Bemærk
Adgang til denne side kræver godkendelse. Du kan prøve at logge på eller ændre mapper.
Adgang til denne side kræver godkendelse. Du kan prøve at ændre mapper.
Brug projektstyrings- og regnskabsfunktionen i flere brancher til at levere en tjeneste, producere et produkt eller opnå et resultat.
Et projekt er en gruppe aktiviteter, der er udviklet til at levere en tjeneste, fremstille et produkt eller opnå et resultat. Projekterne forbruger ressourcer og genererer økonomiske resultater i form af indtægter eller aktiver.
Projekter på tværs af brancher
Du kan bruge projektstyrings- og regnskabsfunktionen i flere brancher, som vist i følgende illustration.
I et callcenter beskriver en billet det sæt handlinger, der kræves for at løse et opkald. Konsulentfirmaer, f.eks. administrative organisationer eller tekniske rådgivningsorganisationer, anser deres aktiviteter for at være projekter. Inden for marketing repræsenterer en kampagne en række arbejde, som skal leveres. I projektbaseret produktion relaterer en produktionsordre sig til de forskellige arbejdsopgaver, der skal udføres for at fremstille nogle færdigvarer. Uanset hvilket navn du bruger til dem, omfatter disse projekter ressourcer, tidsplaner og omkostninger. Projektstyrings- og regnskabsfunktionen kan hjælpe med planlægning, udførelse og analyse af disse projekter.
Projektfaser
Selvom følgende procesforløb er rettet mod eksterne projekter eller projekter, der er fuldført for en eller flere kunder, gælder funktionaliteten også for interne projekter, der kun koster.
Som vist i ovenstående illustration kan du opdele projektstyring og regnskab i tre faser:
- Opstart
- Udfør
- Analysér
Opstart af projektet
I forbindelse med opstarten af projektet indtræder der flere nøgleprocesser. Brug et projekttilbud til at kommunikere det anslåede arbejde, de anslåede udgifter og materialer til kunden. Registrer faktureringsbetingelser, -grænser og -aftaler i en projektkontrakt. Brug en WBS (Work Breakdown Structure) til at planlægge og estimere arbejdet. Konfigurer prognoser og budgetter for at vejlede projektudførelsen. På følgende illustration vises strukturen i et projekt.
Opret projekttilbud
I et projekts første salgsfase vil et projekttilbud gøre det muligt for dig at give kunden et ikke-bindende tilbud. Et tilbud kan indeholde elementer såsom de varer og tjenester, der er indeholdt i tilbuddet, grundlæggende kontaktoplysninger, særlige handelsaftaler og rabatter samt eventuelle skatter og tillægsafgifter.
Du kan også udstede en garanti for en projekttilbudstransaktion mellem din organisation og kunden. Når du har oprettet projekttilbuddet, kan du oprette garantianmodningen for kunden og sende den til banken. Når banken har godkendt anmodningen, sender den garantibrevet til kunden.
Du kan finde flere oplysninger i Projekttilbud.
Opret projektkontrakter
Opret en projektkontrakt, når du indgår en kontrakt med en kunde eller en anden finansieringskilde for at fuldføre et projekt. Tildel kontrakten til projektet, når du opretter projektet. Projekttypen, som du har oprettet for en projektkontrakt, bestemmer den metode, der bruges til at fakturere projektkunderne. Du kan redigere en projektkontrakt og det relaterede projekt, men du kan ikke ændre projekttypen. Du kan finde flere oplysninger om projekttyper i sektionen "Oprettelse af projekter".
Du kan finde flere oplysninger om projektkontrakter i Projektkontrakter.
Opret arbejdsopgavehierarkier
Detaljeringsgraden i et WBS afhænger af det præcisionsniveau, der kræves i estimater, og det sporingsniveau, der kræves mod disse estimater. Projekter, der har lav tolerance for overskridelser i tidsplan eller omkostninger, kræver normalt en mere detaljeret WBS og kræver også omhyggelig sporing af arbejdsstatus og omkostninger i forhold til WBS.
Du kan finde flere oplysninger i Oversigt over arbejdsopgavehierakier.
Opret projektprognoser og budgetter
Brug prognoser, hvis din organisation har et driftsmæssigt perspektiv og fokuserer på de indtægter og omkostninger, der er afledt af bestemte transaktioner. Men hvis din organisation fokuserer mere på økonomiske beløb, kan du bruge budgettering. Hver metode har sine fordele. Du kan finde flere oplysninger i Projektprognoser og budgetter.
