Opgavestyring

Opgavestyring hjælper dig med at oprette opgaver, der skal udføres for at ansætte (onboard), afslutte (offboard) og overføre (overgang) medarbejdere. I opgavestyring bruges begrebet tjeklister. En tjekliste er en liste over onboarding-, offboarding- eller overgangsopgaver. Opgavestyring bruger tjeklister til at gruppere opgaver og tildele dem til enkeltpersoner eller grupper. Tjeklistefunktionaliteten til onboarding, offboarding og stillingsskift ligner hinanden.

Oversigt over tjekliste

En tjekliste er en gruppe opgaver. Kontrollister giver dig en fleksibel måde at gruppere opgaver på, og du kan genbruge dem (f.eks. når du ansætter flere medarbejdere). Du kan oprette lige så mange tjeklister, du har brug for, og du kan tildele de samme opgaver til flere tjeklister.

Eksempler

Følgende eksempler viser, hvordan du kan bruge tjeklister i onboardingprocessen. Men da tjeklistefunktionaliteten for onboarding, offboarding og stillingsskift ligner hinanden, gælder oplysningerne også for processerne for offboarding og stillingsskift.

Som en del af onboardingprocessen kan HR-medarbejdere oprette opgaver, der sporer onboardingstatus for kommende og nyligt ansatte medarbejdere. Da onboardingprocessen kan variere, afhængigt af medarbejderens stilling eller geografiske placering, kan du oprette flere onboarding-tjeklister for at tage højde for forskellige ansættelsessituationer.

Eksempel 1

Alle medarbejdere, der ansættes i USA, skal udføre opgaver som f.eks. udfyldelse af blanketter for A-skat. Opgaver som f.eks. tildeling af firmabil gælder måske kun for medarbejdere på lederniveau. I dette tilfælde skal du oprette to onboardingchecklister: kun amerikanske medarbejdere og direktører. Når du derefter ansætter en leder på mellemniveau i USA, skal du vælge tjeklisten for amerikanske medarbejdere. Men når du ansætter en leder i USA, skal du vælge begge tjeklister for at sikre, at alle de påkrævede onboardingopgaver er fuldført.

Eksempel 2

Et firma har både sæsonarbejdere og fuldtidsmedarbejdere. Selvom nogle opgaver (f.eks. kontrol af den nye medarbejders ankomsttidspunkt) gælder for medarbejdere af begge typer, gælder nogle ekstra opgaver kun for almindelige fuldtidsmedarbejdere. I dette tilfælde skal du oprette to tjeklister. Begge tjeklister omfatter de opgaver, der gælder for både sæson- og fuldtidsmedarbejdere, men kun én tjekliste indeholder opgaver, der er specifikke for almindelige fuldtidsmedarbejdere.

Arbejdsområdet til opgavestyring

Arbejdsområdet Opgavestyring viser alle opgaver, der er tildelt til enkeltpersoner i onboarding-, offboarding- og overgangsprocesserne. Hvis du vil have vist opgaverne for en proces, skal du vælge den relevante fane i øverste venstre hjørne: Onboarding, Offboarding eller Stillingsskift. Som standard er det kun HR-medarbejdere, der har adgang til arbejdsområdet Opgavestyring.

Fanen Onboarding indeholder en Starter snart-liste over kommende medarbejdere og en liste over Seneste ansættelser, der viser nyansatte medarbejdere. Du kan kun vælge én medarbejder på begge lister. Når du vælger en medarbejder, vises alle opgaver, der vedrører den pågældende medarbejders onboarding, i højre side af siden. Fanen Onboarding indeholder også en liste over Alle opgaver, der viser alle opgaver for alle kommende eller nyansatte medarbejdere. Endelig indeholder den en liste over forfaldne opgaver og en liste over opgaver, der er tildelt den aktuelle bruger.

Fanen Offboarding indeholder en liste over medarbejdere, der forlader virksomheden, og en liste over medarbejdere, der allerede har afsluttet virksomheden. Du kan kun vælge én medarbejder på begge lister. Når du vælger en medarbejder, vises alle opgaver, der vedrører den pågældende medarbejders offboarding. Fanen Offboarding indeholder også en liste over Alle opgaver, der viser alle opgaver for alle fratrædende eller fratrådte medarbejdere. Endelig indeholder den en liste over forfaldne opgaver og en liste over opgaver, der er tildelt den aktuelle bruger.

Fanen Overgange indeholder en liste over alle opgaver , der viser alle opgaver for alle medarbejdere, der ændrer stillinger, eller som for nylig har ændret stillinger. Der er også en liste over overskredne opgaver og en liste over opgaver, der er tildelt til den aktuelle bruger.

