Procesos de ventas

Se aplica a la versión 3.x de la aplicación Project Service

Los procesos de ventas que se utilizan en una organización basada en proyectos difieren de los procesos de ventas que se utilizan en una organización basada en productos. Esta diferencia se produce porque los ciclos de ventas de las organizaciones basadas en proyectos son más largos y requieren técnicas de estimación personalizadas para analizar y crear cotizaciones para cada oferta. Dynamics 365 Project Service Automation usa algunas de las mismas funciones que se usan en el proceso de ventas de Dynamics 365 Sales. A continuación, encontrará algunos ejemplos:

• Se usa una entidad Lead para realizar un seguimiento del proceso de ventas.
• Los clientes potenciales que reúnen los requisitos se registran como oportunidades. El proceso de ventas también puede comenzar con la oportunidad.
• Se accede a todos los artefactos relacionados con una oportunidad. Estos artefactos incluyen el equipo de ventas, las partes interesadas, la probabilidad, la clasificación, las fases de ventas y los procesos de negocio.
• Se crean múltiples ofertas para una oportunidad.
• Una oferta se marca Cerrada como Ganada para generar una orden de venta. En PSA, el pedido de venta se personaliza y se denomina contrato de proyecto.

En la ilustración siguiente se muestra un proceso de ventas típico en una organización basada en proyectos.

Estimación de una venta

El valor de una venta se puede estimar en función de los proyectos que se han entregado anteriormente y la complejidad de los proyectos. Para los proyectos que implican extensiones a proyectos anteriores, o proyectos en los que la experiencia del proveedor es alta y conocidas plantillas de trabajo se usan, puede usar un proceso de estimación más sencillo. Los proyectos más complejos suelen tener un proceso de compra más largo. Por lo tanto, hay más fases en el proceso de estimación de ventas. Al principio del proceso, el equipo de ventas usa la entrada de administradores de cuentas y expertos en la materia (PYME) para empezar a crear una estimación de alto nivel para cada componente distinto del trabajo que se cita. Estos componentes de trabajo se representan mediante líneas de comillas.

Puede crear una estimación de alto nivel de la cotización. Finalmente, esta estimación de alto nivel se reemplazará por una estimación más detallada basada en un plan de proyecto que cree mediante las plantillas de proyecto estandarizadas. Estas plantillas le ayudan a crear una programación y determinar los valores monetarios de la cita y sus componentes (líneas de comillas).

Puede crear varias cotizaciones para un proyecto y agruparlas en un solo tipo de entidad de oportunidad única. Finalmente, una de esas cotizaciones se marca Cerrada como Ganada y se crea un contrato de proyecto o Declaración de Trabajo (SOW). Un contrato de proyecto contiene el valor contratado para cada componente (línea de contrato) aceptado por el cliente para su entrega. Normalmente, se crea una EDT (Especificación de Trabajo) como un documento de Microsoft Word. Todas las facturas que se envían al cliente durante el transcurso de la entrega del proyecto hacen referencia al contrato del proyecto o SOW.

También puede crear presupuestos alternativos dentro de un tipo de entidad de oportunidad o configurar el sistema para que se cree un contrato de proyecto cuando se gane una oferta. En este caso, puede adjuntar un documento Word que represente la SOW al registro de contrato del proyecto.

Configuración del proceso de ventas

Puede usar flujos de proceso de negocio (BPF) en Microsoft Dynamics 365 para configurar el proceso de ventas. Los BPF proporcionan a su personal de ventas una interfaz visual guiada que pueden usar para avanzar las ofertas a través de las fases que son típicas para su empresa.

Por ejemplo, su empresa puede tener las seis fases siguientes en el proceso de ventas:

1. Calificar
2. Estimación
3. Revisión interna
4. Contrato
5. Entregar
6. Cerrar

Estas seis etapas están representadas por galones (>) que usted selecciona para expandir cada tipo de entidad de oportunidad que crea.

Tu organización podría utilizar diferentes entidades para representar el mismo acuerdo a medida que se desarrolla. Al principio del proceso de ventas, una oferta se representa mediante la entidad Oportunidad. A medida que pase el tiempo y aparezcan más detalles, puede usar estimaciones de alto nivel para crear uno o varios presupuestos. Si una de estas cotizaciones la revisan las partes interesadas internas y del cliente, la entidad Quote representa la oferta. Después de que el cliente acepte la oferta, un contrato de proyecto o SOW representa la oferta. Para admitir este comportamiento, los BPF se estructuran para que cada fase del proceso esté vinculada a una tabla de base de datos diferente.

La fase Cualificar del proceso de ventas puede estar respaldada por una entidad de oportunidad. Las fases estimación e revisión interna pueden estar respaldadas por una entidad Quote. Las etapas Contrato, Entrega y Cierre pueden estar respaldadas por una entidad de Contrato de Proyecto.

A medida que mueve transacciones a través de las etapas, se le solicitará crear el registro de entidad adecuado para guiarle en el proceso. Las fases pueden ser condicionales. Por ejemplo, si necesita una revisión interna de una cotización solo si la cotización usa una lista de precios personalizada, puede configurar esa condición en la fase adecuada del proceso de negocio. A continuación, la fase de revisión interna solo se muestra para las cotizaciones que usan una lista de precios personalizada. Para todas las demás ofertas y cotizaciones, la fase Estimación va seguida de la fase Contrato .

Diferencias entre Project Service Automation y Gestión de Ventas

Aunque el proceso de ventas de PSA usa las funcionalidades básicas del proceso de ventas en Ventas, tiene algunas diferencias clave debido a las variaciones en las prácticas empresariales de las organizaciones basadas en proyectos. A continuación, encontrará algunos ejemplos:

• Presupuestos de proyecto – En Project Service Automation, se cierra un presupuesto después de crear un contrato de proyecto a partir de una oferta. En Ventas, puede mantener abierta una cotización después de haberla ganado. La razón de esta diferencia es que una coincidencia entre una oferta y un contrato de proyecto es mejor para las organizaciones basadas en proyectos.
• Activación y revisiones : en PSA, la activación y las revisiones no se admiten para las cotizaciones del proyecto. En Ventas, se puede bloquear una oferta para evitar modificaciones adicionales.
• Cerrar una cotización como perdida o ganada : en PSA, cuando se cierra una cotización de proyecto como ganada o perdida, la oportunidad permanece abierta. Todas las demás cotizaciones de esta oportunidad se cierran como perdidas. En Ventas, cuando se cierra una cotización como ganada o perdida, se le solicita al usuario que realice una acción sobre la oportunidad. Dependiendo de la entrada del usuario, la oportunidad subyacente podría cerrarse o dejarse abierta.

Seguimiento de revisiones a presupuestos y planes de proyecto en el ciclo de ventas

En PSA, no puede realizar un seguimiento de las revisiones realizadas a una cotización. En su lugar, debe marcar la cotización existente Cerrada como Perdida y luego crear una nueva cotización. Puede copiar una cita o clonar una cita basada en proyectos mediante PSA.

Seguimiento de comentarios y aprobaciones de presupuestos y contratos de proyecto

Puede administrar la revisión y aprobación de las cotizaciones y los contratos de proyecto mediante el muro de registros y las publicaciones. Su organización puede crear flujos de trabajo y complementos personalizados para asignar, redirigir, escalar y administrar notificaciones de elementos de trabajo de revisión y aprobación.