Crear y administrar temas de reuniones para reuniones de Teams

SE APLICA A: Reuniones Seminarios web Ayuntamientos

Algunas características descritas en este artículo requieren Teams Premium.

Información general

Los temas de reunión incluyen los colores de marca de su organización, una imagen personalizada, un logotipo y reacciones de reunión con marca.

Como administrador, puede aplicar un tema personalizado para personalizar la apariencia visual de una reunión, seminario web o invitación a un ayuntamiento, una pantalla previa a unirse y la sala de espera para las reuniones de los usuarios. También puede crear reacciones a reuniones de marca que los participantes usan para expresarse. Al incorporar elementos de marca de su organización (como logotipos, mascotas y caracteres) o objetos visuales basados en eventos, las reacciones personalizadas de marca ayudan a personalizar la experiencia del usuario, fomentando un sentido de identidad e interacción durante las reuniones.

Con el apoyo de sus equipos de comunicaciones corporativas y de administración de marca, puede configurar y crear temas de reuniones fácilmente para varias unidades de negocio y departamentos dentro de su organización. En los seminarios web, los organizadores también pueden usar la página de registro del seminario web para configurar la personalización de marca del seminario web para el registro y los correos electrónicos.

Solo los organizadores con una licencia de Teams Premium pueden crear reuniones, seminarios web y ayuntamientos que incluyan temas de reuniones. Cualquier persona que se una a estas reuniones y eventos puede ver los temas, incluidos los usuarios de su organización sin una licencia de Teams Premium, invitados y usuarios anónimos.

Puede configurar o administrar temas de reuniones para reuniones, seminarios web y ayuntamientos de Teams con el Centro de administración de Teams o PowerShell.

Requisitos previos

Antes de configurar los temas de reunión en las reuniones de Teams, asegúrese de que tiene los siguientes elementos:

• Los usuarios que necesitan usar temas de reunión tienen una licencia de Teams Premium.
• Es un administrador con acceso al Centro de administración de Teams o tiene una directiva de personalización asignada.
• Su logotipo, imagen, color e imágenes personalizados para reacciones a reuniones de marca cumplen los requisitos de carga detallados en la sección siguiente.

Requisitos de carga

Los temas de reunión muestran los siguientes activos visuales para el tema:

• Logotipo : el logotipo de su organización que aparece en superficies clave durante reuniones, seminarios web y ayuntamientos, incluida la pantalla de la sala de espera.

• Imagen personalizada : una imagen de marca de su organización (las imágenes personalizadas no son las mismas que los fondos de reunión personalizados).

• Color personalizado : le recomendamos que use el color principal o secundario de su marca, el que mejor complemente la imagen y el logotipo de su marca.

• Reacciones de reunión con marca: las reacciones de marca reemplazan las reacciones de reunión predeterminadas (Like, Heart, Applause, Laugh, Surprised) que usan los participantes durante una reunión. Las imágenes que cargue reemplazarán a las imágenes en las reacciones predeterminadas. Las capturas de pantalla siguientes muestran las reacciones de reunión predeterminadas y un ejemplo de reacciones de reunión personalizadas.

  

  Use imágenes que reflejen la identidad de marca de su organización, como logotipos, iconos, mascotas o caracteres, o temas de eventos.

Logotipos

Se recomienda usar un logotipo de estilo de icono cuadrado con texto mínimo y las dimensiones de 800 x 800 píxeles. Los logotipos que cargues deben cumplir con las relaciones de contraste de accesibilidad de Microsoft (4:5:1) y cumplir los siguientes requisitos:

• Formatos de imagen PNG y JPEG.
• Dos variaciones de las imágenes del logotipo que aparecen en la interfaz de usuario previa a la unión y en la sala de espera:
  • Logotipo de marca de tema oscuro
  • Logotipo de marca de tema claro
• Tamaño máximo de 5 MB.
• Dimensión mínima de 576 x 576 píxeles.
• Puede cargar una imagen por tema desde el dispositivo.

