Configuración del Asistente de Gastos (Versión Preliminar)

Se aplica a Dynamics 365 Project Operations integrado con ERP y Dynamics 365 Project Operation para fabricación

El Agente de gastos reúne funcionalidades de aplicaciones de Microsoft Dynamics 365 Project Operations, finanzas y operaciones, Microsoft Copilot Studio, Power Automate y Dataverse para automatizar los flujos de trabajo de procesamiento de gastos mediante inteligencia artificial. Esta característica ayuda a ahorrar tiempo y reducir el esfuerzo manual al permitir que el sistema procese recibos y genere líneas de gastos e informes de gastos para los usuarios. Usa conectores de Microsoft Power Platform para la integración con Outlook, Microsoft Teams, calendarios de usuario y el entorno de aplicaciones de finanzas y operaciones a través de entidades virtuales de Dataverse.

El Agente de gastos incluye varios flujos, tres de los cuales sirven como orquestadores principales:

• Process Emails: este flujo examina una carpeta de buzón configurada cada hora y almacena los datos adjuntos como recibos no conectados en Dynamics 365 Finance.
• Extraer id. de recibo: este flujo recoge recibos no conectados y desencadena al agente para extraer los detalles del recibo y crear una línea de gastos no asociada.
• Procesar informe de gastos – Este flujo convierte las líneas de gastos no adjuntas y genera informes de gastos, en función de la configuración de agrupación de informes por que ha establecido en la aplicación para cada entidad jurídica.

Además, el agente se integra con Microsoft Teams, lo que permite el uso de tarjetas adaptables para la revisión y envío del informe de gastos.

El agente se basa en varios conectores de Microsoft Power Platform. Estos conectores se referencian automáticamente en los flujos de Power Automate que se proporcionan.

• Outlook (Office 365): este conector accede al buzón compartido para extraer recibos.
• Dataverse (entidades virtuales): este conector se integra con las aplicaciones de finanzas y operaciones a través de entidades virtuales.
• Microsoft Copilot Studio: este conector utiliza modelos de IA para extraer información de recibos.
• Microsoft Teams: este conector envía tarjetas adaptables para las interacciones del usuario (si la integración de Teams está habilitada).
• Microsoft 365 Usuarios: este conector recupera los detalles del calendario del usuario (opcional, si el análisis de recibos es compatible con el contexto).

Prerrequisitos

1. Entorno financiero y de operaciones: Necesita al menos la versión 10.0.45 (10.0.2345.170 y versiones posteriores), 10.0.46 (10.0.0.2428.108 y versiones posteriores) o 10.0.47 (10.0.2527.38 y versiones posteriores) del entorno de finanzas y operaciones para instalar el agente.
2. Roles necesarios para configurar el usuario del Agente de gastos: Para completar los pasos de este artículo, debe ser el administrador del sistema de la organización y tener los siguientes roles para configurar el usuario del agente de gastos para instalar el Agente de gastos.

Pasos para configurar el Agente de gastos

Para instalar y configurar el Agente de gastos, siga estos pasos:

1. Instale Copilot para aplicaciones financieras y de operaciones.
2. Habilite las características del agente en su entorno.
3. Cree un usuario de gastos para la ejecución del agente.
4. Configure un buzón compartido.
5. Configuración del Agente de gastos mediante la herramienta de implementación del agente
6. Active el Agente de Gastos en Microsoft Teams (opcional, si necesita integración con Microsoft Teams)

En las secciones siguientes se describe cada paso con detalle.

Paso 1: Instalar Copilot para aplicaciones de finanzas y operaciones

El agente de gastos está disponible como parte del Copilot para el paquete de aplicaciones de finanzas y operaciones. Al instalar este paquete en el entorno, obtendrá automáticamente todos los recursos necesarios, incluidos los flujos de agente, variables de entorno y Power Automate.

Para instalar la aplicación necesaria, siga estos pasos:

1. Vaya al Centro de administración de Power Platform en el explorador.
2. En la lista de entornos, seleccione el nombre del entorno donde desea instalar la aplicación.
3. En la página de detalles del entorno (NO en el panel de navegación izquierdo), vaya a la sección Recursos y seleccione Aplicaciones de Dynamics 365.
4. Busque Copilot para aplicaciones de finanzas y operaciones dentro de la lista de aplicaciones de Dynamics 365. Si ya está instalado y hay disponible una actualización, seleccione el botón Actualizar.
5. Si la aplicación no aparece en Dynamics 365 aplicaciones, seleccione Install app, seleccione Copilot for finance and operations apps y siga las indicaciones para completar la instalación.
6. Copilot para las aplicaciones de Finanzas y Operaciones debe ser la versión 1.0.3231.4 o posterior.

