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La administración de catálogos en Administración avanzada de SharePoint le ayuda a comprender cómo se organiza el contenido en el entorno de SharePoint. Usa los metadatos existentes de Microsoft 365 para agrupar automáticamente los sitios en categorías significativas, lo que le proporciona una vista centralizada del panorama del contenido.
En lugar de administrar sitios de forma individual, use la administración de catálogos para analizar y aplicar acciones de gobernanza entre grupos de sitios relacionados. La administración de catálogos cambia la gobernanza de SharePoint de un enfoque de sitio a sitio a un modelo controlado por metadatos. Al agrupar sitios en categorías y grupos, obtiene la información y la escala necesarias para administrar contenido, reducir el riesgo y prepararse para experiencias con tecnología de inteligencia artificial, como Microsoft 365 Copilot.
Funcionamiento de la administración de catálogos
La administración de catálogos organiza los sitios de SharePoint en categorías y grupos en función de los metadatos que ya están presentes en el inquilino de Microsoft 365.
- Las categorías son clasificaciones de alto nivel, como departamento, tipo de usuario o región.
- Los grupos proporcionan más detalles dentro de cada categoría. Por ejemplo, dentro de la categoría Departamento, los grupos pueden incluir Marketing, Ventas, RR. HH. o Finanzas.
Esta estructura le ayuda a comprender cómo se distribuye y se controla el contenido en toda la organización.
Categorías integradas
La administración de catálogos incluye categorías integradas derivadas de metadatos de Microsoft 365. Algunos ejemplos comunes son:
- Configuración regional: región donde se hospeda el contenido (por ejemplo, Norteamérica frente a Europa).
- Departamento: las unidades organizativas asociadas al sitio (por ejemplo, departamento financiero).
- Tipo de usuario: invitado o no invitado.
- Ubicación de datos preferida (PDL):configuración multigeográfica de los sitios.
- Segmento de barreras de información: segmento definido por las directivas de barreras de información (para organizaciones que implementan barreras de información).
Estas categorías se rellenan automáticamente y están disponibles sin configuración.
Orígenes de metadatos
La administración de catálogos usa metadatos de varios orígenes para definir categorías y grupos:
- Microsoft Entra ID: atributos de la organización, como el departamento, el tipo de usuario y los atributos de extensión
- Metadatos del sitio de SharePoint: propiedades del sitio, como valores de contenedor de propiedades, palabras clave de sitio y otras propiedades definidas por SharePoint
Dado que la administración de catálogos refleja los metadatos existentes, mantener que los metadatos sean precisos y coherentes es esencial para obtener resultados significativos.
Uso de la administración de catálogos para guiar las decisiones de gobernanza
La administración de catálogos le ayuda a comprender cómo se estructura el contenido y dónde reside para que pueda realizar acciones de gobernanza dirigidas.
Se puede usar para:
- Identificar cómo se distribuye el contenido entre departamentos o regiones
- Detección de posibles riesgos de uso compartido excesivo en grupos de sitios
- Priorizar las acciones del ciclo de vida, como la limpieza o la validación de propiedad
- Informes de gobernanza de ámbito, directivas de ciclo de vida y controles de acceso
Al aplicar la gobernanza en el nivel de grupo, puede escalar el enfoque y mantener la coherencia en todo el inquilino.
Informes e información
Cada categoría y grupo incluye un informe de sitio descargable. Estos informes le ayudan a:
- Analizar cómo se agrupan los sitios
- Identificación de tendencias en todo el contenido
- Compatibilidad con escenarios de gobernanza y cumplimiento
Estas conclusiones proporcionan el contexto que necesita para tomar decisiones administrativas informadas.
Integración con el Agente de SharePoint Administración
La administración de catálogos proporciona una estructura que mejora la eficacia del Agente de SharePoint Administración.
Cuando los sitios se clasifican:
- Las conclusiones se vuelven más relevantes
- Mejora del análisis y la detección de anomalías
- Las recomendaciones de gobernanza están más dirigidas
Esta integración le ayuda a pasar de comprender el contenido a tomar medidas de forma más eficaz.
Introducción
La administración de catálogos se habilita automáticamente cuando se usa Administración avanzada de SharePoint, por lo que puede empezar a explorar la distribución de contenido de inmediato.
Vaya al Centro de administración de SharePoint e inicie sesión.
Expanda Informes y, a continuación, seleccione Administración de catálogos.
Personalización de nombres para mostrar de propiedades
Cambie el nombre para mostrar de una propiedad seleccionando su nombre y, a continuación, escribiendo el nombre para mostrar que prefiera.
El cambio de nombres de propiedad solo afecta a cómo se muestran las propiedades en la administración de catálogos. No cambia los metadatos subyacentes ni afecta a la lógica de agrupación de sitios.