Imágenes

Se recomienda usar imágenes con dimensiones de 1.440 x 810 píxeles. Las imágenes personalizadas que cargue deben cumplir con las relaciones de contraste de accesibilidad de Microsoft (4:5:1) y cumplir los siguientes requisitos:

• Formatos de imagen PNG y JPEG.
• Dos variaciones de las imágenes de marca que aparecen en la interfaz de usuario previa a la unión y la sala de espera:
  • Imagen de marca del tema oscuro
  • Imagen de marca de tema claro
• Tamaño máximo de 5 MB.
• Dimensiones:
  • Dimensiones mínimas: 1.024 x 574 píxeles
  • Dimensiones máximas: 3.840 x 2.160 píxeles
• Puedes cargar un mínimo de 0 y un máximo de una imagen por tema desde el dispositivo.

Imágenes de reacciones de reuniones con marca

Las reacciones personalizadas deben ser reconocibles, inclusivas y representativas de la marca de su organización. Como parte de un paquete con temática, las reacciones deben seguir un lenguaje visual coherente. Al crear los conjuntos de imágenes, asegúrese de que cada reacción se alinee con el nombre de la reacción (Like, Heart, Applause, Laugh, Surprised). Por ejemplo, evite usar una imagen no relacionada, como una silla, para reemplazar la reacción risa predeterminada.

Use estas instrucciones de imagen para sus reacciones de reunión con la marca. Para cada reacción que desee personalizar, debe cargar:

• Archivo PNG para la reacción estática.
• Un sprite de imagen PNG correspondiente para la reacción animada.

Reacción estática

Cargue un archivo PNG para cada reacción que desee personalizar. Esta imagen es la base de la reacción animada. Para obtener los mejores resultados, siga estas instrucciones:

• Formato de imagen PNG con fondo transparente
• Dimensiones: 100 píxeles x 100 píxeles

Reacción animada

Esta es la imagen que se anima cuando los participantes envían una reacción durante una reunión.

Después de cargar la reacción estática, para habilitar la animación, cargue el sprite de imagen PNG correspondiente que contiene todos los fotogramas clave de la animación.

Para obtener los mejores resultados, cree un sprite de imagen según las siguientes especificaciones:

• La reacción debe animarse en el punto y necesita repetirse.
• La velocidad de fotogramas debe ser de 24 fotogramas por segundo.
• Cada fotograma de la animación debe ser de 100 píxeles x 100 píxeles.
• Los marcos de animación se organizan en una hoja vertical de sprite PNG con un fondo transparente.
• Dimensiones: una columna de 100 píxeles de ancho x 5.100 píxeles de alto sin espaciado entre los fotogramas.
• Número de fotogramas: 51
  La animación usa 20 fotogramas de transición (10 para fundido de entrada y 10 para fundido de salida). El momento clave de la animación, como los pulgares hacia arriba en la reacción Me gusta, se produce en el fotograma 23.

Crear o administrar temas de reuniones en el Centro de administración de Teams

A todos los usuarios con licencia Teams Premium se les asigna automáticamente la directiva predeterminada global. Cualquier directiva de personalización personalizada que cree invalidará el valor predeterminado global. Puede cargar un máximo de cinco temas en cada directiva. Agregar varios temas a cada directiva ofrece a los organizadores más opciones, lo que les permite seleccionar la personalización de marca adecuada para diferentes reuniones, seminarios web y ayuntamientos.

Para crear o administrar temas de reuniones, siga estos pasos.

Crear una nueva directiva de personalización o editar una directiva existente

1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Teams, expanda Reuniones y, después, seleccione Directivas de personalización.
2. Seleccione una directiva existente o cree una nueva.
3. Dentro de la directiva elegida, vaya a la sección Personalizar objetos visuales de la reunión .
4. Si vas a crear una nueva directiva, selecciona Agregar un tema. Si está administrando una directiva existente, seleccione Editar temas de reunión para realizar cambios en el tema.

