Bewerten der Content Management-status Ihrer organization

Erweiterte SharePoint-Verwaltung (SAM) bietet eine umfassende Reihe von Tools zum Bewerten und Verbessern der Inhaltsverwaltungsmethoden Ihrer organization mit umsetzbaren Erkenntnissen und Empfehlungen. Die Inhaltsverwaltungsbewertung ist der Hub für diese Funktionen.

Was ist die Content Management-Bewertung?

Die Inhaltsverwaltungsbewertung ist ein integriertes, benutzerfreundliches Feature von Erweiterte SharePoint-Verwaltung. Mit nur einem Klick können Sie schnell überprüfen und verbessern, wie Ihre organization Inhalte in SharePoint-Umgebungen verwaltet. Die Inhaltsverwaltungsbewertung bietet administratoren einen einfachen, geführten Prozess für folgende Aufgaben:

• Identifizieren potenziell übermäßig freigegebener Inhalte
• Suchen von Problemen oder Risiken (z. B. inaktive oder besitzerlose Websites)
• Definieren der Copilot-Bereitschaft für die organization
• Sicherstellen der Compliance und Aufrechterhaltung der Datenintegrität
• Empfangen umsetzbarer Empfehlungen für die Wartung
• Nachverfolgen des Fortschritts im Zeitverlauf mit wiederkehrenden Bewertungen

Die Bewertung verwendet das Erweiterte SharePoint-Verwaltung (SAM)-Toolkit und führt eine Reihe von wichtigen Berichten aus, um wichtige Ergebnisse anzuzeigen und Websites zu kategorisieren, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern. Es macht Die Inhaltsgovernance auch für Administratoren zugänglich und umsetzbar, die möglicherweise nicht über umfassende technische Kenntnisse verfügen.

Eingeschlossene Berichte

Derzeit umfasst die Inhaltsverwaltungsbewertung die folgenden Berichte:

• Bericht zu inaktiven Websites: Identifiziert Websites ohne Aktivität in den letzten 180 Tagen.
• Websitebesitzbericht: Erkennt Websites ohne Besitzer oder mit nur einem Besitzer.
• Fehlerhafter Vererbungsbericht: Sucht Nach Websites, auf denen die Berechtigungsvererbung unterbrochen wird.
• Uneingeschränkte interne Freigabe über EEEU-Bericht (Jeder außer externen Benutzern): Sucht Inhalte, die für alle internen Benutzer freigegeben wurden.
• Uneingeschränkte Freigabe über Freigabelinks: Ermittelt Inhalte, die über übermäßig freizügige Freigabelinks freigegeben wurden.

Gründe für die Verwendung der Content Management-Bewertung

Organisationen sehen sich einer zunehmenden Komplexität bei der Verwaltung von Inhalten über große Microsoft 365-Mandanten hinweg gegenüber. Häufige Herausforderungen sind:

• Unsicherheit darüber, wo mit Governance begonnen werden soll.
• Schwierigkeiten bei der Identifizierung, ob es tatsächliche Probleme oder Risiken gibt.
• Mangelnde Klarheit darüber, ob vorhandene Governancemaßnahmen ausreichend sind.
• Die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung.

Die Inhaltsverwaltungsbewertung löst diese Herausforderungen wie folgt:

• Automatisieren der Ermittlung: Automatisches Ermitteln und Kategorisieren potenziell betroffener Websites ohne manuelles Eingreifen.
• Klare, umsetzbare Ergebnisse: Stellen Sie eine klare Liste von Problemen mit spezifischen empfohlenen nächsten Schritten für die einzelnen Ergebnisse bereit.
• Beseitigung manueller Arbeit: Reduzieren Sie den Bedarf an benutzerdefinierten Skripts oder manuellen Überwachungen, die zeitaufwändig und fehleranfällig sein können.
• Bedarfsgesteuerte Neubewertung: Ermöglichen Sie Administratoren, die Bewertung monatlich erneut durchzuführen, um eine kontinuierliche Verbesserung und Compliance sicherzustellen.

Was benötigen Sie für den Zugriff auf die Content Management-Bewertung?

Lizenzanforderungen

Ihr organization muss über die richtigen Lizenzen verfügen und bestimmte Administratorberechtigungen oder Rollen erfüllen, um das in diesem Artikel beschriebene Feature verwenden zu können.

Zunächst muss Ihre Organisation eine der folgenden Basislizenzen besitzen:

• Office 365 E3, E5, oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft Erweiterte SharePoint-Verwaltung-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihre Organisation über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens eine Person in Ihrer Organisation eine Copilot-Lizenz zugewiesen bekommen hat, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die Erweiterte SharePoint-Verwaltungsfunktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige Erweiterte SharePoint-Verwaltung-Lizenz erwerben.

Wo sie die Content Management-Bewertung finden

Sie können im SharePoint Admin Center auf die Bewertung der Inhaltsverwaltung zugreifen:

1. Melden Sie sich beim SharePoint Admin Center an.

2. Wählen Sie im Navigationsbereich Erweiterte Verwaltung aus.

3. Suchen Sie nach dem neuen Bewertungsstartbildschirm, wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

   

   (Zuvor war die menübasierte Ansicht unter Alle Features verfügbar.)

4. Wählen Sie Bewertung starten aus.

Die Bewertung führt automatisch die relevanten SAM-Berichte aus, analysiert die Ergebnisse und präsentiert die Ergebnisse in einer benutzerfreundlichen Dashboard, die Folgendes umfasst:

• Visuelle Zusammenfassung betroffener Websites
• Berichtsergebnisse, in denen die betroffenen Websites, spezifische Ergebnisse und empfohlene Maßnahmen für die Korrektur aufgelistet werden. Sie können die einzelnen Ergebnisse auswählen, um weitere Details und die zugehörige Microsoft Learn-Dokumentation zur Behebung des Problems anzuzeigen.
• Die neuesten Richtlinien und Dokumentationen zu diesen Richtlinien.

Nächste Schritte nach dem Ausführen der Bewertung

1. Überprüfen der Ergebnisse: Untersuchen Sie die Liste der Websites, die als potenziell betroffen gekennzeichnet sind. Die Dashboard zeigt sowohl die Anzahl als auch die Details dieser Websites an.

2. Maßnahmen ergreifen: Führen Sie für jeden Fund die empfohlenen Schritte aus. Diese Schritte können Folgendes umfassen:

   • Erstellen oder Anpassen von Websiterichtlinien, z. B. für potenzielle Überteilung, Inaktivität oder Besitz.
   • Verwenden integrierter Tools zum Beheben von Problemen.
   • Weitere Informationen finden Sie in der verknüpften Dokumentation.

3. Überwachen des Fortschritts: Führen Sie die Bewertung alle 30 Tage erneut aus, um Verbesserungen nachzuverfolgen und neue Probleme zu erfassen.