Planear el contenido

Búsqueda de Microsoft ayuda a los usuarios a encontrar contenido relevante. Búsqueda de Microsoft es una forma segura de realizar búsquedas de contenido en su intranet y en la web. Este tipo de integración a través de la web y la organización está disponible únicamente con Microsoft.

Los administradores de búsqueda usan sus conocimientos sobre la organización y sus usuarios para facilitar a los usuarios encontrar contenido relevante.

Paso 1: Identifique la información que los usuarios necesitan

Descubra lo que los usuarios buscan y haga que sea fácil de descubrir. Aquí tiene algunas ideas para averiguar la información que los usuarios necesitan:

• Use los registros de búsqueda de intranet para determinar los sitios y páginas que obtienen la mayor parte del tráfico.
• Determine las herramientas, sitios y aplicaciones que se usan de forma diaria o semanal.
• Busque vínculos directos a prestaciones para empleados.
• Busque directivas y procesos que los usuarios deben conocer
• Determine con quién y cómo deben contactar los usuarios para obtener soporte técnico
• Obtenga la información que se necesita de forma periódica, ya sea por temporadas o en función de los ciclos de empresa; por ejemplo, personas que buscan herramienta para solicitar días libres o actualizaciones financieras trimestrales
• Recopile directivas para usuarios móviles o regionales, como los beneficios, que pueden variar según la ubicación.
• Determine los sitios internos y la información de búsquedas web comunes; por ejemplo, el tráfico, información del transporte público, meteorología local, descuentos disponibles de socios corporativos y programas de salud y forma física.
• Busque información sobre eventos, conferencias o retiradas patrocinados por la empresa.
• Investigue los problemas y preguntas frecuentes (FAQ) y respuestas comunes en TI, recursos humanos y soporte técnico.

Paso 2: Uso de expertos en la materia (PYME) y usuarios

En una organización, los usuarios buscan una amplia gama de temas que van desde los sencillos, como las direcciones de oficina y las ventajas de los empleados, hasta temas complejos, como nuevos procesos de trabajo, información técnica y contenido de procedimientos. La creación o la búsqueda de una amplia gama de contenido requiere conocimientos y conocimientos en diferentes campos, temas y tecnologías, y es posible que un administrador de búsqueda no tenga los conocimientos necesarios. Los administradores deben usar la experiencia y el conocimiento de otros usuarios de la organización para escalar la cantidad de contenido disponible sin recursos adicionales.

Uso de pymes

Use pymes de la organización, incluidos expertos de RR. HH., soporte técnico, ventas, tecnología y otras áreas clave. Para permitir que los expertos puedan contribuir con contenido directamente, agréguelos como editores.

Implique a los usuarios

Pida a los usuarios que sugieran recursos para los marcadores. Además de sugerir contenido, pueden informar sobre errores, como vínculos perdidos o no válidos, así como proporcionar otros comentarios

Paso 3: Mejorar la findability del contenido con Respuestas

En Búsqueda de Microsoft, el administrador de búsqueda crea marcadores y acrónimos para mejorar la findability del contenido. Cada uno de estos tipos de respuesta incluye un título, una descripción y un conjunto de palabras clave que lo desencadenan.

Títulos y descripciones

Las personas usan los títulos y descripciones para determinar si los resultados responden a su consulta o si es necesario probar una búsqueda diferente. Los títulos y descripciones deben reflejar la finalidad principal del resultado. Un buen ejemplo de un título podría ser "Beneficios de guardería", con una descripción de "Más información sobre los beneficios para ayudar con los gastos de guardería". Esto informa a los usuarios que buscan "guardería" que existen beneficios de soporte económico disponibles y les proporciona un vínculo para obtener más información.

Palabras clave

Las palabras clave son los términos que usan las personas de su organización para buscar contenido relevante. Asociar las palabras clave adecuadas a los resultados de búsqueda facilita encontrar el contenido relevante. Búsqueda de Microsoft sugiere palabras clave basadas en el título y la dirección URL del contenido. Para identificar palabras clave adicionales, empiece respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué términos de búsqueda se usan para encontrar la información que ha identificado?
• Use cualquier taxonomía existente que tenga su organización, así como variaciones relacionadas, acrónimos, temas y temas.
• ¿Qué otras variantes o palabras se usan para hablar de esta información?
• Use el equipo de soporte técnico para determinar estas palabras clave.

Por ejemplo, si está creando un resultado que se vincula a una herramienta para enviar solicitudes de vacaciones, palabras clave como "vacaciones" y "enviar la solicitud de vacaciones" son buenas opciones para incluirlas. También es posible que los usuarios de su organización usar "vacación" o "tiempo libre" para describir o buscar información relacionada con vacaciones. Agregar palabras clave como "holiday", "time off", "submit holiday request" y "request time off" facilita que más usuarios encuentren el contenido pertinente.

Palabras clave reservadas

Una palabra reservada es un término único o una frase que desencadena un resultado. A diferencia de otras palabras clave, una palabra clave se puede asociar con un único resultado. Use las palabras reservadas con moderación para permitir que Búsqueda de Microsoft aprenda en función del uso.