Opret projekter
Du kan oprette seks projekttyper i Finance. Hver projekttype håndterer omkostninger og indtægtsgenkendelse forskelligt. Vælg den projekttype, der passer til formålet med projektet. I tabellen nedenfor finder du en beskrivelse af den mest almindelige brug af de enkelte projekttyper.
| Projekttype | Beskrivelse |
|---|---|
| Tid og materiale | I tids- og materialeprojekter fakturerer du kunden for alle omkostninger, du pådrager dig på et projekt. Disse omkostninger inkluderer omkostninger for timer, udgifter, varer og gebyrer. |
| Fast pris | I fastprisprojekter består fakturaerne af aconto-transaktioner. Du fakturerer et fastprisprojekt i henhold til en faktureringsplan, der er baseret på en projektkontrakt. Du kan beregne og bogføre indtægten for et fastprisprojekt i hele projektet ved hjælp af metoden fuldført procent. Du kan også beregne og bogføre indtægten, når projektet er fuldført, ved hjælp af metoden afsluttet kontrakt. Det er ofte gavnligt for virksomhederne at bruge værdien for igangværende arbejde (IGVA) til at beregne graden af et projekts eller en gruppe af projekters fuldførelse. |
| Investering | Investeringsprojekter er projekter, der ikke giver øjeblikkelig indtjening. De bruges typisk til langsigtede interne projekter, hvor du skal udnytte omkostningerne. Du kan kun registrere omkostninger for varer, timer og udgifter for et investeringsprojekt. Du kan spore og styre omkostningerne i et investeringsprojekt ved hjælp af estimatfunktionalitet. Du kan konfigurere investeringsprojekter med en valgfri maksimumkapitalisering. Efterhånden som investeringsprojektet skrider frem, registrerer du dets omkostninger i IGVA-konti, hvor omkostningerne opbevares, indtil projektet er fuldført. Når du fjerner projektet, overfører du VIA-værdien til et anlægsaktiv, en finanskonto eller et nyt projekt. BEMÆRK: Transaktioner på investeringsprojekter vises ikke på siden Bogfør omkostninger, Periodiser omsætning eller Opret fakturaforslag . |
| Omkostningsprojekt | På samme måde som investeringsprojekter bruger du typisk Omkostningsprojekter til at spore interne projekter, og du kan kun registrere timer, udgifter og varer for dem. Omkostningsprojekter er dog som regel af kortere varighed end investeringsprojekter. I modsætning til investeringsprojekter kan du desuden ikke udnytte omkostningsprojekter til balancekonti. I stedet bogfører du kun deres projektposteringer på driftskonti. BEMÆRK: Transaktioner på omkostningsprojekter afspejles ikke på siden Bogfør omkostninger, Periodiser omsætning eller Opret fakturaforslag . Da du typisk bruger omkostningsprojekter til at spore interne projekter, behøver de normalt ikke at være knyttet til en kundekonto. Men hvis opsætningen kræver, at du opretter varekrav til indkøbsordrer, skal du knytte omkostningsprojektet til en kunde. Denne tilknytning er obligatorisk, da varebehov administreres som salgsordrelinjer, og systemet kræver, at der skal angives en kunde. Denne konfiguration medfører dog ikke, at varekrav oprettes automatisk fra en indkøbsordre. I forbindelse med omkostningsprojekter ignoreres indstillingen Opret varebehov. Hvis du har brug for et varekrav i et omkostningsprojekt, kan du oprette det manuelt, hvis en kunde er knyttet til projektet. |
| Intern | Du kan bruge interne projekter til at spore omkostninger på et projekt, der er internt i din organisation. Interne projekter kan tilvejebringe et planlægningsværktøj til administration af ressourceforbrug. BEMÆRK: Transaktioner på interne projekter afspejles ikke på siden Periodiser omsætning eller Opret fakturaforslag . |
| Tidspunkt | Du kan bruge tidsprojekter til at spore tid, der er knyttet til ikke-fakturerbare og ikke-produktive aktiviteter, f.eks. et projekt til sporing af sygetid for arbejdere. Transaktioner i tidsprojekter bogføres ikke i finanskladden. De er i stedet inkluderet i rapporter over udnyttelse af arbejdere. Du kan kun registrere timetransaktioner i timeprojekter. Du bruger en timekladde eller timeseddel til at registrere disse timer i projektet. Når du har registreret timerne, vises de som projektposteringer, men har ikke tilsvarende bilagsposteringer. BEMÆRK: Transaktioner på tidsprojekter afspejles ikke på siden Postomkostninger, Periodiser omsætning eller Opret fakturaforslag . |
Tildel arbejdere, kategorier og ressourcer
Du kan planlægge arbejderressourcer på grundlag af enten kravene til og tidsplanen for et projekt eller arbejdernes færdigheder og tilgængelighed. Ved hjælp af funktionerne til ressourceplanlægning kan du udrulle organisationens medarbejdere effektivt og effektivt. Du kan hurtigt finde de mest kvalificerede arbejdere, der er tilgængelige til at arbejde på dit projekt. Du kan også nemt se, hvordan disse arbejdere kan bruges mere effektivt under projektet.
Her er nogle af de måder, du kan bruge ressourceplanlægningsfunktionen på:
- Brug oplysninger om en arbejders attributter, f.eks. uddannelse, færdigheder, certificeringer og projektoplevelse, for at matche arbejderen med kravene i et projekt.
