Supervisión del uso compartido de "Todos excepto los usuarios externos" (EEEU) con el informe de actividad de EEEU

"Todos excepto los usuarios externos" (EEEU) es un grupo integrado de SharePoint que incluye automáticamente todos los usuarios internos, pero excluye a los usuarios externos (invitados). El informe EEEU es uno de los dos tipos de informes de actividad de gobernanza de acceso a datos que están disponibles con Administración avanzada de SharePoint.

Captura de pantalla de los informes de gobernanza del acceso a datos en el Centro de administración de SharePoint.

Los informes de actividad de EEEU le ayudan a identificar sitios donde el contenido se comparte con toda la organización en los últimos 28 días. Puede ejecutar primero el informe de permisos del sitio para comprender la línea base de uso compartido de EEEU actual de su organización y, a continuación, usar el informe de actividad de EEEU para supervisar las actividades de uso compartido de EEEU en curso.

Descripción del uso compartido de EEEU a través de sitios y archivos públicos

El contenido se puede compartir con EEEU de dos maneras:

  • Sitios públicos: cuando un sitio se configura como público, el grupo EEEU pasa a formar parte de la pertenencia del sitio (propietarios, miembros o visitantes). Establecer un sitio como público hace que todo el contenido del sitio sea visible para todos los usuarios de la organización.
  • Elementos públicos: los archivos o carpetas individuales se pueden compartir directamente con EEEU mediante el selector de personas. Establecer un archivo o carpeta como público hace que sea accesible para toda la organización, a la vez que mantiene privado el resto del sitio.

Supervisión del uso compartido de EEEU para identificar posibles riesgos

El uso compartido con EEEU puede dar lugar a una exposición de datos no deseada porque concede acceso a todos los empleados actuales y futuros. Puede usar informes de actividad de EEEU junto con el informe de permisos del sitio para ayudarle a:

  • Descubrir sitios con la mayor actividad de uso compartido de EEEU en los últimos 28 días
  • Identificar posibles riesgos de uso compartido excesivo antes de que afecten a su organización
  • Realizar las acciones adecuadas para limitar el acceso cuando sea necesario

Información que se muestra en los informes de actividad de EEEU

Cada informe de actividad de EEEU muestra:

Informes de instantáneas y actividades

Use informes eeeu junto con otros informes de gobernanza del acceso a datos, como el informe de permisos del sitio, para obtener una imagen completa y continua del panorama de acceso a datos de su organización.

  1. Empezar con informes de instantáneas: ejecute primero los informes de permisos de sitio para comprender la estructura de permisos de línea base. En concreto, obtenga el estado actual del uso compartido de EEEU.

  2. Seguimiento con informes de actividad: ejecute los informes de actividad de EEEU para supervisar las actividades recientes de uso compartido de EEEU y detectar riesgos emergentes. Ejecute estos informes mensualmente para mantenerse al tanto de las actividades de uso compartido en curso.

Antes de empezar

Revise Requisitos previos para la administración avanzada de SharePoint.

Tenga en cuenta estos puntos importantes:

Creación de un informe de EEEU

  1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Informes y, a continuación, seleccione Gobernanza del acceso a datos.

  2. En la sección Informes de actividad , en Compartido con "Todos excepto los usuarios externos", seleccione Ver informes.

  3. Seleccione Crear informe. Se abre el panel Crear un informe .

    Captura de pantalla que muestra cómo crear un informe de usuarios externos excepto todos los usuarios externos.

  4. Configure el informe de la siguiente manera:

    • Nombre del informe: escriba un nombre único para identificar este informe.
    • Plantilla: seleccione las plantillas de sitio de SharePoint que se van a incluir. Puede seleccionar varios tipos de plantilla o elegir Todos los sitios:
      • Sitios clásicos
      • Sitios de comunicación
      • Sitios de grupo
      • Otros
    • Privacidad: para los sitios de equipo, filtre por configuración de privacidad:
      • Private
      • Public
      • Todo (tanto privado como público)
    • Confidencialidad del sitio: elija etiquetas de confidencialidad específicas para centrarse en sitios con clasificaciones de seguridad específicas. Por ejemplo, puede identificar los archivos compartidos con EEEU dentro de sitios etiquetados como "Confidencial" en los últimos 28 días.
    • Tipo de informe: seleccione el escenario de EEEU que se va a analizar:
      • Archivos, carpetas y listas específicos: archivos o carpetas individuales compartidos con EEEU.
      • Pertenencia al sitio: sitios donde EEEU forma parte de la pertenencia al sitio.

  5. Seleccione Crear y ejecutar. El informe puede tardar unas horas en ejecutarse.

Uso del informe Compartido con "Todos excepto los usuarios externos"

Para ver los datos más recientes, ejecute cada informe manualmente. La columna Estado indica si el informe está en ejecución o listo para verlo.

Captura de pantalla que muestra los informes compartidos con todos los usuarios, excepto los informes de usuarios externos y su estado.

  1. En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación, expanda Informes y, a continuación, seleccione Informes de gobernanza de acceso a datos.

  2. En la sección Informes de actividad , en Compartido con "Todos excepto los usuarios externos", seleccione Ver informes.

  3. Seleccione uno o varios informes y, a continuación, seleccione Ejecutar.

  4. Una vez completado el informe, se actualiza la columna Estado .

  5. Seleccione un informe para ver información sobre la actividad de uso compartido de EEEU:

    Captura de pantalla que muestra los detalles del informe eeeu.

  6. Para descargar un informe, seleccione Descargar informe detallado. Obtiene un archivo CSV que puede usar para el análisis detallado.

    El informe descargado contiene la siguiente información:

    • Hasta 1 millón de sitios ordenados por actividad de uso compartido de EEEU (primero más alto)
    • Información completa del sitio que incluye:
      • Nombre y correo electrónico del administrador principal
      • Tipo de plantilla de sitio
      • Configuración de privacidad
      • Etiquetas de confidencialidad
      • Metadatos de sitio adicionales

Tomar medidas basadas en las conclusiones del informe de la EEEU

Después de detectar un posible uso compartido excesivo a través de informes de EEEU, tome medidas para corregir los riesgos y mejorar la gobernanza del acceso a datos de su organización. Para obtener más información, vea Informes de gobernanza de acceso a datos para sitios de SharePoint y OneDrive.

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