Expérience utilisateur final dans Microsoft 365 Archive

Les utilisateurs finaux ne peuvent pas accéder directement au contenu archivé. Lorsqu’un utilisateur tente d’accéder au contenu archivé, un message s’affiche indiquant que le site ou le fichier est archivé. Si un fichier est archivé, tout utilisateur disposant d’un accès en lecture peut réactiver le fichier pour récupérer un accès complet. La réactivation peut prendre jusqu’à 24 heures.

Expérience d’archivage de fichiers - Réactivation

Les utilisateurs finaux qui rencontrent des fichiers archivés peuvent réactiver le fichier en accédant à celui-ci dans le site SharePoint ou le compte OneDrive où le fichier est hébergé. Si l’utilisateur dispose d’autorisations de lecture, il peut réactiver le fichier en le sélectionnant et en appelant l’action « réactiver ». La réactivation peut prendre jusqu’à 24 heures. L’utilisateur qui a lancé la réactivation reçoit un e-mail lorsque le processus est terminé.

Gif animé qui montre un utilisateur final sélectionnant un fichier archivé et choisissant Réactiver dans SharePoint.

Remarque

Pour certaines applications Microsoft 365, il n’existe aucun indicateur clair indiquant qu’un fichier est archivé. La navigation vers le site SharePoint sous-jacent ou le compte OneDrive est le moyen le plus fiable de confirmer la status d’archivage d’un fichier et de le réactiver si nécessaire.

Expérience d’archivage de fichiers - Archivage

Les utilisateurs disposant d’autorisations de modification peuvent facilement archiver des fichiers sur des sites SharePoint qui sont activés pour l’archivage des fichiers. Pour archiver un fichier, les utilisateurs sélectionnent un ou plusieurs fichiers et appellent l’action « archiver ».

GIF animé qui montre un utilisateur final sélectionnant un fichier et choisissant Archive dans SharePoint.

Actions au niveau du dossier

Les actions au niveau du dossier permettent aux utilisateurs d’archiver ou de réactiver tous les fichiers d’un dossier, y compris les fichiers de tous les sous-dossiers, en une seule opération. Ces actions s’appliquent de manière récursive à tous les fichiers du dossier sélectionné. Les dossiers eux-mêmes n’ont pas d’état archivé ou actif. Les utilisateurs doivent disposer des autorisations appropriées sur les fichiers pour effectuer ces actions.

Les utilisateurs disposant d’autorisations de modification peuvent archiver tous les fichiers dans un dossier à l’aide de l’action « Archive tous les fichiers ». De même, les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture peuvent réactiver tous les fichiers archivés dans un dossier à l’aide de l’action « Réactiver tous les fichiers ».

Pour archiver ou réactiver tous les fichiers d’un dossier, les utilisateurs peuvent sélectionner le dossier souhaité et appeler l’action « Archive tous les fichiers » ou « Réactiver tous les fichiers ».

L’utilisateur reçoit un e-mail une fois l’action terminée.

Capture d’écran de Archive tous les fichiers.

Limites et considérations

Les limites suivantes s’appliquent aux actions d’archivage et de réactivation au niveau du dossier :

  • Limite au niveau du site : un maximum de 500 000 actions d’archivage ou de réactivation par site et par jour.

  • Limite d’archivage de dossiers : un dossier peut contenir un maximum de 20 000 éléments lors de l’utilisation de Archive tous les fichiers.

  • Limite de réactivation de dossier : un dossier peut contenir un maximum de 20 000 éléments lors de l’utilisation de Réactiver tous les fichiers.

  • Heure de réactivation. La planification d’une réactivation récursive prend généralement environ 10 minutes, mais peut prendre jusqu’à 24 heures pour les dossiers volumineux. Après la planification, la réactivation des fichiers peut prendre jusqu’à 24 heures. Pour les dossiers volumineux, la planification et la fin du processus complet peuvent prendre jusqu’à 48 heures.

Expérience d’archivage de site

Capture d’écran du message archivé que les utilisateurs finaux reçoivent quand ils essaient d’accéder au contenu qui a été archivé.

Dans Microsoft 365 Archive pour les sites, les administrateurs ont la possibilité de définir une URL personnalisée vers laquelle l’utilisateur peut demander une réactivation. Cela peut amener les utilisateurs à n’importe quelle URL que vous choisissez, telle qu’un formulaire, un système de tickets ou tout autre emplacement accessible via une URL. Une fois configurés, les utilisateurs voient un bouton Demander à réactiver lorsqu’ils rencontrent du contenu archivé.

Cette URL personnalisée peut être définie via un indicateur (-ArchiveRedirectUrl) dans l’applet de commande PowerShell Set-SPOTenant à partir de la version 16.0.23408.12000.

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl <url>

Exemple : Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/ReactivateSite

Pour supprimer l’URL personnalisée et le bouton Demande de réactivation :

Set-SPOTenant -ArchiveRedirectUrl ""

Remarque

Pour un locataire multigéographique, l’URL doit être définie pour chaque emplacement géographique.

Le bouton Demande de réactivation n’est pas visible si aucune URL de redirection n’est définie.

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