- Brug oplysninger om en arbejders kalender og tilgængelighed for at matche arbejderens tidsplan med projektkalenderen.
- Gennemse hver arbejders kapacitet og find ud af, hvordan denne kapacitet bruges. Hvis en arbejder f.eks. er underangivet, skal du tildele arbejderen til et projekt, der passer til deres tilgængelighed og attributter.
- Gennemse en arbejders tilgængelighed for at sikre, at der ikke er konflikter mellem arbejderens tildelinger i kalenderen.
- Gennemse oplysninger om arbejderens tidsforbrug i enten en oversigtsvisning (f.eks. efter afdeling eller pr. arbejder) eller i en detaljeret visning (f.eks. efter arbejdere i en afdeling eller efter ugentlige detaljer for hver arbejder).
- Tilpas ressourcetildelinger for forskellige tidsenheder, som f.eks. dag, uge eller måned, for at optimere den måde, arbejderne anvendes på.
Udfør projektet
Under udførelsen af projektet registrerer teammedlemmer eller ledere arbejde og de udgifter, de pådrager sig, ved hjælp af timesedler, udgiftsrapporter og andre forretningsdokumenter. Projektledere har værktøjer, der giver dem mulighed for at overvåge forbruget af budgetterede beløb for projektet. Projektledere kan også bestille, plukke eller fremskaffe materiale til projekter ved hjælp af indkøbsordrer og andre forretningsdokumenter. Fakturaer udarbejdes og godkendes, så kunderne kan faktureres for igangværende arbejde. Endelig registreres omsætningen under denne proces, hvilket betyder, at organisationens finansiering er blevet påvirket.
Administrer arbejdsopgavehierarkier
En WBS er en beskrivelse af det arbejde, du har udført for et projekt. En WBS er et hierarki af opgaver. Den repræsenterer ikke kun arbejdet for de enkelte opgaver, men også størrelsen, omkostningerne og varigheden af en opgave.
Du kan finde flere oplysninger i Oversigt over arbejdsopgavehierakier.
Administrer projektprognoser og budgetter
Brug to måder til at administrere og styre dine projekter: projektprognoser og projektbudgetter. Brug prognoser, hvis din organisation har et driftsmæssigt perspektiv og fokuserer på de indtægter og omkostninger, som bestemte transaktioner medfører. Men hvis din organisation fokuserer mere på økonomiske beløb, kan du bruge budgettering.
Du kan finde flere oplysninger i Projektprognoser og budgetter.
Opret produktionsordrer
Du kan knytte en projektrelateret produktionsordre til en salgsordre eller et varekrav ved hjælp af enten den færdige varemetode eller den anvendte varemetode. Hvis du opretter produktionsordren manuelt, er der desuden ingen forbindelse mellem produktionsordren og salgsordre- eller varekravet (ingen kæde til ordre). Men hvis du opretter produktionsordren automatisk for at opfylde en salgsordre eller et varekrav, er der en forbindelse mellem produktionsordren og salgsordre- eller varekravet (kæde til ordre).
Afhængigt af kombinationerne af disse faktorer kan du benytte en af følgende fremgangsmåder:
- Færdig vare/tilknytning til ordre – Sammenkæd projektet med en salgsordre eller et varebehov. Når du bruger denne metode, bogfører du de faktiske projektomkostninger, når du fakturerer salgsordren, eller når du opdaterer følgesedlen for varekravet. Du bogfører omkostningen som en færdig vare.
- Færdig vare/intet link til ordre – Du kan ikke bogføre faktiske omkostninger, før produktionsprocessen for en vare har statussen Afsluttet. Du bogfører omkostningen for den færdige vare som en enkelt transaktion.
- Forbrugt vare/tilknytning til ordre – Sammenkæd projektet med et varebehov. Ved hjælp af denne metode kan du få vist de faktiske projektomkostninger, når produktionen har statussen Igangsat eller er blevet rapporteret som færdig. Du bogfører omkostningerne som flere projektvaretransaktioner for råmaterialer og timer, der forbruges til produktion. Når du opdaterer følgesedlen for varekravet, bogføres der ingen projektomkostninger. Du kan også definere det niveau i styklistehierarkiet, hvor projekterne i produktionen spores.
- Forbrugt element/intet link til ordre – sammensæt projektet med et varekrav. Ved hjælp af denne metode kan du få vist de faktiske projektomkostninger, når produktionen har statussen Igangsat eller er blevet rapporteret som færdig. Du bogfører omkostningerne som flere projektvaretransaktioner for råmaterialer og timer, der forbruges til produktionen. Du kan også definere det niveau i styklistehierarkiet, hvor projekterne i produktionen spores.
Fremskaf produkter og tjenester
Køb og salg af varer er almindelige aktiviteter i mange projektfokuserede virksomheder.