Cargar el logotipo, las imágenes y establecer el color personalizado

1. En el panel Temas de la reunión :

   1. En Logotipo, selecciona los botones Cargar logotipo para cargar una versión clara y oscura del logotipo. Estos logotipos cuadrados aparecen en superficies clave durante la reunión o el evento, incluida la pantalla de la sala de espera.
   2. En Imágenes, seleccione los botones Cargar imagen para cargar una versión clara y oscura de la imagen personalizada. Las imágenes de su organización se muestran en la pantalla de reuniones o eventos y proporcionan un fondo colorido.
   3. En Color, escriba el valor del código hexadecimal del color de su organización, que se muestra en las superficies clave de la experiencia de reunión o evento. Para cumplir con los estándares de accesibilidad, el color final puede diferir del color que especifique.

2. Selecciona Vista previa y, a continuación, ve a la pestaña Colores de temas para ver el aspecto del logotipo, las imágenes y los colores en el escritorio.

Cargar imágenes para sus reacciones de reunión con la marca

1. En el panel Temas de la reunión , en Reacciones personalizadas, seleccione Cargar junto a la reacción que desea personalizar.

   

2. En la pestaña Reacción estática , cargue el archivo PNG y, después, seleccione Siguiente.

   Si necesita quitar una imagen cargada personalizada y volver a la reacción predeterminada, seleccione Revertir junto a la reacción.

3. En la pestaña Reacción animada , cargue el archivo de sprite PNG correspondiente. Puede descargar un archivo sprite de ejemplo para usarlo como referencia. Seleccione Guardar.

4. Selecciona Vista previa y, a continuación, ve a la pestaña Reacciones personalizadas para confirmar que la reacción personalizada aparece según lo esperado.

5. Repita estos pasos para cada reacción que desee personalizar.

Aplicar el tema y activarlo

1. Cuando termine de configurar el tema, seleccione Aplicar para aplicar los cambios.
2. En la fila del tema de la tabla Objetos visuales de reunión personalizados , cambie el botón de alternancia Activo actualmente a Activado.

Asignar la directiva de personalización a usuarios o grupos

Puede agregar hasta cinco temas a una directiva de personalización. Después de agregar los temas, selecciona Guardar para guardar los cambios.

Después, asigne la directiva de personalización a usuarios o grupos específicos de su organización. Para obtener más información, vea Asignar directivas a usuarios y grupos.

Permitir que los organizadores desactiven los temas de una reunión

Puede dar a los organizadores de reuniones y eventos la opción de desactivar los temas de reuniones para reuniones específicas, seminarios web y ayuntamientos. Cuando los organizadores desactivan los temas de la reunión, la reunión vuelve al tema predeterminado de Teams.

Para permitir que los organizadores de la reunión desactiven los temas de la reunión:

1. Vaya a la directiva de personalización de la reunión.
2. Cambie el botón de alternancia Permitir que el organizador controle el tema de la reunión a Activado.

Los organizadores de reuniones pueden desactivar los temas de la reunión de la siguiente forma:

1. Ir al menú Opciones de reunión para una reunión.
2. Alternar la opción de reunión con el tema Reunión a Desactivado.

Administrar temas de reuniones en PowerShell

Para cargar imágenes, debe usar el Centro de administración de Teams. Puede administrar temas de reuniones con los siguientes cmdlets de PowerShell en Teams PowerShell:

• Set-CsTeamsMeetingBrandingPolicy
• Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy
• New-CsTeamsMeetingBrandingPolicy

En este ejemplo se asigna una directiva de tema de reunión denominada "Prueba de directiva" a un grupo denominado group@contoso.com.

Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy -Group group@contoso.com -PolicyName "Policy Test" -Rank 1

En este ejemplo se asigna una directiva de tema de reunión denominada "Prueba de directiva" a un usuario llamado alice@contoso.com.

Grant-CsTeamsMeetingBrandingPolicy -identity "alice@contoso.com" -PolicyName "Policy Test"

Puede asignar directivas de personalización de reuniones a usuarios o grupos con una licencia de Teams Premium de su organización.