Por ejemplo, si crea un marcador para un sitio para enviar sus horas y agrega "registro" como palabra clave, los usuarios de su organización que busquen "registro de tiempo" verán el sitio para enviar sus horas como el único marcador en el cuadro de Búsqueda de Microsoft.

Usar la palabra clave para grupos contenido relacionado

Si desea que los usuarios encuentren conjuntos de contenido relacionado cuando busquen un término, pruebe a usar la misma palabra clave para todo el contenido relacionado. Por ejemplo, si va a agregar resultados acerca de procesos y herramientas de cambios de estado de vida, podría incluir una palabra clave como "matrimonio" para agrupar los resultados sobre las actualizaciones de beneficios, información de impuestos y cambios de nombre y alias.

Configuración de búsqueda

Use la configuración de búsqueda para ajustar el contenido y los grupos de usuarios destinatarios específicos. Búsqueda de Microsoft tiene los siguientes ajustes que proporcionan más control sobre cuándo se muestra un resultado de búsqueda y quién lo ve.

• Fechas: Establezca una fecha de inicio y una fecha de finalización para controlar cuándo está disponible o no está disponible el contenido. Por ejemplo, el material sensible al tiempo aparece en los resultados de la búsqueda cuando es relevante.
• País o región: Seleccione países o regiones para que solo los usuarios de esas ubicaciones vean el contenido. Por ejemplo, la información específica del país aparece en los resultados de búsqueda solo en esos países.
• Grupos: use la configuración de los grupos para hacer que un resultado esté disponible únicamente para los miembros de un grupo seleccionado. Por ejemplo, si va a crear sitios que solamente hacen referencia a los empleados del departamento de recursos humanos, puede asignar esta configuración al grupo de seguridad de recursos humanos adecuado.
• Sistema operativo & dispositivo: Seleccione los tipos de dispositivo o los sistemas operativos para que solo los usuarios que busquen en esos dispositivos o usen esos sistemas vean ese marcador.
• Variaciones de destino: use este ajuste para variar el contenido del marcador en función del dispositivo y la ubicación del usuario.

Paso 4: Pruebe su contenido

Después de crear marcadores y acrónimos, es importante comprobar que:

• Aparece el marcador o el acrónimo correctos.
• Todo el contenido agrupado mediante palabras clave aparece juntos según lo planeado.
• No aparece ningún resultado inesperado en el resultado de la búsqueda.
• El marcador o acrónimo tiene suficiente información.

Los usuarios y expertos que han colaborado en la creación de contenido pueden ayudar a probar y validar los resultados de búsqueda.

Paso 5: usar la información para revisar y actualizar periódicamente

Es importante que la información autoritativa, como marcadores y acrónimos, se mantenga actualizada.

• Corregir o quitar direcciones URL rotas o no válidas.
• Quite marcadores o acrónimos que ya no sean pertinentes.
• Compruebe si ha habido cambios en herramientas, nombres de sitios o nombres de equipos.
• Considere si el marcador o el acrónimo son suficientemente autoritativos o necesita una descripción más clara.

Búsqueda de Microsoft proporciona estadísticas de uso para marcadores y acrónimos. Las estadísticas de uso muestran cómo los usuarios interactúan con los resultados de la búsqueda y si los usuarios encuentran lo que buscan o si hay lagunas en el contenido disponible. Ayuda al administrador a supervisar el rendimiento y a realizar las acciones adecuadas para ajustar los resultados de la búsqueda.

Obtener detalles sobre marcadores y acrónimos

Vea cuántos marcadores y acrónimos se han publicado, programado o sugerido. Use el panel para ver totales de marcadores o acrónimos por estado:

• Publicados: el número de resultados publicados que están disponibles para los usuarios
• Programados: el número de resultados programados en el proceso de publicación
• Sugeridos: el número de sugerencias de los usuarios

Los marcadores y acrónimos sugeridos son un buen indicador de brechas en el contenido. Le ayudan a comprender lo que los usuarios buscan y no encuentran. Esto podría indicar que necesita crear más marcadores o acrónimos, o que necesita actualizar el contenido existente mediante palabras clave mejores, palabras clave reservadas y cadenas de búsqueda para mejorar la detectabilidad del contenido.

Revise las consultas de búsqueda más populares

Descubra las búsquedas que han generado más impresiones durante los últimos 90 días. Una impresión hace referencia a cuántas veces se ha visto una página en un resultado de búsqueda. La tarjeta Consultas principales muestra las 25 búsquedas principales para cada tipo de resultado, junto con el número total de impresiones y su tasa de clics (CTR). Utilice este informe para identificar volúmenes de consultas y para identificar las consultas con niveles altos y bajos de actividad.

Un recuento bajo de búsquedas puede indicar la insatisfacción del usuario, ya sea porque los usuarios no buscan ese contenido de búsqueda o usan palabras clave diferentes para encontrar ese contenido. La CTR muestra la frecuencia con la que los usuarios seleccionan los resultados promovidos y el nivel de utilidad de sus reglas de consulta y sus resultados para los usuarios. Un CTR bajo indica que los usuarios están buscando el contenido, pero están determinando que el contenido no cumple su búsqueda. En estos casos, los administradores pueden revisar el contenido y asegurarse de que se corresponde con las búsquedas del usuario, así como actualizar títulos, descripciones y palabras clave para coincidir con las consultas de búsqueda de los usuarios.