Indkøbsordrer for projekter
Formålet med indkøbsordren bestemmer, hvornår indkøbsordren forbruges, og derfor hvornår varerne debiteres på et projekt.
| Metode | Formål | Forbrug af varer |
|---|---|---|
| Opret en indkøbsordre direkte. | Køb varer fra en ekstern leverandør, som skal forbruges i et projekt. Du kan oprette indkøbsordren på følgende måder:
|
Varer forbruges, når leverandørfakturaen opdateres. |
| Opret en indkøbsordre fra en salgsordre. | Køb varer, når du opretter en salgsordre fra et projekt. | Varerne forbruges, når salgsordren faktureres til kunden. |
| Opret en indkøbsordre ud fra et varebehov. | Køb varer, når du opretter et varebehov fra et projekt. | Varer forbruges, når følgesedlen til varebehovet opdateres. |
Salgsordrer for projekter
I Projektstyring og regnskab kan du registrere forbruget af varer på forskellige måder. Du kan sælge varer eller købe varer fra et projekt eller reservere varer til et projekt.
Du kan bestille varer fra virksomhedens lager til forbrug på et projekt. Du kan også købe varer fra en ekstern leverandør. Der kan forbruges varer på alle typer projekter undtagen tidsprojekter.
Den måde, du bestiller varer på, afhænger af, hvor du bestiller dem fra:
- Hvis du vil bestille varer fra virksomhedens lager, skal du angive ordren som et varekrav. Hvis du bruger siden Varebehov, kan du konfigurere behovet, så du modtager varerne som delleverancer. Du kan derfor udskyde forbruget af et antal varer, indtil der er brug for varerne.
- Hvis du vil bestille varer fra en ekstern leverandør, skal du oprette ordren som en indkøbsordre på siden Indkøbsordre .
Bemærk
Du kan ikke annullere følgesedlen for en projektrelateret salgsordre, hvis du allerede har markeret varerne til pakning.
I følgende tabel vises de metoder, der bruges til at bestille varer, og det beskrives, hvordan varerne forbruges.
| Metode | Formål | Forbrug af varetransaktioner |
|---|---|---|
| Salgsordre | Angiv en transaktion direkte i et tids- og materialeprojekt. | Varetransaktioner forbruges, når kundefakturaen bogføres. |
| Lagerkladde | Angiv og vedligehold hurtigt vareposter. Hvis du f.eks. vil angive et varebehov, der er baseret på en udskrevet oversigt, kan du anvende lagerkladden. | Varetransaktioner forbruges, når kladden bogføres. |
| Varekrav | Angiv elementer, som du ikke bruger med det samme. Med denne metode kan du spore antallet af elementer, der forbruges i en post med et enkelt elementkrav. | Varetransaktioner forbruges, når følgesedlen opdateres. Det vil sige, at varebehovet oprettes, når følgesedlen bogføres. |
| Indkøbsordrer | Angiv transaktionerne på en af tre lokationer, afhængigt af indkøbsmetoden. | Varetransaktioner forbruges, når følgesedlen opdateres, eller når kunden eller leverandøren faktureres. |
Behandl projektfakturaer
Projekttypen bestemmer, hvilken faktureringsprocedure der skal anvendes. Du kan kun fakturere de to eksterne projekttyper: Tid og materiale og Fast pris. Tids- og materialeprojekter og fastprisprojekter knyttes altid til en projektkontrakt.
Før du opretter en kundefaktura for et projekt, kan du oprette en foreløbig faktura eller et fakturaforslag. I et fakturaforslag skal du vælge projektposteringer, der skal medtages i en projektfaktura. Du kan derefter gennemse fakturaoplysningerne, inden du bogfører projektfakturaen og sender den til kunden eller en anden finansieringskilde.
Du finder flere oplysninger om, hvordan du behandler projektfakturaer i Projektfakturering.
Beregn omkostningerne for at fuldføre et projekt
Når du opretter et estimat, skal du vælge den metode, der skal bruges til at beregne omkostningerne for at fuldføre projektet. Vælg en metode i feltet Omkostninger for at fuldføre metoden på siden Opret estimat . Anvend den metode, du vælger separat, på hver omkostningslinje i omkostningsestimatet. Mens en linje har statussen Oprettet, kan du ændre den metode, der anvendes på den, på siden Omkostningsestimat.