Soporte de plataforma

Para ver la lista de plataformas compatibles con esta característica, consulte Microsoft Teams Premium - Información general para administradores.

Quién puede ver un tema de reunión

Aunque solo los usuarios con licencia asignados a una directiva de personalización de reuniones pueden crear eventos y reuniones habilitados para temas de reuniones, cualquier persona puede ver los temas que se aplican a una reunión, seminarios web y ayuntamientos. Entre estos usuarios se incluyen:

• Teams Premium usuarios con licencia de su organización
• Usuarios de su organización que no tienen una licencia de Teams Premium
• Invitados
• Usuarios externos
• Usuarios anónimos

Procedimientos recomendados para temas de reuniones

• Use solo los activos de imagen oficiales de su organización. No use contenido de imagen que no le pertenezca.
• Trabaje con su equipo de marca y marketing para asegurarse de que los activos de imagen y los colores juntos siguen las directrices de marca de su organización.
• Asegúrate de que estás usando imágenes de logotipo de alta calidad, que son visibles en dispositivos de pantalla pequeñas y grandes.
• Los colores generados en Teams pueden diferir de los colores de su marca. Este proceso se creó para garantizar que se cumplan los estándares de accesibilidad de Microsoft.
• Los usuarios con configuración de dispositivo de contraste alto no pueden ver los temas de reunión.

Accesibilidad

Estos son algunos puntos para garantizar que se cumplan los requisitos de accesibilidad:

• Seguir patrones y estructuras de interfaz de usuario existentes: la estructura actual y el texto de la pantalla no se están modificando con esta característica.
• Relación de contraste de imagen: los activos de imagen deben cumplir la relación de contraste de color 4:5:1.
• Compatibilidad accesible para la generación de colores: calculamos la salida de color accesible que sea la coincidencia más cercana a la entrada de color de la marca al tiempo que mantenemos los estándares de accesibilidad de Microsoft.
• Compatibilidad con contraste alto: para los usuarios con la configuración de contraste alto habilitada, no se aplica la personalización de marca. Siguen viendo la experiencia de reunión predeterminada de Teams.
• Controles: usted y sus organizadores pueden impedir que los usuarios con problemas de accesibilidad vean la personalización de marca a través de:
  • Directivas: para garantizar que los usuarios con problemas de accesibilidad no creen reuniones habilitadas para personalización de marca, evite asignarles una directiva de personalización.
  • Opciones de reunión: los organizadores de reuniones pueden desactivar los temas si un usuario con problemas de accesibilidad se une a su reunión o evento.

Casos de uso para varios departamentos o unidades de negocio en una organización

Algunas organizaciones tienen varias unidades de negocio bajo identidades de marca diferentes dentro de la misma organización. En estos casos, puede crear directivas de personalización de reuniones dedicadas a cada marca. También pueden asignar un departamento o grupo de usuarios de una unidad de negocio a una directiva específica.

Contoso Ltd. tiene una única organización en Microsoft Teams, con todos los perfiles de usuario de su organización en diferentes organizaciones empresariales. La compañía busca adoptar reuniones personalizadas con personalización de marca en Teams para aumentar su presencia de marca con sus clientes y fomentar una cultura corporativa interna.

Contoso tiene dos unidades de negocio (CCO) bajo su organización: Servicios técnicos de Contoso y Contoso Educación. Ambas BU tienen sus propias imágenes de marca distintas y quieren mostrar su personalización de marca durante sus reuniones internas y externas.

Para admitir este caso de uso, los administradores de Contoso pueden crear dos directivas de personalización distintas:

• Directiva A: Servicios técnicos de Contoso: incluye el logotipo de la marca, la imagen, el color y las reacciones personalizadas del servicio técnico de Contoso.
• Directiva B - Contoso Education – incluye el logotipo de la marca, la imagen, el color y las reacciones personalizadas de Contoso Education.

Pueden proceder a asignar los usuarios con licencia de Servicios técnicos de Contoso a la directiva A y a los usuarios con licencia de Contoso Educación a la directiva B.

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