Übung – Freigeben von Abläufen

  • 7 Minuten

Geteilte Flows erweitern das Potenzial von Power Automate auf Gruppen von Personen. Denn warum sollte nur eine Person die Vorteile einer erhöhten Automatisierung in ihrer Arbeitsumgebung genießen?

Im Folgenden sind einige Vorteile von geteilten Flows aufgeführt:

  • Es ist möglich, dass mehrere Personen einen Flow gemeinsam besitzen und verwalten.
  • Wenn ein Ersteller eines geteilten Flows die Organisation verlässt, kann der geteilte Flow von den anderen Besitzern weiterhin ausgeführt werden.
  • Alle Besitzer eines geteilten Flows können den Verlauf des geteilten Flows anzeigen, die Eigenschaften des geteilten Flows verwalten, den geteilten Flow bearbeiten, Besitzer hinzufügen und entfernen und den geteilten Flow löschen.

Als Ersteller oder Besitzer eines freigegebenen Flows wird Ihr Flow weiterhin auf der Registerkarte Cloud flows aufgeführt. Von Ihnen hinzugefügte Mitbesitzer können den Flow auf ihrer Registerkarte Shared with me in Power Automate finden.

Screenshot von Power Automate auf der Seite „Meine Flows“ mit der hervorgehobenen Registerkarte „Für mich freigegeben“

Hinweis

  • Freigegebene Verbindungen können nur in dem Flow verwendet werden, in dem sie erstellt wurden.
  • Besitzer können Dienste in einem Flow verwenden, sie können jedoch die Anmeldeinformationen für eine von einem anderen Besitzer erstellte Verbindung nicht ändern.

Voraussetzungen

Um einen geteilten Flow zu erstellen, benötigen Sie einen bezahlten Power Automate-Plan. Außerdem müssen Sie, um einem freigegebenen Flow weitere Besitzer hinzuzufügen oder Besitzer daraus zu entfernen, der Ersteller oder ein Besitzer sein.

Einen geteilten Flow erstellen

Ein geteilter Flow wird durch Hinzufügen von weiteren Besitzern zu einem vorhandenen Flow erstellt. Nachdem einem Flow neue Besitzer hinzugefügt wurden, wird der Flow auf der Registerkarte Für mich freigegeben angezeigt.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto bei Power Automate an.

  2. Wählen Sie Meine Abläufe aus.

    Screenshot von Power Automate mit der im linken Navigationsbereich ausgewählten Option „Meine Flows“.

  3. Wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte (⋮) neben dem Fluss aus, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie dann "Freigeben" aus.

    Screenshot der Schaltfläche „Freigeben“

  4. Geben Sie im Abschnitt Mitbesitzer den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Gruppennamen der Person oder Gruppe ein, die Sie als Besitzer hinzufügen möchten.

    Screenshot der Seite

  5. Klicken Sie in der angezeigten Liste auf den Benutzer bzw. die Gruppe zum Hinzufügen.

    Der Benutzer bzw. die Gruppe wird ein Besitzer des Flows.

Nachdem Sie einen Flow geteilt haben, finden von Ihnen hinzugefügte Mitbesitzer den Flow auf der Registerkarte Mit mir geteilt. Als Ersteller oder Besitzer wird der Flow weiterhin auf der Registerkarte Cloud flows angezeigt.

Microsoft Lists als Mitbesitzer zu einem Flow hinzufügen

Sie können eine mit Microsoft Listen erstellte Liste als Mitbesitzer eines Flows hinzufügen. Auf diese Weise erhält jeder, der Bearbeitungszugriff auf die Liste hat, automatisch auch Bearbeitungszugriff auf den Flow. Nachdem Sie den Flow freigegeben haben, können Sie einfach einen Link zum Flow verteilen.

Wichtig

SharePoint-Benutzer müssen über die Berechtigung zum Bearbeiten verfügen oder Mitglied der Gruppe „Mitglieder“ oder „Besitzer“ sein, um Flows in SharePoint ausführen zu können.

Einschränkungen für Änderungen an Flows

Einen Besitzer zu einem Cloud-Flow hinzuzufügen, ist die gängigste Möglichkeit, einen Cloud-Flow freizugeben. Der neue Besitzer des Cloud-Flows kann zudem diese Aktionen ausführen:

  1. Ausführungsverlauf anzeigen

  2. Die Eigenschaften des Flows verwalten (z. B. den Flow starten oder stoppen, Besitzer hinzufügen oder die Anmeldeinformationen für eine Verbindung aktualisieren)

  3. Die Definition des Flows bearbeiten (zum Beispiel eine Aktion oder Bedingung hinzufügen oder entfernen)

  4. Fügen Sie andere Besitzer hinzu, oder entfernen Sie sie (aber nicht den Ersteller des Flows).

  5. Löschen Sie den Flow.

Wichtig

Besitzer können Dienste in einem Cloud-Flow verwenden, sie können jedoch die Anmeldeinformationen für eine von einem anderen Besitzer erstellte Verbindung nicht bearbeiten. Freigegebene Verbindungen können zudem nur in dem Flow verwendet werden, in dem sie erstellt wurden.

Einen Besitzer entfernen

Wichtig

Wenn Sie einen Besitzer entfernen, dessen Anmeldeinformationen für den Zugriff auf Power Automate-Dienste verwendet werden, müssen Sie die Anmeldeinformationen für diese Verbindungen unbedingt aktualisieren, damit der Flow weiterhin korrekt funktioniert.

  1. Navigieren Sie zur Seite "Flussdetails", indem Sie den Fluss aus "Meine Flüsse" auswählen. Wählen Sie im Abschnitt "Besitzer"die Option "Bearbeiten" aus.

  2. Wählen Sie das Papierkorbsymbol neben dem Besitzer aus, den Sie entfernen möchten, und bestätigen Sie dann im Dialogfeld.

    Screenshot der Seite „Mitbesitzer“, der die Schaltfläche „Besitzer aus Flow entfernen“ (Papierkorbsymbol) neben jedem Mitbesitzer zeigt.

Eingebettete und andere Verbindungen

Die in einem Flow verwendeten Verbindungen fallen in zwei Kategorien:

  • Integriert: Diese Verbindungen werden im Flow verwendet.
  • Andere: Diese Verbindungen wurden für den Flow definiert, aber sie werden darin nicht verwendet.

Wenn Sie eine Verbindung in einem Flow nicht mehr verwenden, wird diese Verbindung in der Liste Weitere für Verbindungen angezeigt. Es bleibt dort, bis ein Eigentümer es erneut in den Flow aufnimmt.

Eine Möglichkeit, die Liste der Verbindungen schnell anzuzeigen, ohne den Fluss zu öffnen, besteht darin, zur Seite mit den Flussdetails zu navigieren, auf der Verbindungen im Abschnitt "Verbindungen" aufgeführt sind.