Under alle tre faner kan HR-assistenter og -ledere udføre følgende aktiviteter:

• Anvende en tjekliste på en medarbejder
• Opdatere statussen for en opgave
• Tildel en opgave igen
• Opdatere forfaldsdatoen for en opgave

Konfigurere opgaver

Du kan oprette opgaver enkeltvist og derefter genbruge dem på flere tjeklister. Hvis du vil oprette en opgave, skal du vælge Ny under fanen Opgaver på siden Opsætning af onboarding.

Tildel en oprettet opgave til flere kontrollister ved at vælge opgaven og derefter vælge Anvend på kontrollister i menuen.

Du kan også føje opgaver direkte til tjeklisten. Hvis du vil føje en opgave til en tjekliste, skal du enten oprette en ny tjekliste, som opgaven skal føjes til, på siden Opsætning af onboarding under fanen Tjekliste eller føje opgaven til en eksisterende tjekliste.

Hvis du vil redigere en opgave i biblioteket, skal du vælge Rediger i menuen Opgavebibliotek. Hvis opgaven er knyttet til nogen tjeklister, vises disse tjeklister på siden Rediger opgave . Hvis du vil opdatere opgaverne i alle tjeklister med redigeringerne, skal du vælge disse tjeklister i afsnittet Anvend på tjeklister .

Hvis du vil slette opgaver fra biblioteket, skal du vælge indstillingen Slet. Hvis en opgave er knyttet til en tjekliste, sletter denne handling ikke opgaven fra denne tjekliste. Du skal fjerne opgaven fra tjeklisten som en separat handling.

Følgende tabel beskriver de felter, der er tilgængelige, når du opretter en opgave efter en af metoderne.

Opgavelinks

Et opgavelink giver et link til en ekstern webside eller en side i Dynamics 365-appen. Angiv et opgavelink, hvis den person, der er tildelt til en opgave, skal gå til en bestemt webside eller en bestemt side i Dynamics 365-appen for at fuldføre opgaven. Når du opretter en opgavekæde, skal du vælge en af følgende indstillinger:

• Menupunkt – vælg denne indstilling for at få vist en liste over alle sider i Dynamics 365-appen. Vælg en side på listen.

• URL - Vælg denne indstilling, og angiv URL-adressen på den webside, som den person, der skal tildeles opgaven, skal gå til. Den angivne side kan være en side, som ikke er en del af Dynamics 365-appen.

• Arbejderoplysninger – Hvis du vælger denne indstilling, skal du vælge en af følgende indstillinger:

  • Medarbejder-selvbetjeningshandlinger – Denne indstilling viser en liste over sider, der er tilgængelige i Medarbejderselvbetjening. Brug den, hvis den opgave, der er tildelt den onboardede medarbejder, skal fuldføres i Medarbejderselvbetjening. Hvis medarbejderen f.eks. skal angive sine personlige kontaktoplysninger, skal du vælge Medarbejder-selvbetjeningshandlinger og derefter vælge Personlige detaljer>Personlige oplysninger.
  • Arbejderstyringshandlinger – Denne indstilling viser en liste over sider, der er relateret til arbejderens post, men som medarbejderen ikke har adgang til. Hvis du f.eks. vil have, at opgaveejeren skal angive oplysninger, der er specifikke for en onboardet arbejder, f.eks. oplysninger om kompensation, skal du vælge Handlinger til styring af medarbejder og derefter vælge Kompensation>Fast kompensation.

Tildelingstyper

Når en medarbejder ansættes, fratræder eller skifter stilling, kan du vælge en eller flere tjeklister. Når der er valgt en tjekliste, og ansættelses-, fratrædelses- eller stillingsskifteprocessen er fuldført, oprettes der opgaver, som tildeles brugerne for at følge med i forløbet.

Når en opgave oprettes, tildeles den til en bestemt bruger. Den bruger, som en opgave er tildelt, afhænger af den tildelingstype, der er valgt for opgaven. Du kan vælge mellem følgende værdier i feltet Tildelingstype:

• Arbejder – Tildel opgaven til en bestemt arbejder. Når du har valgt denne værdi, skal du vælge arbejderen i feltet Tildelt til.

• Stilling – Tildel opgaven til en bestemt stilling. Når du har valgt denne værdi, skal du vælge stillingen i feltet Tildelt til.

  En it-tekniker er f.eks. altid ansvarlig for at forberede en bærbar computer til en ny medarbejder. Når du i dette tilfælde opretter konfigurationsopgaven for den bærbare computer, skal du vælge Stilling som tildelingstype og derefter vælge It-tekniker som stilling. Når du derefter ansætter en medarbejder og tildeler tjeklisten, tildeles konfigurationsopgaven til den bærbare computer til den medarbejder, der er i it-teknikerpositionen på det tidspunkt, hvor ansættelseshandlingen angives.