Paso 2: Habilitar las características del agente en su entorno

Después de instalar el paquete de aplicaciones Copilot para finanzas y operaciones, active el agente de gastos desde el entorno de Dataverse y finanzas y operaciones.

Habilitar característica en Dataverse

Activa la bandera de función Copilot en el Centro de administración de Power Platform. Para activar la bandera de funciones de Copilot, siga estos pasos:

1. Vaya al Centro de administración de Power Platform.
2. Seleccione Entornos> seleccione el entorno >Configuración>Producto> seleccione Características.
3. Confirme que la característica indicador de Copilot esté activada.

Habilitar la característica en el entorno de finanzas y operaciones

Para activar el agente en aplicaciones de finanzas y operaciones, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su entorno de finanzas y operaciones.
2. Vaya a Administración de características y habilite la característica Inicio inmersivo y las características Administración de agentes.
3. Para configurar el Agente de gastos (el programa de instalación es por entidad jurídica), vaya a Gestión de gastos>Configuración>General>Parámetros de administración de gastos.
4. En la pestaña Agente de entrada de gastos, configure los parámetros como se muestra en la tabla siguiente.

Paso 3: Crear un usuario de agente de gastos para la ejecutar del agente

Cree un usuario de agente de gastos dedicado para asegurarse de que el agente se ejecuta independientemente de la identidad de cualquier empleado. Este enfoque ayuda con la seguridad, la manejabilidad y el mantenimiento a largo plazo. Aunque puede usar una cuenta de usuario existente que tenga los privilegios necesarios, use una identidad propiedad del sistema.

Crear al usuario del Agente de Gastos en Microsoft Entra ID

1. Inicie sesión en el portal Azure.
2. En los servicios de Azure disponibles, seleccione Microsoft Entra ID.
3. En Microsoft Entra ID, cree un nuevo usuario.
4. Seleccione Agregar>Usuario>Crear nuevo usuario e introduzca los siguientes detalles.
   • Nombre principal de usuario
   • Seleccionar el dominio adecuado
   • Nombre para mostrar
   • Contraseña
   • Marcar cuenta habilitada
5. Para ver los detalles y completar el proceso de creación de usuarios, seleccione Revisar y crear y seleccione Crear.
6. En la página Usuario (Administrar > Usuarios), seleccione un usuario y la página de ver detalles.
7. Seleccione Editar propiedades, vaya a la pestaña Configuración y rellene la ubicación de uso adecuada.

Asignar las licencias requeridas para el usuario del Agente de gastos

Para instalar correctamente Expense Agent, asigne las siguientes licencias al usuario del agente de gastos:

• licencia de miembros de Dynamics 365 Teams
• Microsoft 365 Business Básico o cualquier licencia que abarque Microsoft Teams y Outlook (por ejemplo, Office 365 E5 con equipos)
• Power Apps Premium

Para asignar licencias, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Microsoft 365 centro de administración con un usuario que tenga acceso para asignar licencias que sea un usuario con administrador de licencias o superior.
2. Seleccione Facturación>Licencias>Licencia de miembros de Teams de Dynamics 365.
3. Seleccione +Asignar licencias.
4. Busque el usuario del agente de gastos creado en el paso anterior.
5. Seleccione Asignar para completar la asignación de licencias.
6. Siga los pasos del 2 al 5 para las otras licencias: también Microsoft 365 Business Básico y Power Apps Premium.

Agregar el usuario al entorno de Power Platform

Para agregar el usuario al entorno de Power Platform, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform y, a continuación, seleccione el entorno adecuado.

   Sugerencia

   En esta página se proporciona información relacionada con el id. de entorno de Dataverse, la dirección URL del entorno para Dataverse, la dirección URL de finanzas y operaciones. Almacene estos valores para usarlos en secciones posteriores.

2. Vaya a Acceso > Usuarios > Ver todo.

3. Seleccione Agregar usuario, escriba el usuario del agente recién creado y seleccione Agregar.

4. En la página Administrar roles de seguridad, agregue los siguientes roles.

   • Rol de agente de IA de gastos
   • Gestor de configuración del agente de finanzas y operaciones
   • Personalizador del sistema

5. Para confirmar las asignaciones de roles, seleccione Guardar.

Estos roles proporcionan acceso a los componentes de Dataverse y Power Automate que el agente necesita para funcionar.

Asignar el rol necesario en el entorno de finanzas y operaciones

Para asignar el rol ExpenseAgentRole en el entorno de finanzas y operaciones, siga estos pasos:

1. En el entorno de finanzas y operaciones, vaya a Administración del sistema>Usuarios.
2. Cree un registro de usuario para el usuario de agente.
3. Después de crear el usuario, vaya a la sección roles del usuario, seleccione Asignar roles y busque ExpenseAgentRole.
4. Haga clic en Guardar.