I tabellen nedenfor finder du en beskrivelse af de metoder, du kan anvende til at beregne omkostningerne for at fuldføre et projekt.
| Metode | Beskrivelse |
|---|---|
| Samlede omkostninger - faktiske | Angiv de anslåede omkostninger manuelt. Når du har fuldført kolonnen Samlede omkostninger eller Samlet antal på siden Omkostningsestimat , trækker systemet de faktiske omkostninger fra de brugerangav totaler. Resultatet er omkostningerne ved at fuldføre projektet. Normalt spores statussen ikke på basis af f.eks. det antal hotelophold og måltider, der er registreret i hver periode. Sporing er i stedet baseret på en sammenligning med det samlede antal anslåede timer. Denne fremgangsmåde kræver ikke en prognosemodel, og de samlede omkostninger eller det samlede antal kan ændres manuelt. Når du angiver en værdi i kolonnen Samlede omkostninger eller Samlet antal , sammenligner Finance denne værdi med de faktiske posteringer, der er bogført i perioden, og reducerer derefter værdien i kolonnen Antal, der skal fuldføres eller Omkostning, der skal fuldføres . |
| Samlet budget – faktisk | De faktiske omkostninger sammenlignes med den budgetmodel, du vælger, for at bestemme omkostningerne. I denne metode bruges en samlet budgetmodel, der inkluderer planlagte transaktioner. Hvis du vil opnå en mere nøjagtig visning af projektet, kan du justere budgetmodellen, når projektet er igangværende. Hvis du vil justere prognosen, skal du følge denne generelle proces:
BEMÆRK: Når du vælger denne metode, skal du bruge mindst to prognosemodeller. En model bør indeholde det oprindelige budget. I forbindelse med den anden model skal du kopiere prognosetransaktionerne fra en anden model. Denne metode er kun gyldig i forbindelse med fastpris- og investeringsprojekter. |
| Resterende budget | I denne metode bruges en resterende budgetmodel til at beregne færdiggørelsesomkostningerne for projektet. Når du bruger denne metode, lægges de faktiske omkostninger og de estimerede beløb i den resterende budgetmodel sammen. Resultatet er en samlet omkostning. Før du bruger denne metode, skal du konfigurere en resterende budgetmodel til at fratrække posteringer baseret på faktiske posteringer, der er registreret i systemet. På siden Prognosemodeller skal du sikre dig, at felterne er markeret i gruppen Automatisk prognosereduktion. Et resterende budget kopieres typisk fra et oprindeligt budget. Transaktionerne i det resterende budget reduceres, efterhånden som der indtastes transaktioner. Efterhånden som projektet skrider frem, kan du tilskrive de estimerede transaktioner på det resterende budget, hvis du finder ud af, at det resterende budget skal reguleres. BEMÆRK: Denne metode kan kun anvendes, hvis der er knyttet en prognosemodel til estimatet. |
| Som forrige estimat | Den samme estimatmetode, der blev brugt i den foregående periode, anvendes. Denne metode kræver en prognosemodel, hvis den forrige periode krævede en prognosemodel. |
| Angiv færdiggørelsesomkostninger til nul | Brug typisk denne metode, før du fjerner det forkalkulerede projekt. Denne metode sammenholder de samlede estimeringer med de faktiske transaktioner, der er blevet bogført, og kolonnen Færdiggørelsesomkostninger. Den deraf følgende færdiggørelsesgrad er altid 100 procent. Feltet Budgettering vælges ikke for hver omkostningslinje, du opretter, og det samlede estimat kopieres fra det forrige omkostningsestimat. Det faktiske forbrug i estimatperioden trækkes fra færdiggørelsesomkostningerne for projektet. Denne metode kræver ikke en prognosemodel. |
| Fra omkostningsskabelon | Den metode for færdiggørelsesomkostninger, der er konfigureret i den omkostningsskabelon, der er knyttet til det valgte forkalkulerede projekt, anvendes. |
Analysér projektet
På det mest grundlæggende niveau grupperer et projekt transaktioner, der registrerer omkostninger, og bogfører derefter disse omkostninger i finansmodulet.
Forretningsdokumenter, f.eks. timesedler, udgiftsrapporter, kreditorfakturaer eller lagertransaktioner, resulterer generelt i disse transaktioner. Et projekts livscyklus starter som regel med estimater, prognoser og budgetter, der hjælper med at planlægge og forudse projektets arbejde og økonomiske konsekvenser. Når du analyserer et projekt, kan du ikke kun evaluere de transaktioner, der er opstået i løbet af projektet, men også nøjagtigheden af dine estimater og prognoser, tidsforbrugsgraden for medlemmer af projektteamet samt det overordnede projekts succes.
Analysér pengestrøm
Brug overvågning af pengestrømme til at gennemgå både de anslåede pengestrømme og de faktiske pengestrømme for et projekt. Du kan gennemse pengestrømme, mens et projekt er igangværende, eller du kan få vist pengestrømme for et afsluttet projekt.
Ved at overvåge pengestrømme kan du evaluere et enkelt projekt, bruge rapporterne til at få vist flere projekter og overføre projektpengestrømer til likviditetsprognoser i finanskladden.
Prognose over likviditetstilgang
Afhængigt af din konfiguration kan du udarbejde en prognose for likviditetstilgangen for et valgt projekt. Hvis projektdatoen f.eks. er den 5. marts 2012, og du fakturerer den 31. marts 2012, kan du forudsige forfaldsdatoen og den forventede betalingsdato for salg på følgende måde:
- Projektdato: 5. marts 2012.