• Gruppe – Tildel opgaven til en gruppe af stillinger (tildelingsgruppe). Når du har valgt denne værdi, skal du vælge gruppen i feltet Tildelt til. Yderligere oplysninger finder du i afsnittet Konfigurere tildelingsgrupper (valgfrit).

• Leder – Tildel opgaven til chefen for den medarbejder, der ansættes, fratræder eller skifter stilling.

  Vigtigt!

  Når der anvendes en tjekliste, kan chefen ikke fastlægges, hvis der i øjeblikket ikke er tildelt en stilling til den ansatte, fratrådte eller skiftede medarbejder. I dette tilfælde tildeles opgaven til ejeren af tjeklisten. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Konfigurere tjeklister.

• Medarbejder – Tildel den medarbejder, der ansættes, fratræder eller skifter stilling.

Forfaldsdatoer for opgaver og feltet Forskydning af forfaldsdato

Forfaldsdatoer for opgaver er baseret på medarbejderens startdato, fratrædelsesdato eller stillingsskiftedato. Nogle opgaver skal fuldføres før en medarbejders startdato, mens andre opgaver kan fuldføres senere. Når du definerer en opgave, skal du angive forskydningsfeltet Forfaldsdato for at angive en forfaldsdato, der er i forhold til startdatoen, slutdatoen eller overgangsdatoen. En it-tekniker skal f.eks. klargøre en bærbar computer til en ny medarbejder to dage før den pågældende medarbejders startdato. I dette tilfælde skal du angive feltet Forskydning af forfaldsdato til -2, når du opretter konfigurationsopgaven til computeren. Hvis en medarbejders startdato derefter er 5. maj, forfalder opgaven den 3. maj.

Forfaldsdatoerne beregnes på basis af den kalender, der er knyttet til tjeklisten. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Konfigurere tjeklister.

Instruktioner

Komplekse opgaver kan kræve flere trin, eller den person, der udfører opgaven, skal muligvis angive yderligere oplysninger. I feltet Instruktioner skal du angive instruktioner eller yderligere oplysninger for at hjælpe den person, der er tildelt til opgaven, med at fuldføre den.

Konfigurere tjeklister

En tjekliste er en gruppe opgaver. Du kan oprette lige så mange tjeklister, du har brug for, og du kan tildele de samme opgaver til flere tjeklister.

Hvis du vil oprette en ny opgave på en kontrolliste, skal du vælge Ny på menulinjen Opgaver. Når du opretter en ny opgave, kan du vælge at føje den til opgavebiblioteket, så den kan deles på tværs af flere checklister. Du kan kun føje opgaven til biblioteket, hvis indstillingen Anvend opgave på biblioteket er angivet til Ja. Hvis du føjer opgaven til opgavebiblioteket, kan du også føje den til andre checklister samtidig ved at vælge disse checklister i afsnittet Anvend på checklister. Hvis du ikke føjer opgaven til biblioteket, findes den kun i den tjekliste, du opretter den i.

Hvis du vil redigere en opgave på kontrollisten, skal du vælge Rediger. Hvis opgaven er knyttet til nogen tjeklister, vises disse tjeklister på siden Rediger opgave . Hvis opgaverne i andre checklister skal opdateres med redigeringerne, skal du markere disse checklister i afsnittet Anvend på checklister.

Hvis du vil fjerne opgaver fra checklisten, skal du vælge Fjern. Denne handling fjerner blot opgaver fra checklisten. De slettes ikke fra opgavebiblioteket. Hvis du vil slette en opgave fra biblioteket, skal du gå til opgavebiblioteket og vælge Slet.

Når du opretter en tjekliste, skal du angive en ejer og en kalender.

Hvis feltet Tildelingstype for en opgave er angivet til Placering, Leder eller Gruppe, men der ikke kan udledes nogen bestemt person af tildelingstypen, tildeles opgaven til ejeren af kontrollisten. Her er nogle eksempler på situationer, hvor opgaver tildeles ejeren af tjeklisten:

• Ingen stilling er tildelt den medarbejder, der ansættes eller fratræder. Da medarbejderen ikke har en stillingstildeling, kan den pågældendes chef ikke bestemmes.
• Feltet Tildelingstype er angivet til Stilling, men der er ikke tildelt nogen medarbejder til stillingen på det tidspunkt, hvor opgaven oprettes. Opgaven Opsætning af bærbar computer er f.eks. tildelt stillingsnummer 000876 (Teknisk supportspecialist). Når en medarbejder ansættes, er der ikke tildelt en medarbejder til stillingen 000876. Der oprettes derfor en opgave for ejeren af kontrollisten.
• Feltet Tildelingstype er angivet til Gruppe, men der er ikke tildelt nogen medarbejder til stillingerne i gruppen på det tidspunkt, hvor opgaven oprettes.

