Progreso del proyecto y consumo de costos

Se aplica a la versión 3.x de la aplicación Project Service

La necesidad de realizar un seguimiento del progreso según una programación varía según el sector. Algunos sectores realizan un seguimiento a un nivel pormenorizado, mientras que otros lo hacen a un nivel superior. En este artículo se muestra cómo programar para satisfacer los requisitos de su organización.

Vista de seguimiento de esfuerzos

La vista Seguimiento de esfuerzo rastrea el progreso de las tareas en el cronograma. Compara las horas de esfuerzo reales que se invierten en una tarea con las horas de esfuerzo planeadas de la tarea. Project Service Automation usa las siguientes fórmulas para calcular las métricas de seguimiento:

Inicialmente en la creación de la tarea: el costo planificado se establecerá en el costo estimado al finalizar. Una vez que los datos reales se registran en la tarea, se realizarán los cálculos siguientes para la vista de Seguimiento del esfuerzo.

• Porcentaje de progreso = Esfuerzo real invertido hasta la fecha ÷ Estimación completa (EAC)
• Estimación para completar (ETC) = Estimación al completar (EAC) – Esfuerzo real gastado hasta la fecha
• EAC = Esfuerzo restante + Esfuerzo real invertido hasta la fecha
• Desviación de esfuerzo proyectada = Esfuerzo planificado – EAC

Project Service Automation muestra una proyección de la varianza de esfuerzo en la tarea. Si el EAC es mayor que el esfuerzo planeado, se prevé que la tarea tomará más tiempo del originalmente previsto. Por consiguiente, está retrasado. Si el EAC es menor que el esfuerzo planeado, se prevé que la tarea tarde menos tiempo que la planeada originalmente. Por lo tanto, está adelantado respecto al cronograma.

Esfuerzo de nueva proyección

Es habitual que un administrador de proyectos revise las estimaciones originales de una tarea. Las reproyecciones de proyectos son la percepción que tiene un jefe de proyecto de las estimaciones, dado el estado actual de un proyecto. Sin embargo, no se recomienda que los administradores de proyectos cambien los números de línea base, ya que la línea base del proyecto representa la fuente de verdad establecida para la programación y la estimación de costos del proyecto, y todas las partes interesadas del proyecto lo han acordado.

Hay dos maneras de que un administrador de proyectos pueda volver a proyectar el trabajo en las tareas:

• Reemplace la ETC predeterminada por una nueva estimación del esfuerzo restante real en la tarea.
• Reemplace el porcentaje de progreso predeterminado por una nueva estimación del progreso verdadero en la tarea.

Cada uno de estos enfoques provoca un recálculo de la ETC, el EAC y el porcentaje de progreso de la tarea, así como de la varianza del esfuerzo proyectado para una tarea. El EAC, ETC y el porcentaje de progreso de las tareas de resumen también se vuelven a calcular y generan una nueva proyección de varianza de esfuerzo.

Reproyección del esfuerzo en tareas de resumen

Se puede reproyectar el esfuerzo en tareas de resumen o tareas de contenedor. Independientemente de si el usuario vuelve a proyectar utilizando el esfuerzo restante o el porcentaje de progreso en las tareas de resumen, comienza la siguiente serie de cálculos:

• Se calculan el EAC, el ETC y el porcentaje del progreso en la tarea.
• El nuevo EAC se distribuye a las tareas secundarias en la misma proporción que el EAC original en la tarea.
• Se calcula la nuevo EAC en cada una de las tareas individuales hasta las tareas del nodo hoja.
• Las tareas secundarias afectadas hasta los nodos hoja tienen su ETC y porcentaje de progreso recalculados en función del valor de la EAC. Esto da como resultado una nueva proyección para la varianza de esfuerzo de la tarea.
• Los EAC de las tareas de resumen se vuelven a calcular hasta el nodo raíz.

Vista de seguimiento de costes

La vista Seguimiento de costos compara el costo real invertido en una tarea con el costo planeado.

Project Service Automation usa las siguientes fórmulas para calcular las métricas de seguimiento:

Cuando se crea una tarea, el costo planeado es igual al costo estimado al completarse. Después de registrar los datos reales en la tarea, se calcula lo siguiente en la vista Seguimiento para el costo:

• Porcentaje de costo consumido = Costo real invertido hasta la fecha ÷ Costo estimado completado para la tarea
• Costo para completar (CTC) = Costo estimado completo: costo real invertido hasta la fecha
• Costo estimado completo = CTC + Costo real invertido hasta la fecha
• Varianza de costos proyectados = Costo planeado: costo estimado al completar

Se muestra una proyección de la desviación del coste en la tarea. Si el costo estimado completado es mayor que el costo planeado, la tarea se proyecta para costar más de lo previsto originalmente. Por lo tanto, tiene una tendencia a ser superior al presupuesto. Si el costo estimado al completar es menor que el costo planificado, la tarea se proyecta a un costo menor que se planificó originalmente y se mantiene por debajo del presupuesto.

Reproyección del coste del jefe de proyecto

Cuando se vuelve a proyectar el esfuerzo, el CTC, el costo estimado en su totalidad, el porcentaje de costos consumidos y la varianza de costos proyectados se vuelven a calcular en la vista Seguimiento de costos.

Resumen del estado del proyecto

El seguimiento de los datos en la vista Seguimiento del esfuerzo y Seguimiento de costes muestra el progreso y el consumo de costes en el nodo raíz del proyecto, las tareas de resumen y los niveles de tareas del nodo hoja. La sección Estado de la página Entidad del proyecto muestra un resumen del estado en el nivel de proyecto.

Campos de resumen de estado

El campo Estado general del proyecto es un campo editable que muestra el estado general del proyecto. Usa códigos de colores, como verde, amarillo y rojo, para indicar un riesgo creciente. El campo Comentarios permite al administrador del proyecto escribir comentarios específicos sobre el estado. El estado actualizado en el campo no se puede editar y el valor es una marca de tiempo que indica cuándo se actualizó por última vez el estado.

Los campos Rendimiento de programación y Rendimiento de costos se establecen a partir de la fecha de seguimiento. Cuando la programación y la desviación de coste para el nodo raíz en la vista Seguimiento del esfuerzo son positivas, puede establecer estos campos en Adelantado. Cuando la programación y la desviación de coste para el nodo raíz son negativos, puede establecerlos en Retrasado.