Asignar el acceso al acceso de buzón compartido

El usuario del agente debe tener el permiso mail.Read.Shared Microsoft Graph. Este permiso permite al agente leer recibos del buzón compartido configurado durante la ejecución del flujo.

Para asignar acceso al acceso de buzón compartido, siga estos pasos:

1. Vaya al Explorador de Microsoft Graph e inicie sesión con el usuario del agente creado.
2. Seleccione el icono de usuario en la esquina superior derecha y > seleccione Consentimiento para permisos.
3. Seleccione el menú desplegable para Correo>, busque Mail.Read.Shared>, seleccione Consentimiento y seleccione Aceptar.

Resumen de los roles requeridos para el usuario de agente creado

Paso 4: Configurar el buzón compartido

El Agente de gastos usa un buzón compartido para recibir y procesar correos electrónicos de recibo. Un usuario con el rol Administrador de Exchange debe crear y configurar este buzón en el Centro de administración de Microsoft 365.

Para crear y configurar el buzón compartido, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en el Administración de Microsoft 365 Center mediante una cuenta de administrador de Exchange.

2. En el panel izquierdo, seleccione Equipos y grupos>Buzones compartidos.

   Sugerencia

   Es posible que tenga que seleccionar Mostrar todo para expandir la lista completa.

3. Seleccione Agregar un buzón compartido.

4. Escriba un nombre y una dirección de correo electrónico para el buzón compartido.

5. Seleccione Guardar cambios.

6. En Pasos siguientes, seleccione Agregar miembros a este buzón compartido. (La administración de miembros puede tardar unos minutos en estar disponible.)

7. Seleccione Agregar miembros.

8. Seleccione el usuario del agente creado y cualquier otro usuario que deba supervisar el buzón y seleccione Agregar.

9. Seleccione Cerrar.

Paso 5: Configurar el Agente de gastos

Para configurar el Agente de gastos, siga los pasos descritos en Uso de la herramienta de implementación del agente.

Publicar la solución

Después de terminar de configurar todas las variables de entorno y los flujos, siga estos pasos para publicar la solución.

1. En Power Apps, vaya a Solutions.
2. Seleccione el entorno y la solución.
3. Seleccione Publicar todas las personalizaciones.

Cuando complete estos pasos, el Agente de gastos está completamente configurado y listo para usarse.

Paso 6: Habilitar el Agente de gastos en Microsoft Teams (opcional)

Para habilitar la comunicación a través de Teams para el Agente de Gastos, agregue el canal de Teams al agente en Power Apps. Después, el agente puede enviar tarjetas adaptables a través de Teams.

Habilitar el canal de Teams

Para habilitar el canal de Teams, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Copilot Studio y seleccione el entorno correcto.
2. En la pestaña Agentes , seleccione Agente de entrada de gastos.
3. En la vista del agente, en la pestaña Channels, seleccione Teams y Microsoft 365 Copilot.
4. Seleccione Agregar canal para habilitar la integración de Teams y siga los pasos descritos en la sección Configurar la disponibilidad de aplicaciones de Teams para configurar quién desea compartir la aplicación.

Obtenga más información en Abrir el panel de configuración del canal Teams + Microsoft 365.

Configurar la disponibilidad de la aplicación de Teams

Para configurar la disponibilidad de aplicaciones de Teams, siga estos pasos:

1. Una vez creada la aplicación Teams, seleccione Opciones de disponibilidad.

2. Seleccione con quién desea compartir la aplicación:

   • Usuarios específicos dentro de la organización
   • Toda la organización

3. Envíe la aplicación para su aprobación.

Publicar la aplicación en el Centro de administración de Teams

Para publicar la aplicación en el Centro de administración de Teams, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Teams.
2. Vaya a la aplicación Teams> Administrar aplicaciones. Busque "gastos" y seleccione Agente de entrada de gastos cuando el estado de la aplicación esté bloqueado.
3. Seleccione Publicar para desbloquear la aplicación. Una vez completada correctamente la acción de publicación, asegúrese de que el estado de la aplicación cambia a desbloqueado.

Más información en Conectar y configurar un agente para su uso en Teams y Microsoft 365.

Cuando complete estos pasos, el Agente de gastos está listo para usarse.

Desinstalar Agente de gastos

Para desinstalar expense Agent, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en el portal de Microsoft Power Apps maker.
2. Seleccione Soluciones, busque msdyn_ExpenseAI, seleccione los tres puntos y seleccione Eliminar.
3. Busque msdyn_FnOCopilotAnchor y elimine la solución.