- Fakturadato: 31. marts 2012. Denne dato bestemmes ud fra fakturafrekvensen. I dette eksempel skal du angive fakturafrekvensen til den aktuelle måned. Alle transaktioner, der bogføres i marts måned, faktureres derfor den sidste dag i måneden.
- Forfaldsdato: 14. april 2012. Denne dato bestemmes på baggrund af de betalingsbetingelser, du har angivet for projektet. I dette eksempel skal du vælge betalingsbetingelser på 14 dage. Der føjes derfor 14 dage til fakturadatoen, som skal forfalde den 14. april 2012.
- Forventet salgsbetalingsdato: 27. april 2012. Denne dato beregnes ved at tilføje antallet af dage i feltet Generelle bufferdage på siden Projektstyring og regnskabsparametre til antallet af dage i feltet Individuelle bufferdage på siden Projektkontrakter og derefter tilføje totalen til antallet af dage i feltet Forfaldsdato. I dette eksempel skal du angive 3 i feltet Generelle bufferdage og 10 i feltet Individuelle bufferdage . Der føjes derfor 13 dage til forfaldsdatoen, som er sammenfaldende med en forventet salgsbetalingsdato, der er angivet som den 27. april 2012.
De generelle bufferdage kan enten erstatte de enkelte bufferdage eller blive tilføjet til de enkelte bufferdage:
- Hvis du vil bruge de generelle bufferdage i stedet for de enkelte bufferdage, skal du angive det gennemsnitlige antal dage mellem forfaldsdato og den faktiske betalingsdato for kunder.
- Hvis du vil tilføje de generelle bufferdage til de enkelte bufferdage, skal du i feltet Generelle bufferdage angive dit estimat for antallet af dage mellem den dag, hvor kunden sender betalingen, og den dag, hvor din organisation modtager betalingen.
Konfigurer individuelle bufferdage i projektets kontrakt. Dagene beregnes på baggrund af både forfaldsdatoen for salgsfakturaen og organisationens oplevelse med en kundes betalingsmønster.
Faktisk likviditetstilgang
Faktisk pengestrøm ligner prognoser, men du begynder dine beregninger fra den første fakturadato. Her er et eksempel:
- Fakturadato: 2. marts 2012.
- Forfaldsdato: 16. marts 2012. Betalingsbetingelserne er angivet til 14 dage.
- Forventet salgsbetalingsdato: 29. marts 2012. Beregningen inkluderer tre almindelige bufferdage og 10 individuelle bufferdage.
Omkostningsprognose
Baseret på de dage, du definerer, kan omkostningsbetalingsdatoen afvige fra projektdatoen. I dette tilfælde beregnes omkostningsbetalingsdatoen ved at tilføje antallet af dage fra projektdatoen til antallet af dage i betalingsbetingelserne.
Projektdatoen for transaktionen er f.eks. 5. marts 2012, og du angiver følgende betalingsbetingelser:
- Tidspunkt: Indeværende måned (M)
- Udgifter: 14 dage (D14)
- Varer: 30 dage (D30)
På baggrund af disse indstillinger er her datoen for betaling af omkostninger for hver posteringstype:
- Tidspunkt: 31. marts 2012, som er den sidste dag i den valgte måned.
- Udgifter: 19. marts 2012, som er 14 dage efter transaktionsdatoen.
- Varer: 4. april 2012, som er 30 dage efter transaktionsdatoen.
Bemærk
Forfaldsdatoen for indkøbsordren er baseret på kreditortransaktionen, når du opretter projektkøbsordren. Forfaldsdatoen bestemmes ikke af standardindstillingerne.
Omkostningsbetalingsdatoen beregnes ikke for bufferdage. Når et projekt er fuldført, og alle omkostningsberegninger og fakturering er fuldført, bogføres både omkostningerne og salget til driftskonti.
Når alle salgs- og leverandørfakturaer er fuldført, kan du få vist relationen mellem felter på siden Likviditet og felter på siden Projektopgørelser.
Likviditetsside
- Likviditetstilgange
- Likviditetsafgange
- Nettolikviditet
Projektopgørelsessiden
- Indtægt
- Samlet omkostning
- Bruttoavance
Gennemse omkostninger
Du kan overvåge de omkostninger, der opstår i organisationen i forbindelse med et projekt, på siden Omkostningsstyring. Ved at sammenligne de oprindelige budgetterede omkostninger for projektet med de aktuelle faktiske omkostninger og de bindende omkostninger kan du afgøre, om projektet er på rette spor, har overskredet budgettet eller er under budgettet.
Bemærk
Når du bruger siden Omkostningsstyring til at få vist den aktuelle status for projektomkostninger, skal du bruge de prognosemodeller, du har valgt til det oprindelige og resterende budget. Hvis du vælger andre prognosemodeller, når du beregner omkostninger, er beregningsresultaterne ikke nøjagtige.
