie e gruppi in base ai metadati già presenti nel tenant di Microsoft 365.
- Le categorie sono classificazioni di alto livello, ad esempio reparto, tipo di utente o area.
- I gruppi forniscono maggiori dettagli all'interno di ogni categoria. Ad esempio, all'interno della categoria Reparto, i gruppi possono includere Marketing, Sales, HR o Finance.
Questa struttura consente di comprendere in che modo il contenuto viene distribuito e regolato nell'organizzazione.
Categorie predefinite
La gestione del catalogo include categorie predefinite derivate dai metadati di Microsoft 365. Gli esempi comuni includono:
- Impostazioni locali: area in cui è ospitato il contenuto, ad esempio America del Nord ed Europa.
- Reparto: unità organizzative associate al sito ,ad esempio reparto finanziario.
- Tipo di utente: Guest o non Guest.
- Posizione dati preferita (PDL):configurazione multi-geografica per i siti.
- Segmento delle barriere informative: il segmento definito dai criteri di barriere informative (per le organizzazioni che implementano barriere informative).
Queste categorie vengono popolate automaticamente e disponibili senza configurazione.
Origini dei metadati
La gestione del catalogo usa i metadati di più origini per definire categorie e gruppi:
- Microsoft Entra ID: attributi dell'organizzazione come reparto, tipo utente e attributi di estensione
- Metadati del sito di SharePoint: proprietà del sito, ad esempio valori del contenitore delle proprietà, parole chiave del sito e altre proprietà definite da SharePoint
Poiché la gestione del catalogo riflette i metadati esistenti, mantenere i metadati accurati e coerenti è essenziale per ottenere risultati significativi.
Usare la gestione del catalogo per guidare le decisioni di governance
La gestione del catalogo consente di comprendere come è strutturato il contenuto e dove risiede, in modo da poter intraprendere azioni di governance mirate.
È possibile usarlo per:
- Identificare la modalità di distribuzione del contenuto tra reparti o aree geografiche
- Rilevare potenziali rischi di sovrasollamento in gruppi di siti
- Assegnare priorità alle azioni del ciclo di vita, ad esempio la pulizia o la convalida della proprietà
- Definire l'ambito dei report di governance, dei criteri del ciclo di vita e dei controlli di accesso
Applicando la governance a livello di gruppo, è possibile ridimensionare l'approccio mantenendo la coerenza nel tenant.
Creazione di report e informazioni dettagliate
Ogni categoria e gruppo include un report del sito scaricabile. Questi report consentono di:
- Analizzare la modalità di raggruppamento dei siti
- Identificare le tendenze nei contenuti
- Supportare scenari di governance e conformità
Queste informazioni dettagliate forniscono il contesto necessario per prendere decisioni amministrative informate.
Integrazione con l'agente di Amministrazione di SharePoint
La gestione del catalogo offre una struttura che migliora l'efficacia dell'agente Amministrazione di SharePoint.
Quando i siti sono categorizzati:
- Le informazioni dettagliate diventano più rilevanti
- Miglioramento dell'analisi e del rilevamento anomalie
- Le raccomandazioni sulla governance sono più mirate
Questa integrazione consente di passare dalla comprensione del contenuto all'azione più efficiente.
Per iniziare
La gestione del catalogo viene abilitata automaticamente quando si usa Gestione avanzata SharePoint, quindi è possibile iniziare subito a esplorare la distribuzione del contenuto.
Passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e accedere.
Espandere Report e quindi selezionare Gestione catalogo.
Personalizzare i nomi visualizzati delle proprietà
Modificare il nome visualizzato di una proprietà selezionandone il nome e quindi digitando il nome visualizzato desiderato.
La modifica dei nomi delle proprietà influisce solo sulla modalità di visualizzazione delle proprietà nella gestione del catalogo. Non modifica i metadati sottostanti o influisce sulla logica di raggruppamento del sito.