Den kalender, der er angivet for en tjekliste, bruges til at beregne forfaldsdatoen for opgaver, der er en del af tjeklisten. Arbejds- og fridage er defineret i kalenderkonfigurationen. Arbejdsdage medtages, når forfaldsdatoen for opgaver beregnes, og fridage udelades. Ikke-arbejdsdage omfatter weekender og helligdage.

Når du har konfigureret en kalender, skal du knytte den til en tjeklisteskabelon. På den måde beregnes forfaldsdatoen for hver opgave på tjeklisten på samme måde. Du kan konfigurere flere kalendere, men hver kontrolliste kan kun knyttes til én kalender.

Konfigurere tildelingsgrupper (valgfrit)

Nogle gange er en gruppe personer ansvarlig for en opgave. En gruppe it-arbejdere kan f.eks. være ansvarlig for klargøring af bærbare computere til nyansatte.

Følg disse trin for at konfigurere en tildelingsgruppe:

1. På siden Tildeling af gruppe skal du vælge Ny.
2. Angiv et navn (f.eks. IT bærbar) og en beskrivelse af gruppen.
3. Vælg Save.
4. Vælg Tilføj i oversigtspanelet Medlemmer.
5. Vælg alle de stillinger, der er ansvarlige for opgaven, i feltet Stillinger.

Når der er oprettet en tildelingsgruppe, kan den vælges, når der oprettes en opgave. Hvis du vil vælge en bestemt gruppe til en opgave, skal du vælge Gruppe i Tildelingstype. Den gruppe, du har oprettet, kan derefter vælges i feltet Tildelt til.

Konfigurere opgavegrupper (valgfrit)

Der kan inkluderes mange opgaver i en onboarding-, offboarding- eller stillingsskifteproces. Hvis du vil gøre det nemmere at tildele alle de påkrævede opgaver til en tjekliste, skal du oprette valgfri opgavegrupper for at kategorisere relaterede opgaver. Afdelingerne HR, IT og Løn skal f.eks. hver udføre specifikke opgaver for at ansætte en ny medarbejder. Derfor opretter du følgende opgavegrupper: HR, IT og Løn. Når du derefter opretter en opgave, kan du knytte en af disse opgavegrupper til den.

Når du vil føje en opgave til en tjekliste, skal du filtrere listen over opgaver efter den opgavegruppe, som den ønskede opgave er tildelt til. Når du f.eks. opretter en tjeklisteskabelon, kan du filtrere listen, så det kun er de it-opgaver, der er tildelt til opgavegruppen IT, der vises. Du kan derfor sikre dig, at der kun vælges de relevante it-opgaver.

Bruge tjeklister

Når en arbejder ansættes, fratræder eller skifter stilling, kan du vælge en eller flere tjeklister. Forfaldsdatoer for opgaver og arbejdertildelinger oprettes, når ansættelses-, fratrædelses- eller stillingsskifteprocessen er fuldført. Når du f.eks. vælger knappen Ansæt eller Ansæt og tilføj detaljer, oprettes der opgaver for personer baseret på tildelingstypen.

Tildel en forfaldsdato til hver opgave ved at tilføje eller fratrække forfaldsdatoforskydningen fra medarbejderens startdato. Yderligere oplysninger finder du i afsnittet Opgaveforfaldsdatoer og feltet Forskydning af forfaldsdato.

Hvis du bruger personalehandlinger, oprettes opgaverne, når knappen Fuldført er valgt, eller handlingen godkendes.

I arbejdsområdet i Opgavestyring kan du anvende en tjekliste til en medarbejder ved at vælge medarbejderen på siden med den simple liste eller detaljer og derefter vælge Anvend tjekliste. Værdien i feltet Måldato bruges til at beregne forfaldsdatoen for opgaverne. Måldatoen skal typisk svare til medarbejderens ansættelses-, fratrædelses- eller stillingsskiftedato.

Du kan også anvende en tjekliste til en medarbejder ved at åbne dennes Arbejder-side og vælge Tjeklister i menuen.

Fuldførelse af opgaver

På siden Medarbejderselvbetjening kan en medarbejder se alle de opgaver, der er knyttet til dem. For hver tildelt opgave viser siden værdier for Opgave, Beskrivelse, Instruktioner og Kontakt. Derudover kan medarbejderen for hver opgave åbne den tilknyttede eksterne webside eller den tilknyttede side i Dynamics 365-appen.

Du kan også få vist opgaver på standarddashboardet. Sådan vises opgaver på standarddashboardet:

1. Gå til Brugerindstillinger – Indstillinger – Opgavestyring.
2. Angiv indstillingen Vis opgaver på standarddashboard til Til.

Opgaver kan markeres som Igangværende, Annulleret eller Fuldført. Hvis en opgave er tildelt til en gruppe, markeres den som Fuldført , når én person i gruppen fuldfører den.

Du kan også tildele opgaver igen.