Få vist de resterende budgetterede beløb
Hvis du vælger Resterende budget som omkostningsstyringsmetode på siden Projektstyrings- og regnskabsparametre , beregner siden Omkostningsstyring omkostninger, der ikke er bogført som faktiske eller markeret som bekræftede. Beløbene under fanen Generelt i den nederste rude på siden Omkostningsstyring beregnes mere specifikt på følgende måder:
- Faktiske omkostninger – det samlede beløb, du har brugt på projektet for den valgte omkostningslinje. Det faktiske omkostningsbeløb beregnes på siden Finansopdateringer.
- Bindende omkostninger – det ekstra antal udgifter, som den juridiske enhed forpligter sig til at betale. De specifikke bindende omkostninger beregnes på siden Bindende omkostninger.
- Resterende budget – Den del af det oprindelige budgetterede beløb, der stadig er tilgængeligt for den valgte omkostningslinje. Det resterende budgetbeløb beregnes på siden Forhåndsvisning af finanskladden.
- Samlede omkostninger – Summen af de faktiske omkostninger, bindende omkostninger og resterende budgetbeløb.
På siden Omkostningsstyring under fanen Afvigelse kan du se en sammenligning af de samlede forventede omkostninger med det oprindelige budget. Denne sammenligning viser eventuelle forskelle mellem disse beløb. Du kan derfor se, hvor dataene ikke stemmer overens. Afvigelsesbeløbene beregnes på følgende måder:
- Oprindeligt budget – det beløb, du oprindeligt budgetterede for den valgte omkostningslinje. Det oprindelige budgetbeløb beregnes på siden Forhåndsvisning af finanskladden.
- Samlede omkostninger – Summen af de faktiske omkostninger, bindende omkostninger og det resterende budget som rapporteret på fanen Generelt.
- Afvigelse – Forskellen mellem de samlede omkostninger og det oprindelige budget.
- Afvigelse baseret på antal – Den samlede difference mellem den oprindelige prognose og den samlede prognose. Forskellen kan udtrykkes matematisk som (samlet estimeret antal) × (oprindeligt gennemsnitspris – samlet gennemsnitspris). Denne beregning gælder kun for projekttimer.
- Forskel baseret på pris – Den samlede difference mellem den oprindelige prognose og den samlede prognose. Forskellen kan udtrykkes matematisk som (oprindeligt estimeret pris) × (oprindeligt estimeret antal – samlet estimeret antal). Denne beregning gælder kun for projekttimer.
Få vist de samlede budgetterede beløb
Hvis du vælger Samlet budget som omkostningsstyringsmetode på siden Projektstyrings- og regnskabsparametre , beregner siden Omkostningsstyring de faktiske omkostninger og projektets samlede omkostninger for at hjælpe dig med at registrere en forskel mellem de to. På siden Omkostningsstyring kan du i kolonnerne i den nederste rude på fanen Generelt specifikt se beløbene, som beregnes på følgende måder:
- Samlede budgetterede omkostninger – Det samlede budgetterede beløb for den valgte omkostningslinje.
- Faktiske omkostninger – det samlede antal omkostninger, du har påløbet på projektet til dato for de valgte omkostningslinjer.
- Bindende omkostninger – det samlede beløb, du har bekræftet for den valgte omkostningslinje.
- Afvigelse – Forskellen mellem summen af faktiske og bindende omkostninger og de samlede omkostninger. Afvigelsen viser, om du skal angive yderligere omkostninger for det samlede budget.
På siden Omkostningsstyring under fanen Afvigelse kan du få vist forskellen mellem det samlede budget og det oprindelige budget ved at se på følgende felter:
- Oprindeligt budget – det beløb, du oprindeligt budgetterede for omkostningslinjen. Det oprindelige budget beregnes på siden Forhåndsvisning af finanskladden.
- Samlede budgetterede omkostninger – de samlede omkostninger, som du oprindeligt budgetterede for omkostningslinjen. De samlede budgetterede omkostninger beregnes på siden Forhåndsvisning af finanskladden.
- Afvigelse – Afvigelsen for omkostningslinjen. Dette beløb beregnes ved at fratrække de samlede omkostninger fra det oprindelige budget.
- Afvigelse baseret på antal – Den samlede difference mellem det oprindelige budget og det samlede budget. Dette beløb beregnes ved at trække de samlede budgetterede timer fra de oprindeligt budgetterede timer og derefter gange forskellen med den oprindelige budgetterede kostpris. Denne forskel kan udtrykkes matematisk som (oprindeligt budgetteret kostpris) × (oprindeligt budgetterede timer – samlet antal budgettimer). Denne beregning gælder kun for projekttimer.
- Afvigelse baseret på pris – Dette beløb beregnes ved at trække de samlede budgetterede timer fra de oprindeligt budgetterede timer og derefter gange forskellen med det samlede antal forbrugte timer. Denne forskel kan udtrykkes matematisk som (samlet antal forbrugte timer) × (oprindeligt budgetterede timer – samlet antal budgettimer). Denne beregning gælder kun for projekttimer.
Analysér tidsforbrug
Tidsforbrugsgraden er den procentdel af tid, som en arbejder udfører fakturerbart eller produktivt arbejde i en bestemt arbejdsperiode. Fakturerbare timer er arbejderens timer, som du kan debitere en bestemt kunde.
Du beregner en arbejders udnyttelsessats ved at dividere antallet af fakturerbare timer med antallet af arbejdstimer i en bestemt periode. Hvis en arbejder f.eks. har 30 fakturerbare timer i en periode, og antallet af arbejdstimer i samme periode er 40, er arbejderens udnyttelsesgrad 75 %.
Når du beregner tidsforbrugsgraden for en arbejder, kan du enten beregne faktureringsgraden eller effektivitetsgraden:
- Faktureringsgrad – Forskellen mellem fakturerbare timer og ikke-fakturerbare timer eller normtimer.
- Effektivitetsgrad – Forskellen mellem produktive timer og ikke-produktive timer eller normtimer. Produktive timer er de timer, som arbejderen bruger til at bidrage til et bestemt projekt. Normalt fakturerer du produktive timer til kunder, undtagen i tilfælde af interne projekter. Du fakturerer aldrig ikke-produktive timer til en kunde.
Du beregner tidsforbrugsgrader på siden Tidsforbrug i timer. Beregningerne er baseret på standardindstillinger. Disse indstillinger angiver også, hvordan timer beregnes ved at tildele Tidsforbrug eller Byrde til hver enkelt projekttype. Denne tildeling gælder for både beregninger af fakturerbare rater og beregninger af effektivitetssatser.
- Udnyttelse – timer, som du rapporterer for den valgte projekttype, anses altid for fakturerbar eller effektivitetsudnyttelse.
- Byrde – timer, som du rapporterer for den valgte projekttype, anses altid for ikke-fakturerbar eller ikke-effektivitetsudnyttelse.
- I henhold til linjeegenskab – De enkelte linjeegenskaber for en bestemt timetransaktion bestemmer, om timerne anses for at være fakturerbart eller effektivt tidsforbrug.
- Ikke medtaget – Timer medtages ikke i beregningen af fakturerbart eller effektivt tidsforbrug.
Ud over den samlede udnyttelsesprocent for en arbejder eller et projekt på siden Timeudnyttelse kan du få vist det antal timer, som systemet bruger til beregning af udnyttelsessatsen for hver af følgende timetyper:
- Ikke-inkluderede timer – Disse timer indgår ikke i tidsforbrugssatsen angivet i timer.
- Inkluderede timer – Disse timer beregnes ved at tilføje tidsforbruget i timer og direkte tid. Disse timer inkluderes i tidsforbrugsgraden.
- Belastet tid – Hvis du beregner en faktureringsgrad, er disse timer de samme som ikke-fakturerbare timer. Hvis du beregner en effektivitetsgrad, er disse timer de samme som ikke-produktive timer.
- Tidsforbrug i timer – Hvis du beregner en faktureringsgrad, er disse timer de samme som fakturerbare timer. Hvis du beregner en effektivitetsgrad, er disse timer de samme som produktive timer.
Når du beregner tidsforbrugsgraden for en arbejder, kan du bruge normtimer eller inkluderede timer. Hvis du bruger inkluderede timer, skal du sikre dig, at arbejdere registrerer al arbejdstid i timeseddelperioderne, da beregningen udtrykkes som en procentdel af de timer, der er angivet. Når du beregner den timelige tidsforbrugssats for et projekt, en projektkontrakt, en kundepost eller en kategori, skal du bruge inkluderede timer i beregningen.
Gennemse projektopgørelser
Opret en projektsætning for at få vist et hurtigt snapshot af status for et projekt. Når du kører en projektsætning, skal du angive de kriterier, som systemet bruger til at beregne sætningen ved at foretage valg under fanen Generelt på siden Project-sætninger . Vælg at medtage eller udelade følgende oplysninger:
- Projekttyper
- Transaktionstyper
- Projektdato og bogføringsdato
- Data
Når systemet har beregnet sætningen, kan du få vist følgende oplysninger under de forskellige faner på siden Project-sætninger :
- Generelt – Generelle oplysninger om projektets grundlæggende driftsstruktur.
- Drift – Oplysninger om akkumuleret omsætning.
- WIP – oplysninger om igangværende arbejde (WIP)-kontosaldi.
- Forbrug – Oplysninger om forbrug af timer, varer, udgifter og løntransaktioner.
- Faktura – Oplysninger om fakturaer og acontofakturering.
- Timesats – Timesatserne for timer, der bogføres på indtægts- og omkostningskonti.